IMPORTANT : Le réseau d'ateliers de maintenance est disponible pour tous les clients des forfaits Professionnel et Premium.
Un compte de facturation de maintenance vous permet de profiter du réseau d'ateliers de maintenance de Fleetio grâce à une facturation mensuelle consolidée et un rapprochement facile des comptes avec vos données de coûts Fleetio.
Le compte est gratuit et sans frais pour vous : ni frais d’inscription, ni intérêts, ni frais cachés, et des conditions de paiement flexibles sur 30 jours.
Les comptes de facturation de maintenance Fleetio sont émis par Corporate Billing, une division de SouthState Bank NA (« cbCharge »).
Pour commencer, créez votre compte cbCharge comme indiqué dans la section « Créer votre compte de facturation de maintenance » de l’article « Configuration du compte de facturation de maintenance et de l’intégration automatique pour les clients Fleetio ».
IMPORTANT : L'accès au réseau Shop Network est actuellement limité à un seul pays (États-Unis ou Canada) par compte Fleetio.
- Les transactions effectuées sur Shop Network sont facturées, payées et affichées dans la devise nationale du titulaire du compte Fleetio.
- L'annuaire des boutiques affiche uniquement les prestataires de services/boutiques disponibles dans un seul pays par compte Fleetio. Les boutiques sont payées dans leur devise nationale.
Lorsque vous commencerez à utiliser le système Fleetio, à recevoir des factures et à effectuer des paiements, les réponses ci-dessous répondront à bon nombre de vos questions les plus fréquentes !
Q : Comment fonctionne le compte de facturation de maintenance ?
A : Lorsqu'un atelier de maintenance externe traite une transaction via le réseau d'ateliers de maintenance de Fleetio, le montant total des travaux approuvés est ajouté au solde dû de votre compte de facturation de maintenance. Vous n'avez aucun paiement à effectuer sur place au moment de l'intervention.
Q : Y a-t-il des frais ou des coûts associés à l'utilisation ou à la mise en place d'un compte de facturation de maintenance ?
R : Aucun frais ! L'utilisation d'un compte de facturation de maintenance est gratuite et Fleetio ne facture aucun coût supplémentaire pour ce service. Ce compte est exempt de frais de retard, d'intérêts et de frais cachés.
Q : Y a-t-il une limite sur mon compte ?
A : Le compte de facturation de maintenance a un montant limite en dollars pour chaque période de relevé, déterminé par la facturation de l'entreprise.
Q : Que se passe-t-il si notre flotte dépasse la limite de dollars autorisée sur le compte ?
A : Votre compte sera temporairement bloqué. Vous pouvez le rembourser à tout moment pour libérer un solde disponible. Vous pouvez également demander une augmentation de votre limite de crédit afin d'éviter de futurs blocages. Pour toute assistance, veuillez nous contacter à l' adresse shoppayments@corpbill.com ou au 256-584-3681 .
Q : Puis-je obtenir une limite plus élevée sur mon compte ?
R : Très probablement, oui. Cliquez sur le lien « Demander une augmentation de limite de crédit » sur la page Vue d'ensemble des paiements de votre compte Fleetio pour demander une augmentation de limite, ou contactez-nous à shoppayments@corpbill.com ou au 256-584-3681 pour obtenir de l'aide.
Q : Quelle est la différence entre une facture et un relevé ?
A : Une facture comprend les informations relatives aux réparations et le coût total de chaque intervention. Un relevé est un récapitulatif mensuel de toutes les dépenses. Il indique l'adresse de l'atelier, le numéro de facture, la date de la facture et le montant de celle-ci.
Q : Comment l'historique des réparations et les transactions associées sont-ils saisis dans Fleetio ?
A : Chaque ordre de réparation (transaction) correspond à une facture et est automatiquement enregistré dans Fleetio. Ces enregistrements sont appelés « entrées de service » dans Fleetio et comprennent les tâches et les lignes de service de l’ordre de réparation, qu’elles soient approuvées ou refusées. Vous pouvez consulter les travaux en cours et terminés dans votre historique de service Fleetio .
Q : Comment les réparations sont-elles approuvées ?
A : L'approbateur désigné (généralement un membre du personnel de la flotte ou des opérations) est averti par courriel ou SMS au moment de la prestation. Des politiques d'approbation et de refus automatiques peuvent être configurées selon les préférences de votre flotte, et vous pouvez approuver ou refuser manuellement les interventions non traitées automatiquement.
Q : Puis-je imprimer la facture pour une transaction de commande de réparation spécifique ?
R : Oui, des instructions sont disponibles dans notre article « Consulter les entrées du réseau d'ateliers de maintenance » .
Q : Qui recevra les factures et les relevés ?
A : Par défaut, les factures et les relevés sont envoyés à l'adresse courriel fournie dans l'application numérique. Pour modifier un contact ou en ajouter d'autres, veuillez envoyer un courriel à shoppayments@corpbill.com ou composer le 256-584-3681 .
Q : Puis-je refuser de recevoir les factures par courriel ?
A: Oui ! Si vous préférez ne pas recevoir les factures par e-mail, vous pouvez (1) vous inscrire aux relevés par e-mail, (2) passer aux relevés par courrier et/ou (3) vous inscrire à l'accès en ligne.
Q : Quand les factures sont-elles envoyées ?
A: Les factures sont envoyées chaque soir à l'adresse courriel enregistrée. Vous pouvez vous désabonner de la réception des factures par courriel. Pour obtenir de l'aide, veuillez envoyer un courriel à shoppayments@corpbill.com ou composer le 256-584-3681 .
Q : Quand les relevés sont-ils envoyés ?
R: Les relevés sont généralement envoyés et mis à disposition dans votre compte Fleetio au plus tard le quatrième jour ouvrable de chaque mois.
Q : Comment puis-je rapprocher mon relevé mensuel ?
A : Vous trouverez des liens vers vos relevés mensuels et les rapports Fleetio correspondants dans la section « Relevés » de l’écran « Paiements en magasin » . Vous pouvez les exporter pour trier vos transactions et les comparer. Ils peuvent également vous être envoyés par courriel, ce qui vous évite de vous connecter à Fleetio.
Q : Dois-je me connecter à Fleetio pour obtenir chaque mois mon rapport de transactions de maintenance externalisée ?
R : Non. Vous pouvez vous abonner et programmer l'envoi d'un rapport PDF ou CSV à n'importe quel membre de votre équipe par e-mail, afin qu'il soit dans leur boîte de réception lorsqu'ils en auront besoin.
Q : Puis-je recevoir un relevé mensuel pour chacun de mes centres de coûts ?
R : Oui ! Si vous utilisez des départements, des sites, etc., pour distinguer les coûts dans votre grand livre, vous pouvez reproduire cette structure avec les sous-comptes de votre compte de facturation de maintenance. Vous recevrez un relevé mensuel pour chaque sous-compte et pourrez effectuer le rapprochement de la même manière que précédemment, en filtrant le rapport par groupe. Pour obtenir de l'aide concernant la configuration des sous-comptes, veuillez contacter help@fleetio.com .
Q : Puis-je ajouter des codes GL aux données pour faciliter la saisie de ces dépenses dans mon système comptable ?
R : Oui ! Grâce aux champs personnalisés, vous pouvez associer vos codes comptables à chaque véhicule dans Fleetio. Ces données peuvent ensuite être ajoutées à votre rapport mensuel à l'aide de filtres et s'afficheront avec les données de service, les montants, les fournisseurs et les identifiants de transactions externes lors du rapprochement bancaire.
Q : Comment puis-je régler le solde de mon compte cbCharge si je suis client Fleetio aux États-Unis ?
A: Il existe trois options de paiement :
- ACH
Facturation d'entreprise, une division de SouthState Bank NA
Banque Nationale de Commerce, 5 Inverness Center Parkway, Birmingham, AL 35242
Numéro de routage ABA : 062206486
Compte n° 110105087
Avis de paiement à remettre à remit@corpbill.com - Vérifier par courrier ordinaire
payable à Corporate Billing, une division de SouthState Bank NA
Département 100, Boîte postale 830604
Birmingham, AL 35283 - Paiement par chèque ou virement bancaire, par téléphone
Appelez le 256-584-3681, option 4 pour payer par téléphone.
Remarque : Des frais de 1,00 $ s’appliquent pour chaque paiement par téléphone. Des frais de service supplémentaires sont également facturés pour les paiements par carte de crédit ; seules les cartes Visa et Mastercard sont acceptées.
Q : Comment puis-je régler le solde de mon compte cbCharge si je suis un client canadien de Fleetio ?
A: Il existe trois options de paiement :
- ACH
Facturation d'entreprise, une division de SouthState Bank NA
Banque Scotia, 20, rue Queen Ouest, 4e étage, Toronto (Ontario) M5H3R3
Compte n° 80002-1210610
Établissement n° 002
Transit n° 47696
Code Swift : NOSCCATT
Avis de paiement à remittance@corpbill.com - Vérifier par courrier ordinaire
payable à Corporate Billing, une division de SouthState Bank NA
Boîte postale 1726
Decatur, AL 35602 - Vérifiez, par service de courrier express
payable à Corporate Billing, une division de SouthState Bank NA
239, rue Johnston SE
Decatur, AL 35601
Q : Qui dois-je contacter pour toute question relative au statut de paiement de mon compte de facturation de maintenance Fleetio ?
A: Envoyez un courriel à shoppayments@corpbill.com ou appelez le 256-584-3681
