Configuration du compte de facturation de maintenance et de l'intégration automatique pour les clients Fleetio

Cet article fournit des paramètres du compte des clients de Fleetio pour configurer le Réseau de magasins d'entretien de Fleetio.

Le Réseau de magasins d'entretien de Fleetio permet aux titulaires de comptes Fleetio de recevoir automatiquement des données de service dans Fleetio directement depuis le point de vente d'un fournisseur d'entretien privilégié, d'approuver électroniquement les ordres de réparation et de consolider la facturation.

Pour un client de Fleetio, le Réseau de magasins d'entretien avec un compte de facturation d'entretien offre des avantages fantastiques :

• AUCUN coût supplémentaire pour vous
• vous bénéficiez d'une tarification nationale et de remises exclusives
• consolidation de la facturation en un seul relevé mensuel
• autorisation de paiement en un seul clic avec des règles d'approbation automatique en option
• économisez du temps et des efforts en matière de saisie manuelle des données - recevez automatiquement les entrées de service directement de n'importe quel fournisseur de services d'entretien préféré.

La mise en place d'un réseau d'ateliers de maintenance est un processus simple et direct.

Choisissez votre mode de paiement

La première étape consiste à sélectionner un mode de paiement pour votre réseau de boutiques. Vous pouvez enregistrer une carte comme mode de paiement ou ouvrir un compte de facturation de maintenance (ligne de crédit), émis par Corporate Billing, une division de SouthState Bank NA (« cbCharge »).

Commencez par cliquer sur Réseau de boutiques dans la barre de navigation latérale, puis sélectionnez Ajouter un mode de paiement .

Il vous sera proposé d' enregistrer une carte ou d'ouvrir une ligne de crédit .

Économisez une carte

1. Saisissez les informations de votre carte :
   • Numéro de carte (tel qu'il apparaît sur la carte)
   • Date d'expiration (MM/AA)
   • Code de sécurité (CVC)
   • Nom complet (tel qu'il apparaît sur la carte)
   • Adresse de facturation.
2. Cliquez sur Enregistrer les détails .
3. Veuillez patienter jusqu'à la fin du processus de vérification (cela peut prendre quelques secondes).
4. Une fois votre carte ajoutée avec succès, vous serez redirigé vers la page Paiements de la boutique , où votre nouvelle carte sera sélectionnée dans le menu déroulant.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation d’une carte de crédit comme moyen de paiement.

Ouvrir une ligne de crédit

1. Saisissez les informations de votre compte , y compris le nom de votre organisation et votre numéro d'identification fiscale (EIN) .

• Si vous avez déjà des véhicules enregistrés dans le système, Fleetio sélectionnera automatiquement le nombre de véhicules dans votre flotte . Ceci permettra d' estimer les dépenses totales d'entretien mensuelles, en se basant sur la moyenne des dépenses d'entretien des 30 derniers jours, et de déterminer le montant de crédit nécessaire.
• Si vous n'avez aucun véhicule enregistré dans le système, sélectionnez le nombre de véhicules dans votre flotte . Le montant estimé des dépenses d'entretien mensuelles sera alors calculé à partir de données d'autres flottes de taille similaire afin de déterminer le crédit nécessaire.

2. Complétez votre adresse de facturation et postale professionnelle ainsi que les coordonnées de votre service comptable .

3. Fournissez des références commerciales pour accélérer le processus d'approbation de crédit (au moins une référence est requise pour les clients américains ; deux pour les clients canadiens). Idéalement, ces références proviennent d'entités auprès desquelles vous effectuez des paiements réguliers de montants variables, de préférence mensuels.

4. Enfin, signez et acceptez les conditions générales , puis cliquez sur Accepter et soumettre :

L'approbation du service de facturation de l'entreprise prend généralement entre 24 et 48 heures.

Démarrage rapide avec intégration automatique

L'assistance Fleetio configurera votre compte d'intégration automatique dans les 24 heures suivant l'enregistrement de votre carte de crédit ou de votre compte de facturation de maintenance.

Cliquez sur le bouton « Commencer » (a) pour poursuivre la configuration, ou sur le lien « Télécharger » (b) pour enregistrer une copie PDF de votre demande (ligne de crédit). Si vous avez ajouté une carte de crédit à votre compte, cliquez sur « Configurer les notifications » pour continuer la configuration.

Si vous avez cliqué sur « Commencer » , suivez les étapes ci-dessous pour configurer votre compte. Cliquez sur les liens à chaque étape pour en savoir plus.

1. Commencez par définir votre valeur d'approbation automatique pour les ordres de réparation .

2. Cliquez sur Suivant .

3. Ensuite, configurez vos abonnements de notification pour les ordres de réparation .

• Cliquez sur « Ajouter un abonnement » pour créer un nouvel abonnement.

4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant .

5. Donnez à vos utilisateurs l'accès à l'intégration automatique . Cela leur permettra d'agir sur les ordres de réparation .

• Cliquez sur le menu déroulant + Ajouter un utilisateur d'intégration automatique (a) pour rechercher les utilisateurs à ajouter.
• Utilisez la liste déroulante « Intégration automatique du rôle de l’utilisateur » (b) pour contrôler le niveau d’accès de l’utilisateur :
  • Administrateur - Privilèges d'administrateur complets
  • Approbation manuelle des ordres de réparation - Autorisation d'approuver manuellement les ordres de réparation
  • Administrateur utilisateur - Autorisation de créer de nouveaux utilisateurs à intégration automatique
  • Afficher l'ordre de réparation - Autorisation de consulter, mais PAS d'approuver les ordres de réparation

6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant .

7. Configurez vos préférences de notification de compte de facturation .

• Cliquez sur le menu déroulant + Ajouter un utilisateur abonné (a) pour rechercher les utilisateurs à ajouter.

8. Enfin, ajoutez un nom de contact de l'entreprise, un numéro de téléphone et des notes facultatives pour le conducteur afin d'aider ce dernier lors d'un service d'intégration en atelier de maintenance.

9. Une fois la configuration terminée, cliquez sur Terminer .

• Si vous devez revenir à une étape précédente, cliquez sur Retour .

Intégration automatique de l'accès au compte

Une fois votre demande d'adhésion au réseau Shop Network approuvée, votre page Paiements Shop sera mise à jour pour afficher les informations relatives à votre réseau Shop Network, comme indiqué ci-dessous.

Nous vous recommandons de consulter les articles figurant sur la carte « Réseau de boutiques » d'Explore Fleetio .

• Regardez la vidéo (a) pour en savoir plus sur Shop Network.
• Suivez les étapes de configuration supplémentaires en utilisant les liens fournis (b). Elles seront marquées comme terminées au fur et à mesure.
• Utilisez les onglets (c) en haut de la page pour accéder aux configurations du réseau de boutiques.
• N'importe lequel des liens (d) Aller à l'intégration automatique dans Fleetio vous mènera directement dans le système d'intégration automatique en utilisant l'authentification unique (SSO).