Grâce aux automatisations Fleetio, vous pouvez configurer des flux de travail logiques qui automatisent les tâches clés au sein de Fleetio. Ces flux de travail sont conçus pour gérer les actions répétitives, accélérer les délais de traitement et, en fin de compte, libérer du temps pour votre équipe afin qu'elle se concentre sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Paramètres utilisateur

Par défaut, les automatisations seront activées pour tous les administrateurs.

Si vous souhaitez activer ou désactiver l'accès aux automatisations pour un administrateur :

1. Accédez à votre menu Compte et sélectionnez Gestion des utilisateurs .

2. Sélectionnez l'utilisateur à modifier et cliquez sur le bouton Modifier sur sa page de détails.

3. Dans la section Administration, cochez ou décochez Gérer les automatisations pour activer ou désactiver l'accès. Vous pouvez modifier ce paramètre à tout moment.

4. Cliquez sur le bouton « Enregistrer le contact » pour sauvegarder vos modifications.

À propos des automatisations

L'automatisation permet de rationaliser les tâches et processus répétitifs de vos flux de travail quotidiens. En automatisant les tâches manuelles dans Fleetio, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre flotte et réduire les erreurs dans divers processus.

Les automatisations se composent de trois éléments : les déclencheurs , les conditions et les actions . Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ces éléments.

Déclencheurs

Les déclencheurs sont les événements qui se produisent dans Fleetio pour démarrer votre automatisation et se composent de deux parties : le type d’enregistrement et le type de déclencheur .

Type d'enregistrement

Le type d'enregistrement est un enregistrement Fleetio qui, lorsqu'il est modifié conformément au type de déclencheur, lance votre automatisation. Les types d'enregistrement actuellement disponibles pour les automatisations sont :

• Ordre de travail
• Entrée de service
• Faute
• Problème
• Bon de commande - Disponible uniquement avec les abonnements Premium
• Événement de géorepérage

Type de déclencheur

Le type de déclencheur correspond à la modification du type d'enregistrement sélectionné qui déclenchera le démarrage de votre automatisation. Les types de déclencheurs incluent des actions telles que :

• Créé - Lorsqu'un nouvel enregistrement est créé
• Mise à jour - Lorsqu'un enregistrement existant est mis à jour
• Création ou mise à jour - Lorsqu'un nouvel enregistrement est créé ou qu'un enregistrement existant est mis à jour
• Supprimé - Lorsqu'un enregistrement est supprimé

Par exemple, dans l'image ci-dessous, l'automatisation serait déclenchée lorsqu'un bon de commande est créé ou mis à jour .

Conditions

Les conditions sont des règles facultatives qui doivent être respectées pour que les actions d'automatisation soient exécutées. Les conditions disponibles sont des champs, y compris les champs personnalisés , qui dépendent du type d'enregistrement sélectionné comme déclencheur.

Plusieurs conditions peuvent être empilées au sein d'une même automatisation à l'aide de la logique ET ou OU pour créer des automatisations plus complexes.

Par exemple, dans l'image ci-dessous, l'automatisation du bon de commande ne s'exécuterait que si le statut du bon de commande est « En attente d'approbation » ET si le total est inférieur à 100,00 $ OU si le total est supérieur à 50,00 $ .

Actes

Les actions sont les opérations que l'automatisation exécutera lorsque le déclencheur et les conditions seront réunis. Les actions disponibles dépendent du déclencheur que vous avez configuré et se composent de deux éléments : le type d'enregistrement et le type d'action .

Type d'enregistrement

Le type d'enregistrement correspond à l'enregistrement Fleetio qui sera mis à jour lors de l'exécution de l'automatisation.

Type d'action

Le type d'action correspond à l'action que l'automatisation exécutera lorsque le déclencheur et les conditions seront réunis. Les types d'action peuvent inclure :

• Mettre à jour le champ - Met à jour le champ sélectionné avec la valeur sélectionnée
• Ajouter un commentaire - Permet de laisser un commentaire sur le type d'enregistrement sélectionné (voir ci-dessous)
• Envoyer un e-mail - Envoie un e-mail aux destinataires sélectionnés (voir ci-dessous)
• Créer un enregistrement - Crée un nouvel enregistrement pour le type d'enregistrement sélectionné (voir ci-dessous)

Par exemple, dans l'image ci-dessous, lorsque cette automatisation s'exécutera, elle effectuera les opérations suivantes :

1. Mise à jour du champ (Type d'action) sur le bon de commande (Type d'enregistrement)
2. Le champ qui sera mis à jour est « Statut ».
3. La valeur de ce champ sera remplacée par « Approuvé ».

En d'autres termes, l'automatisation mettra à jour le champ Statut (a) (b) du bon de commande à Approuvé (c).

Ajouter une action de commentaire

L'action « Ajouter un commentaire » insère automatiquement un commentaire sur le type d'enregistrement sélectionné lors de l'exécution de l'automatisation. Partagez des informations et tenez votre équipe informée sans intervention manuelle.

L'ajout de commentaires permet également de mentionner d'autres utilisateurs (@) .

REMARQUE : Si vous mentionnez un utilisateur qui n’a pas l’autorisation d’accéder au type d’enregistrement de l’automatisation, celui-ci ne sera pas notifié.

Action d'envoi d'e-mail

L'action « Envoyer un e-mail » enverra automatiquement un e-mail aux destinataires sélectionnés lors de l'exécution de l'automatisation.

1. Sélectionnez les destinataires des e-mails
2. Saisissez l' objet de l'e-mail
3. Saisissez le contenu de l'e-mail

Insérer des variables

Les variables sont des chaînes de texte que vous pouvez utiliser avec l'action Envoyer un e-mail et qui seront remplacées par des informations provenant de Fleetio, telles que l'état d'un véhicule ou un lien vers un numéro de bon de travail.

• Par exemple, la variable {{ work_order.number }} serait remplacée par un lien vers le nouvel ordre de travail créé dans votre automatisation.

Pour insérer une variable dans votre e-mail :

1. Cliquez sur Insérer des variables (d) pour ouvrir la liste des variables
2. Cliquez sur l' icône Copier dans le presse-papiers (e) à côté de la variable
3. Collez la variable dans les champs Objet ou Contenu de l'e-mail (f)

Créer une action d'enregistrement

L'action « Créer un enregistrement » créera un nouvel enregistrement en fonction du type d'enregistrement sélectionné.

Pour configurer votre automatisation afin de créer un enregistrement d'ordre de travail :

1. Configurez votre déclencheur avec le type d'enregistrement de problème et le type de déclencheur créé.

2. Ajouter des conditions facultatives
   • Par exemple, vous pouvez souhaiter créer un enregistrement d'ordre de travail uniquement si la priorité du problème est critique ou élevée :

3. Configurez votre action comme indiqué ci-dessous :
   1. Définissez le type d'enregistrement sur « Ordre de travail ».
   2. Définissez le type de déclencheur sur Créer un enregistrement
   3. Sélectionnez un statut pour le nouvel ordre de travail
      • Veuillez noter que seuls les statuts de bons de travail incomplets sont disponibles.
   4. (Facultatif) Sélectionnez un utilisateur à affecter à l'ordre de travail

Lorsqu'un enregistrement d'ordre de travail est créé à l'aide d'une automatisation, les champs suivants du nouvel ordre de travail sont automatiquement renseignés en fonction de l'événement déclencheur :

• Véhicule - Sélectionné en fonction de l'actif sélectionné pour l'événement déclencheur
• Date d'émission - Définie sur la date de l'événement déclencheur
• Heure d'émission - Définie sur l'heure de l'événement déclencheur
• Émis par - Configuré pour Fleetio Automation

Résolution des erreurs

Certaines combinaisons de déclencheurs et d'actions peuvent nécessiter la définition d'une condition spécifique pour que l'automatisation s'exécute correctement. Le cas échéant, un message s'affichera lors de l'ajout d'une action.

Si vous tentez d'enregistrer une automatisation contenant des erreurs, elle ne sera pas enregistrée et un message vous invitera à résoudre les erreurs :

Cliquer sur le bouton « Résoudre l'erreur » corrigera automatiquement toutes les erreurs dans votre flux d'automatisation.

Création d'une automatisation

Vous pouvez créer de nouvelles automatisations à partir de zéro ou à l'aide d'un modèle. Vous trouverez des instructions pour les deux méthodes dans l'article « Créer une automatisation » .

Automatisations avec géorepérage

Sélectionner « Événement de géorepérage » comme déclencheur d'automatisation vous permet de spécifier des actions à appliquer lorsqu'un véhicule entre ou sort d'une zone géographique délimitée, comme par exemple définir le statut du véhicule sur « en magasin » lorsqu'il entre dans le rayon d'action d'un magasin.

Les exemples ci-dessous illustrent des automatisations qui modifient le statut d'un véhicule lorsqu'il entre ou sort du rayon d'action d'un magasin.

Entrer dans le rayon d'un magasin

Cet exemple illustre une automatisation qui modifie le statut d'un véhicule en « En atelier » lorsqu'il entre dans le rayon d'action d'un atelier. Les déclencheurs, les conditions et les actions sont configurés comme indiqué ci-dessous :

1. Le déclencheur est configuré pour se produire lors de la création d'un événement de géorepérage.
2. La première condition est définie sur le géorepérage du lieu de l'événement ainsi que sur le lieu (dans cet exemple, le magasin principal - site de Crestwood ).
3. La deuxième condition est définie sur le type d'événement de géorepérage et saisie.
4. L'action configurée est « Mettre à jour le statut de l'actif à "En magasin" ».

Sortir du rayon d'un magasin

Cet exemple illustre une automatisation qui modifie le statut d'un véhicule en « Actif » lorsqu'il quitte le périmètre d'un atelier. Les déclencheurs, les conditions et les actions sont configurés comme indiqué ci-dessous :

1. Le déclencheur est configuré pour se produire lors de la création d'un événement de géorepérage.
2. La première condition est définie sur le géorepérage du lieu de l'événement ainsi que sur le lieu (dans cet exemple, le magasin principal - site de Crestwood ).
3. La deuxième condition est définie sur le type d'événement de géorepérage et a été quittée.
4. L'action consiste à mettre à jour le statut de l'actif à « Actif ».

Index des automatisations

Vous pouvez accéder à l'index des automatisations en cliquant sur Automatisations dans le menu de votre compte .

Dans l'index des automatisations, vous pouvez consulter les informations relatives à chacune des automatisations que vous avez créées, ainsi que :

1. Cliquez sur les onglets pour afficher toutes les automatisations ou les automatisations archivées.
2. Utilisez la fonction Recherche et Filtres pour filtrer la liste
3. Cliquez sur le bouton « Plus d’actions » pour afficher , modifier , copier , désactiver/activer ou archiver une automatisation.

Cliquez sur une automatisation existante pour afficher plus de détails et consulter un résumé des étapes, l'historique d'exécution et l'activité.

Vous pouvez également entreprendre les actions suivantes :

4. Utilisez le bouton en haut de la page pour activer ou désactiver l'automatisation.
5. Cliquez sur le bouton « Plus d'actions » pour archiver l'automatisation ou consulter l'historique des enregistrements.
6. Cliquez sur le bouton Modifier pour apporter des modifications à l'automatisation.

Vous pouvez également accéder aux automatisations à partir de n'importe quel index d'enregistrement pour lequel les automatisations sont actuellement activées.

Cliquez sur le menu déroulant Automatisations pour afficher les automatisations déclenchées par l'enregistrement sur lequel vous vous trouvez, ajouter une automatisation ou afficher toutes les automatisations.