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PERMISSIONS : Pour soumettre des inspections, vous devez disposer des autorisations nécessaires. Pour demander une autorisation, contactez votre Propriétaire de compte ou votre Administrateur.
Ceci est une introduction à la soumission d'inspections dans Fleetio Go. Fleetio utilise des Formulaires d'inspection pour les inspections, mais les Formulaires d'inspection peuvent également être utilisés comme un moyen de collecter des informations pour les processus liés aux formulaires, tels que la documentation des dommages causés par un accident ou les vérifications générales des véhicules.
Cet article vous montrera comment remplir un formulaire d'inspection, joindre des photos et des commentaires, et ajouter votre signature. Nous verrons également comment résoudre les Problèmes ouverts et comment afficher vos Inspections dans Fleetio Go.
Démarrer une nouvelle inspection
Il existe quatre façons de commencer une inspection :
- Appuyez sur le raccourci « Démarrer l’inspection » sur l’écran d’accueil, puis choisissez un formulaire d’inspection.
- Dans le menu du bas, appuyez sur Parcourir , puis sur Véhicules . Choisissez un véhicule, puis appuyez sur le bouton vert + et enfin sur Inspection .
- Dans le menu du bas, appuyez sur Parcourir , puis sur Inspections . Choisissez une inspection, sélectionnez un véhicule et appuyez sur Démarrer l'inspection .
- Sélectionnez un véhicule dans l'application. Si une inspection est en retard , elle apparaîtra dans la section Alertes , où vous pourrez appuyer sur le lien pour la lancer.
IMPORTANT : Si le nom du formulaire d’inspection n’apparaît pas dans la liste de sélection ou si le véhicule n’est pas disponible pour un formulaire spécifique, il se peut que ce dernier doive être activé pour le véhicule. Contactez le responsable ou l’administrateur de votre compte pour obtenir de l’aide.
Éléments d'inspection complets
Les formulaires d'inspection contiennent des éléments d'inspection individuels tels que des listes déroulantes, des vérifications de conformité/non-conformité, des exigences en matière de photos ou de simple saisie de texte. Vous devrez remplir ces éléments un par un pour effectuer votre inspection.
Si le formulaire comporte une entrée « Relevé de compteur », saisissez cette valeur dans le champ (a). Le relevé kilométrique actuel dans Fleetio s'affichera en gris sous le champ de saisie ; vous pourrez ainsi vérifier que votre nouveau relevé est égal ou supérieur au relevé actuel.
- Fleetio validera votre saisie et vous alertera si la valeur du compteur est trop basse (inférieure à la lecture actuelle) ou trop élevée (dépasse la consommation moyenne journalière prévue).
Il pourra vous être demandé de prendre une photo de vérification (b) du compteur ou de saisir des commentaires . Si une photo est requise, vous ne pourrez prendre qu'une nouvelle photo avec l'appareil photo de votre téléphone. Vous ne pouvez pas utiliser une photo existante.
La mention « Obligatoire » (a) s’affiche au-dessus du nom de l’élément (b) pour tout élément qui DOIT être complété. Si des instructions supplémentaires sont disponibles, elles s’afficheront sous forme de lien (c).
Indiquez si chaque élément est réussi ou non (d) et ajoutez des commentaires (e) ou des photos (f) si nécessaire. Une fois ajoutés, ces icônes afficheront un numéro indiquant si un commentaire ou une photo est disponible.
Veuillez noter que certains points d'inspection peuvent nécessiter un commentaire ou une photo.
Retournez à un élément précédent (g) ou appuyez sur Suivant pour avancer (h), en ignorant éventuellement les éléments non requis.
CONSEIL : Si vous quittez une inspection avant la fin, un lien pour la reprendre sera disponible sur votre écran d'accueil. Les utilisateurs d'autres appareils ne peuvent pas accéder à vos inspections en cours.
Signer un rapport d'inspection
Si un formulaire d'inspection requiert une signature pour être soumis et que vous n'avez pas encore de signature enregistrée, un lien vous permettra de signer . Enregistrez votre signature et sauvegardez-la. Vous pouvez également activer l'option permettant d'enregistrer votre signature et de la réutiliser ultérieurement.
Si vous avez une signature enregistrée, sélectionnez Utiliser ma signature pour la charger.
Soumettre une inspection
Une fois l'inspection terminée, appuyez sur le bouton Soumettre situé dans le coin supérieur droit.
Veuillez noter que si vous tentez de soumettre avant d'avoir rempli tous les champs, une fenêtre d'alerte affichera la liste des éléments d'inspection incomplets. Appuyez sur Fermer ou sur Afficher la liste pour consulter ces éléments.
Si vous avez consulté tous les champs facultatifs et rempli tous les champs obligatoires, le message récapitulera votre formulaire et vous offrira la possibilité d' annuler ou de soumettre .
IMPORTANT : Pour que le téléchargement de l’inspection puisse se terminer, Fleetio doit être OUVERT et en plein écran sur votre appareil. Le téléchargement échouera si l’application est fermée ou réduite, ou si vous passez à une autre application ouverte sur votre appareil.
REMARQUE : Si une inspection est soumise pour le mauvais véhicule ou si elle reçoit une entrée de compteur incorrecte, contactez le propriétaire ou l'administrateur de votre compte pour modifier l'inspection.
Relancer une inspection
Au lieu de reprendre une inspection en cours, il peut arriver que vous souhaitiez effacer toutes les réponses précédentes et recommencer une inspection, en commençant par un formulaire vide.
Appuyez sur Inspection pour charger l'écran d'inspection et les éléments de la liste de contrôle, puis appuyez sur Redémarrer .
Éléments et problèmes d'inspection
Les inspections sont un excellent moyen de détecter, de signaler et de suivre les problèmes . Par exemple, votre compte Fleetio peut disposer d'un flux de travail qui crée automatiquement un nouveau problème lorsqu'un élément d'inspection échoue.
Les problèmes ne peuvent être résolus que par le biais d'une entrée de service ou d'un ordre de travail, mais les inspections permettent de suivre les problèmes en cours et de vérifier/confirmer les problèmes résolus. Cela garantit la prise en charge du problème et assure la conformité réglementaire, car un historique complet est fourni.
Si un problème a été créé suite à un défaut d'inspection précédent, le prochain utilisateur qui inspectera le véhicule verra une notification indiquant que le problème est toujours ouvert ou a été résolu, avec la possibilité de confirmer ou de rejeter cette résolution.
REMARQUE : Si vos inspections génèrent automatiquement des problèmes pour les éléments d’inspection non conformes, le nom de ce problème sera basé sur tout commentaire ajouté à l’élément d’inspection. En l’absence de commentaire, le nom du problème sera celui de l’élément d’inspection.
Afficher les problèmes ouverts
Lorsque vous lancez une nouvelle inspection, tous les problèmes ouverts seront signalés sur l'élément d'inspection dans la liste de contrôle, ainsi que sur l'élément lui-même dans le formulaire d'inspection.
S'il s'agit d'un élément obligatoire, vous ne pouvez pas l'ignorer ; vous devez le réussir ou échouer.
IMPORTANT : La validation d’un point d’inspection présentant un problème non résolu ne résout pas ce problème. Les problèmes ne peuvent être résolus que par le biais d’une entrée de service, d’un ordre de travail ou en clôturant manuellement le problème.
Lecture des pneus
Les mesures des pneus peuvent être ajoutées aux formulaires d'inspection, nécessitant la mesure de la profondeur de la bande de roulement et/ou de la pression des pneus .
Lors d'un contrôle, le nombre de champs relatifs à la profondeur de la bande de roulement sera automatiquement calculé en fonction de la configuration des essieux. Si cette configuration n'est pas définie, vous serez invité à le faire pendant le contrôle.
Si aucun pneu n'a été ajouté au véhicule, vous serez invité à les installer dans le système.
Consulter les problèmes résolus
Lorsque vous lancez une nouvelle inspection, tous les problèmes RÉSOLUS seront mis en évidence comme étant prêts à être examinés , et les détails de l'élément d'inspection incluront un lien vers la résolution du problème à examiner.
L' examen comprend toutes les activités , avec des liens en bas de l'écran pour rejeter ou confirmer la résolution .
L'examen du problème permet de constituer une piste d'audit et garantit que les problèmes précédemment signalés et résolus sont pris en compte.
Si vous rejetez le problème résolu , un NOUVEAU problème sera créé et l'activité sera suivie.
Si vous confirmez que le problème est résolu, la liste des défaillances d'éléments affichera l' étape « Résolu » , et cette confirmation sera également suivie dans l'activité.
Quand une inspection est-elle prévue prochainement ou en retard ?
Les inspections peuvent avoir le statut « À prévoir prochainement » ou « En retard » .
Par défaut, la plupart des inspections programmées seront marquées comme « À effectuer prochainement » le jour de leur échéance, sauf si elles autorisent les soumissions anticipées (configurées par votre administrateur).
Si l'inspection autorise les soumissions anticipées, elle affichera « À faire prochainement » le premier jour où la soumission anticipée est autorisée pour satisfaire à l'exigence de délai.
Dans les deux cas, l'inspection ne sera signalée comme en retard que le lendemain de la date d'échéance.
EXEMPLES :
(1) Une inspection est prévue chaque semaine, tous les vendredis, et ne permet pas de soumission anticipée.
- Le statut de l'inspection sera « À effectuer prochainement » vendredi et « En retard » samedi.
(2) Une inspection est prévue chaque semaine, tous les vendredis, et permet une soumission anticipée dès le lundi.
- Le statut de l'inspection sera « À effectuer prochainement » lundi et « En retard » samedi.
Dans l'application mobile Fleetio Go, les inspections à effectuer prochainement et les inspections en retard sont affichées dans la section Inspections suggérées sur l'écran d'accueil.
Indice d'inspection
Pour consulter l’index des inspections, appuyez sur Parcourir puis sélectionnez Inspections .
L'index s'affichera avec le filtre par défaut « Mes inspections » . Sélectionnez « Toutes les inspections » si vous souhaitez filtrer la liste sur l'ensemble des inspections.
Dans chaque entrée de l'index, vous verrez le nom du véhicule, la date, le formulaire d'inspection choisi et l'étape à laquelle l'inspection s'est arrêtée si elle est en cours.
Touchez n'importe quel élément d'inspection dans l'index pour l'ouvrir.
REMARQUE : Vous ne pouvez pas consulter les rapports d’inspection soumis pour les actifs d’un autre groupe ou par des contacts d’un autre groupe si vous n’avez pas l’autorisation de consulter les enregistrements de ce groupe. Vous ne pouvez pas non plus voir les inspections en cours d’autres utilisateurs.
Dépannage
Le rapport d'inspection prend beaucoup trop de temps à être soumis.
Si votre débit montant est faible ou si votre inspection comprend un grand nombre de fichiers photo, le traitement peut prendre un certain temps. Dans ce cas, Fleetio vous informera du délai et vous proposera de fermer et d'attendre ou de poursuivre le traitement en arrière-plan.
