Descripción general de las automatizaciones

Con las Automatizaciones de Fleetio, puede configurar flujos de trabajo basados en lógica que automatizan tareas clave en Fleetio. Estos flujos de trabajo están diseñados para manejar acciones repetitivas, acelerar el tiempo de respuesta y, en última instancia, liberar el tiempo de su equipo para centrarse en actividades de mayor valor.

Configuración de usuario

De forma predeterminada, todos los administradores tendrán las automatizaciones habilitadas.

Si desea habilitar o deshabilitar el acceso a las automatizaciones para un administrador:

1. Vaya al menú de su cuenta y seleccione Administración de usuarios .

2. Seleccione el usuario que desea modificar y haga clic en el botón Editar en su página de Detalles.

3. En la sección Administración, marque o desmarque la opción Administrar automatizaciones para habilitar o deshabilitar el acceso. Puede cambiar esta opción en cualquier momento.

4. Haga clic en el botón Guardar contacto para guardar los cambios.

Acerca de las automatizaciones

Las automatizaciones se utilizan para optimizar tareas y procesos repetitivos en sus flujos de trabajo diarios. Al automatizar tareas manuales en Fleetio, puede mejorar la eficiencia de su flota y reducir errores en diversos procesos.

Las automatizaciones constan de tres partes: disparadores , condiciones y acciones . Continúe leyendo para obtener más información sobre estas partes.

Desencadenantes

Los desencadenadores son los eventos que ocurren dentro de Fleetio para iniciar su automatización y constan de dos partes: el tipo de registro y el tipo de desencadenador .

Tipo de registro

El tipo de registro es un registro de Fleetio que, al modificarse según el tipo de disparador, iniciará la automatización. Los tipos de registro disponibles actualmente para las automatizaciones son:

• Orden de trabajo
• Asunto
• Entrada de servicio
• Orden de compra : disponible solo con planes Premium
• Evento de geovalla : actualmente disponible solo en acceso anticipado

Tipo de disparador

El tipo de disparador es el cambio en el tipo de registro seleccionado que activará el inicio de la automatización. Los tipos de disparadores incluyen acciones como:

• Creado : cuando se crea un nuevo registro
• Actualizado : cuando se actualiza un registro existente
• Creado o actualizado : cuando se crea un nuevo registro o se actualiza un registro existente
• Eliminado - Cuando se elimina un registro

Por ejemplo, en la imagen a continuación, la automatización se activaría para iniciarse cuando se crea o actualiza una orden de compra .

Condiciones

Las condiciones son reglas opcionales que deben cumplirse para que se ejecuten las acciones de automatización. Las condiciones disponibles son campos, incluidos los campos personalizados , que se determinan según el tipo de registro seleccionado como disparador.

Se pueden agregar múltiples condiciones a una sola automatización para limitar el alcance de la automatización a registros específicos.

Por ejemplo, en la imagen a continuación, la automatización de la orden de compra solo se ejecutaría si el estado de la orden de compra es Pendiente de aprobación y el total es inferior a $100,00 .

Comportamiento

Las acciones son las operaciones que la automatización ejecutará cuando se cumplan tanto el disparador como las condiciones. Las acciones disponibles se determinan según el disparador configurado y constan de dos partes: el tipo de registro y el tipo de acción .

Tipo de registro

El tipo de registro es el registro de Fleetio que se actualizará cuando se ejecute la automatización.

Tipo de acción

El tipo de acción es la acción que ejecutará la automatización cuando se cumplan el disparador y las condiciones. Los tipos de acción pueden incluir:

• Actualizar campo : actualiza el campo seleccionado con un valor seleccionado
• Agregar comentario : deja un comentario en el tipo de registro seleccionado ( ver a continuación )
• Enviar correo electrónico : envía un correo electrónico a los destinatarios seleccionados ( ver a continuación )
• Crear registro : crea un nuevo registro para el tipo de registro seleccionado ( ver a continuación )

Por ejemplo, en la imagen a continuación, cuando se ejecuta esta automatización, hará lo siguiente:

1. Actualizar campo (tipo de acción) en la orden de compra (tipo de registro)
2. El campo que se actualizará es Estado
3. El valor de ese campo será reemplazado por - Aprobado

En otras palabras, la automatización actualizará el campo Estado de la orden de compra (a) (b) a Aprobado (c).

Añadir acción de comentario

La acción "Añadir comentario" dejará automáticamente un comentario en el tipo de registro seleccionado al ejecutarse la automatización. Comparta el contexto y mantenga a su equipo informado sin necesidad de realizar un seguimiento manual.

Agregar comentarios también permite @mencionar a otros usuarios .

Acción de enviar correo electrónico

El tipo de acción Enviar correo electrónico enviará automáticamente un correo electrónico a los destinatarios seleccionados cuando se ejecute la automatización.

1. Seleccione los destinatarios del correo electrónico
2. Introduzca la línea de asunto del correo electrónico
3. Ingrese el contenido del correo electrónico

Insertar variables

Las variables son cadenas de texto que puede usar con la acción Enviar correo electrónico y que se reemplazarán con información de Fleetio, como el estado del vehículo o un enlace a un número de orden de trabajo.

• Por ejemplo, la variable {{ work_order.number}}  se reemplazaría con un enlace a la nueva orden de trabajo creada en su automatización.

Para insertar una variable en su correo electrónico:

1. Haga clic en Insertar variables (d) para abrir la lista de variables
2. Haga clic en el icono Copiar al portapapeles (e) junto a la variable
3. Pegue la variable en los campos Asunto o Contenido del correo electrónico (f)

Acción de crear registro

El tipo de acción Crear registro creará un nuevo registro basado en el tipo de registro seleccionado.

Para configurar su automatización para crear un registro de orden de trabajo:

1. Establezca su disparador con el tipo de registro de problema y el tipo de disparador creado

2. Añadir condiciones opcionales

• Por ejemplo, es posible que desee crear un registro de orden de trabajo solo si la prioridad del problema es crítica o alta:

3. Configure su acción como se muestra a continuación:
   1. Establecer el tipo de registro en Orden de trabajo
   2. Establezca el tipo de disparador para crear registro
   3. Seleccione un estado para la nueva orden de trabajo
      • Tenga en cuenta que solo están disponibles los estados de órdenes de trabajo incompletas
   4. (opcional) Seleccione un usuario para asignar a la orden de trabajo

Cuando se crea un registro de orden de trabajo mediante una automatización, los siguientes campos en la nueva orden de trabajo se completan automáticamente en función del evento desencadenante:

• Vehículo : seleccionado en función del activo seleccionado para el evento desencadenante
• Fecha de emisión : Establezca la fecha del evento desencadenante
• Hora de emisión : se establece en la hora del evento desencadenante
• Emitido por - Establecer en Fleetio Automation

Resolución de errores

Ciertas combinaciones de activadores y acciones pueden requerir la configuración de una condición específica para que la automatización se ejecute correctamente. Verá un mensaje al agregar una acción en este caso:

Si intenta guardar una automatización que contiene errores, no se guardará y se le mostrará un mensaje que le solicitará que resuelva los errores:

Al hacer clic en el botón Resolver error , se corregirá automáticamente cualquier error en su flujo de automatización.

Creando una automatización

Se pueden crear nuevas automatizaciones desde cero o con una plantilla. Encontrará instrucciones para ambos métodos en el artículo "Crear una automatización" .

Índice de automatizaciones

Puede navegar al Índice de Automatizaciones haciendo clic en Automatizaciones en el Menú de su Cuenta .

En el Índice de Automatizaciones, puedes ver información de cada una de las Automatizaciones que has creado, así como:

1. Haga clic en las pestañas para ver todas las automatizaciones o las archivadas
2. Utilice la búsqueda y los filtros para filtrar la lista
3. Haga clic en el botón Más acciones para editar , ver , deshabilitar/habilitar o archivar una automatización

Haga clic en una automatización existente para ver más detalles y ver un resumen de los pasos, el historial de ejecución y la actividad.

También puede realizar las siguientes acciones:

1. Utilice el interruptor en la parte superior de la página para habilitar o deshabilitar la automatización.
2. Haga clic en el botón Más acciones para archivar la automatización o ver el historial de registros
3. Haga clic en el botón Editar para realizar cambios en la automatización.

También puede acceder a las Automatizaciones desde cualquier índice de registro que actualmente tenga Automatizaciones habilitadas.

Haga clic en el menú desplegable Automatizaciones para ver las automatizaciones activadas por el registro en el que se encuentra, Agregar una automatización o Ver todas las automatizaciones.