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Fleetio vous permet de créer une hiérarchie de groupes et de sous-groupes . Cela facilite l'organisation de vos véhicules, outils et contacts , ainsi que la gestion des autorisations . Créez des groupes selon vos besoins : zones géographiques, services de l'entreprise, centres de coûts, etc.
Les groupes sont particulièrement utiles si vous souhaitez que seuls les utilisateurs aient accès à certaines ressources ou si vous souhaitez ajouter des utilisateurs en tant qu'observateurs d'un ensemble entier de véhicules en une seule fois.
IMPORTANT : Le forfait Essentiel de Fleetio permet d'ajouter jusqu'à 10 groupes de véhicules, mais n'inclut pas l'accès aux sous-groupes.
Le forfait professionnel de Fleetio permet d'ajouter jusqu'à 100 groupes de véhicules et comprend jusqu'à quatre niveaux de sous-groupes.
Tous les autres forfaits Fleetio incluent des groupes et des sous-groupes illimités.
AUTORISATIONS : Seuls les propriétaires de compte et les administrateurs disposant de l’autorisation « Gérer les groupes » peuvent gérer les groupes et les sous-groupes. Consultez la présentation de la gestion des utilisateurs pour plus d’informations.
Pour gérer les groupes et les sous-groupes :
- Accédez à votre menu Compte et sélectionnez Paramètres .
- Dans la barre latérale Paramètres, cliquez sur Groupes et sous-groupes dans la section Organisation.
Ajouter un groupe
Pour créer un nouveau groupe :
Cliquez sur le bouton + Ajouter un groupe en haut à droite.
Saisissez un nom pour le groupe.
Cliquez sur le bouton Enregistrer .
Ajouter un sous-groupe
Les sous-groupes sont des groupes inclus dans d'autres groupes ou sous-groupes. Par exemple, si vous possédez plusieurs entrepôts au Texas, au lieu de les considérer comme indépendants, vous pouvez créer un groupe « Texas », puis y ajouter vos entrepôts en tant que sous-groupes. Vous pouvez également créer des sous-groupes par service, comme par exemple des sous-groupes pour les véhicules d'urgence, les biens administratifs, etc., au sein d'une ville.
Il existe deux façons d'ajouter un sous-groupe :
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un groupe , puis sélectionnez un groupe parent dans la liste déroulante. Le nouveau groupe sera alors ajouté en tant que sous-groupe.
- Survolez un groupe et cliquez sur le bouton Plus d'actions . Sélectionnez le bouton + Ajouter un sous-groupe , puis saisissez un nom et cliquez sur le bouton Enregistrer .
Une fois enregistré, vous pouvez cliquer sur la flèche à côté d'un groupe pour afficher ses sous-groupes.
Définir un groupe comme groupe par défaut
Un seul groupe ou sous-groupe peut être défini comme groupe par défaut pour tous les nouveaux éléments. Lors de l'ajout d'un nouveau groupe ou sous-groupe, cochez la case pour le définir comme groupe par défaut.
Pour modifier le groupe par défaut :
Cliquez sur le bouton Plus d'actions à la fin d'une ligne et sélectionnez Modifier .
Sélectionnez la case à cocher Groupe par défaut comme indiqué ci-dessus, puis cliquez sur le bouton Enregistrer le groupe .
Le groupe par défaut actuel sera indiqué dans la liste des groupes.
Option de groupe requise
Par défaut, l'attribution de véhicules , d'outils ou de contacts à un groupe est facultative.
Si vous souhaitez rendre obligatoires les groupes pour tous les actifs, activez l'option « Groupe obligatoire » en haut de la page « Groupes et sous-groupes » et cliquez sur le bouton « Enregistrer le compte » .
Si vous possédez des actifs existants qui n'ont pas été affectés à un groupe, vous ne pourrez pas exiger de groupes tant que vous n'aurez pas affecté tous les actifs, soit individuellement, soit en masse .
Modifier ou supprimer un groupe
Modifiez ou supprimez un groupe ou un sous-groupe existant en cliquant sur le bouton Plus d'actions situé à la fin de la ligne.
IMPORTANT : Un groupe ne peut pas être supprimé s’il contient des ressources ou s’il est utilisé dans des ensembles d’enregistrements (autorisations). Commencez par supprimer les véhicules, outils ou contacts du groupe, ou supprimez le groupe de tous les ensembles d’enregistrements utilisateur, puis supprimez-le.
Utilisez les groupes et les sous-groupes pour les autorisations des utilisateurs
Définissez les autorisations pour permettre ou restreindre l'accès aux ressources et aux contacts en fonction d'un groupe ou d'un sous-groupe.
Attribuer un groupe à un contact.
REMARQUE : Un contact ne peut appartenir qu'à un seul groupe.
Ensuite, configurez leurs ensembles d'enregistrements selon vos autorisations préférées.
Voici quelques façons de configurer les autorisations en fonction du groupe :
- Gérer et/ou consulter les ressources du groupe attribué à un contact
- Gérer et/ou consulter les ressources ayant certains statuts dans le groupe attribué à un contact
- Gérer et/ou consulter les actifs de groupes spécifiques
REMARQUE : Les autorisations sont réparties du groupe à chaque sous-groupe. Cela signifie qu’un utilisateur disposant d’un accès en lecture/écriture à un groupe parent possède les mêmes droits d’accès à tous les sous-groupes de ce groupe.
Affiliation de groupe de mise à jour en masse
Sur les pages d'index Véhicules , Outils et Contacts :
Cochez les cases correspondant aux enregistrements concernés.
Cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Mettre à jour les véhicules .
Sélectionnez Groupe dans le menu déroulant Champ .
Dans le menu déroulant Valeur , choisissez Remplacer , Ajouter ou Supprimer , puis choisissez un Groupe dans le deuxième menu déroulant.
Cliquez sur le bouton « Continuer vers la révision » pour examiner vos modifications et les enregistrer.
Filtrer les données par groupe
Le tableau de bord , l' index des véhicules et l'index des contacts , ainsi que la plupart des rapports relatifs à ces enregistrements, incluent le groupe comme option de filtre principale.
Filtre de groupe du tableau de bord
Le filtre Groupe du tableau de bord met à jour les données affichées dans chaque widget pour le groupe ou le sous-groupe sélectionné.
Filtre de groupe de liste
Si le filtre Groupe n'est pas inclus comme filtre principal, cliquez sur Filtres pour ouvrir le panneau des filtres.
Filtre de groupe de rapports
Cliquez sur Filtres dans un rapport pour accéder au panneau des filtres et sélectionnez le filtre Groupes .
Consulter l'historique du groupe
Chaque fois que l'affiliation d'un actif à un groupe est modifiée, cet événement est enregistré dans l'historique .
Véhicules
Accédez à la page de détails du véhicule. Dans la section « Détails », cliquez sur le lien « Historique » à côté du nom du groupe.
Outils
En haut à droite d'une page de détails d'outil , Cliquez sur le bouton Plus d'actions , puis sélectionnez Afficher l'historique des enregistrements.
Contacts
En haut à droite d'une page de coordonnées , cliquez sur le bouton Plus d'actions , puis sélectionnez Afficher l'historique de la fiche.
