Tabla de contenido
SUGERENCIA: Las instrucciones de este artículo describen los aspectos básicos de la gestión de Vehículos y la configuración de un horario recurrente sencillo. Los temas de programación avanzada incluyen opciones para permitir el envío anticipado, retrasar la fecha de inicio de la programación y mucho más. Obtenga más información en Inspecciones - Temas avanzados de programación.
IMPORTANTE: Los Horarios de Inspección no están disponibles en el plan Essential.
Para que un Formulario de Inspección este disponible para un Vehículo, el formulario debe estar Habilitado para el Vehículo. Los Formularios de Inspección no pueden ser enviados para Vehículos que esten Deshabilitados en ese Formulario. Los Formularios de Inspección pueden ser habilitados para Vehículos automáticamente con una Regla de Formulario de Inspección o Editando Manualmente el Horario.
Dónde gestionar los cronogramas de inspección
Formulario de inspección - Vehículos y horarios
PERMISOS: Los propietarios y administradores de cuentas pueden administrar las reglas del formulario de inspección y los vehículos habilitados manualmente en la sección Vehículos y horarios del formulario de inspección.
Haga clic en Inspecciones en la navegación de la barra lateral y, luego, haga clic en Formularios .
Localice el formulario, luego haga clic en el botón Más acciones y seleccione Vehículos y horarios .
Descripción general del vehículo
PERMISOS: Los usuarios regulares, con permiso por rol para administrar horarios, pueden actualizar horarios manualmente para vehículos que pueden editar en sus conjuntos de registros .
Haga clic en Vehículos en la barra de navegación lateral y, a continuación, haga clic en Lista de vehículos .
Haga clic en el vehículo en la lista para ver su página de detalles del vehículo .
Haga clic en el botón Más acciones en la parte superior de la página y seleccione Administrar formularios de inspección.
Localice el formulario de inspección, haga clic en el botón Más acciones , y seleccione Actualizar programación manualmente .
Reglas del formulario de inspección
PERMISOS: Solo los propietarios de cuentas y administradores pueden administrar las reglas del formulario de inspección.
Las reglas del formulario de inspección habilitarán o deshabilitarán automáticamente los vehículos según los criterios especificados en la regla.
Las reglas del formulario de inspección son la opción preferida para mantener los vehículos sincronizados con un formulario de inspección. Pueden habilitar todos los vehículos o un subconjunto de algunos vehículos según el tipo o grupo .
Por ejemplo, se puede usar una regla para garantizar que todos los vehículos de tipo "Camión" estén habilitados para el formulario de inspección. Los demás vehículos permanecerán deshabilitados a menos que se editen manualmente.
IMPORTANTE: Si una regla se basa en un grupo o tipo y el grupo o tipo de vehículo cambia, las inspecciones habilitadas se actualizarán según corresponda. Los vehículos nuevos que se agreguen a una cuenta podrán realizar inspecciones si se cumplen los criterios de la regla.
Para crear una regla:
- Haga clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y luego seleccione Formularios .
- Haga clic en el botón Más acciones en el formulario que desea editar y seleccione Vehículos y horarios.
- Haga clic en + Agregar vehículos .
- Elija Todos los vehículos o Por atributo del vehículo :
NOTA: Solo se creará una regla de formulario de inspección al seleccionar vehículos en bloque con "Todos los vehículos" o "Algunos vehículos" . Al agregar vehículos con "Vehículos específicos" , se agregarán manualmente vehículos individuales al formulario de inspección.
Si elige Todos los vehículos , todos los vehículos en su cuenta Fleetio, así como cualquier vehículo nuevo que agregue en el futuro, se habilitarán para el formulario de inspección.
Si elige Por atributo de vehículo , utilice el primer menú desplegable (a) para seleccionar Tipo o Grupo , luego utilice el segundo menú desplegable (b) para seleccionar uno o más Tipos o Grupos de vehículos.
Si desea utilizar tanto Tipo como Grupo, haga clic en + Agregar condición (c).
Si utiliza tanto Tipo como Grupo, también puede elegir el operador AND/OR para la selección para aplicar múltiples criterios.
- Y - solo aplica a Vehículos con el Tipo Y el Grupo indicado
- O - se aplica a cualquier vehículo con el tipo O el grupo indicado
Si desea que los vehículos seleccionados completen el formulario de inspección "según sea necesario", puede hacer clic en el botón Guardar vehículos para completar la configuración de la regla.
Si desea que los vehículos seleccionados completen el formulario de inspección según un cronograma establecido, continúe con la sección Establecer cronograma de inspección a continuación.
Establecer un cronograma de inspección
Marque la casilla de verificación Establecer programación para establecer una programación diaria , semanal , mensual o anual .
Si no desea asignar los vehículos seleccionados a un programa de seguimiento temporal, deje esta casilla sin marcar . Los vehículos seguirán viendo el formulario de inspección en Fleetio Go y podrán enviarlo según sea necesario, pero nunca aparecerá como "Próximamente", "Vencido" o "Atrasado".
Frecuencia del formulario de inspección
Establezca la frecuencia según el intervalo o programa reglamentario para el formulario en cuestión. La vista previa de las próximas fechas de vencimiento generará una lista de fechas de inspección según los intervalos que establezca.
Para cualquier intervalo que no sea "Diario", también habrá un menú desplegable para "Cuándo se puede enviar este formulario" . Úselo si desea que el formulario venza siempre en un día específico, como un jueves de cada dos semanas, por ejemplo, o el 9 de cada mes. De lo contrario, déjelo en " En cualquier momento" .
Si selecciona "En un día específico" , también puede marcar la casilla "Permitir envío anticipado" para que los usuarios puedan enviar inspecciones con anticipación y cumplir con la fecha de vencimiento, lo que resuelve el estado de inspección "Vence pronto". Configure el número de días en el campo "Días de anticipación ".
Retrasar el inicio del programa
La casilla de verificación Establecer inicio retrasado le permite posponer la primera inspección prevista o pausar temporalmente un programa activo.
Habilitar notificación de recordatorio
La casilla "Habilitar Notificación de Recordatorio" permite que Fleetio envíe un recordatorio al operador asignado al vehículo antes de la fecha límite de inspección. Para recibir notificaciones, el usuario debe tener esta opción habilitada en la configuración de notificaciones .
Una vez que haya configurado los ajustes de programación, la sección Resumen le brindará una descripción general de la programación y de cualquier notificación de recordatorio que haya configurado.
Cuando la configuración esté completa, haga clic en el botón Guardar vehículos .
Jerarquía de reglas de inspección
Se pueden crear varias reglas de inspección para una sola inspección. Si un vehículo cumple los criterios de más de una regla, Fleetio aplicará la programación que ocupe el primer lugar en la lista.
Arrastre y suelte reglas en el índice del formulario de inspección para reordenarlas de modo que estén organizadas de arriba a abajo en orden de prioridad:
Editar o eliminar una regla de inspección
Haga clic en el botón Más acciones para editar o eliminar una regla existente.
Anular regla de inspección: Actualizar manualmente el programa
PERMISOS: Los usuarios regulares necesitan el permiso Administrar cronogramas para poder actualizar manualmente los cronogramas de inspección.
Siempre que sea posible, se deben usar las Reglas del Formulario de Inspección para mantener los vehículos sincronizados con el Formulario de Inspección. Sin embargo, en algunos casos, los vehículos deben habilitarse según criterios que no están disponibles con una Regla del Formulario de Inspección. Para ello, puede usar la función "Actualizar Programación Manualmente" para habilitar o deshabilitar manualmente el Formulario de Inspección para los vehículos.
Para actualizar manualmente un programa de inspección:
- Al ver un formulario de inspección, haga clic en la pestaña Vehículos y horarios .
- Para un vehículo individual, haga clic en el botón Más acciones y seleccione Actualizar programación manualmente .
O, para varios vehículos a la vez, seleccione los vehículos usando las casillas de verificación de la izquierda, luego haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Actualizar programación manualmente .
NOTA: Si está buscando vehículos en la pestaña Vehículos y horarios que NO se hayan habilitado para el formulario de inspección, utilice el filtro Estado del formulario y seleccione Deshabilitado .
3. Marque la casilla de verificación para Habilitar el formulario para vehículos seleccionados (a) o desmárquela para Deshabilitar.
4. Si el formulario está habilitado, puede marcar la casilla de verificación Establecer programación (b) para establecer una programación de inspección para los vehículos seleccionados.
5. Haga clic en el botón Actualizar programación manualmente cuando haya terminado.
La función Actualizar programación manualmente también es útil para ignorar temporalmente las reglas del formulario de inspección.
Por ejemplo, si un vehículo está fuera de servicio, se puede desactivar su Formulario de Inspección para evitar envíos accidentales. Al volver a ponerse en servicio, se pueden revertir las Reglas del Formulario de Inspección, como se muestra a continuación.
Eliminar la anulación manual; volver a las reglas de inspección
Si los horarios del vehículo se actualizan manualmente, se puede revertir a las Reglas del Formulario de Inspección. El vehículo se habilitará según una de las reglas existentes. Si no se aplica ninguna regla, se deshabilitará.
Esto también se puede hacer en la pestaña Vehículos y horarios .
Para vehículos individuales, haga clic en el botón Más acciones y seleccione Revertir a reglas de inspección.
Para varios vehículos, seleccione los vehículos utilizando las casillas de verificación de la izquierda, luego haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Revertir a las reglas de inspección .
O bien, en la página de detalles del vehículo , haga clic en el botón "Más acciones" y seleccione "Administrar formularios de inspección" . Luego, localice el formulario y haga clic en el botón "Más acciones" para volver a las reglas de inspección.
