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PERMISOS: Admins y Propietarios tienen acceso a toda la funcionalidad de Inspeccion. Para los Usuarios Regulares, los permisos están limitados por roles, como por ejemplo sólo poder enviar inspecciones para los Vehículos a los que pueden acceder.
Esta es una introducción a los Formularios de Inspección en Fleetio. Los formularios de inspección se pueden utilizar para, bueno, inspecciones, pero también se pueden utilizar como una forma de recopilar información para procesos relacionados con formularios, como la documentación de daños por accidentes o revisiones generales de vehículos.
Con las Inspecciones Electrónicas, puede hacer un seguimiento del tiempo que tarda un Usuario en rellenar un formulario, adjuntar fotos y comentarios, y utilizar flujos de trabajo para que cuando haya un Asunto, Fleetio haga el trabajo de llamar su atención.
Formularios de inspección
Los formularios de inspección se crean en la aplicación web. Si ya cuenta con un conjunto de inspecciones que su equipo sigue, puede crear formularios de inspección desde cero o crear su propia plantilla y copiarla. Las inspecciones ofrecen diversas opciones para personalizar sus formularios, incluyendo listas desplegables, comprobaciones de aprobado/reprobado, requisitos de fotografía y más. También puede elegir entre varias plantillas disponibles en Fleetio y personalizarlas según sus necesidades.
Para crear un formulario de inspección:
1. Haga clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y seleccione Formularios
2. Haga clic en el botón + Agregar formulario de inspección en la parte superior derecha.
3. Complete los detalles del formulario, seleccione si desea copiar desde una plantilla y luego haga clic en Guardar formulario de inspección.
4. Agregue sus elementos de inspección y luego haga clic en el botón Guardar formulario de inspección .
Una vez que se haya creado un formulario, puedehabilitarlo para vehículos o agregar flujos de trabajo para activar ciertas acciones, como una notificación o cambios en el estado del vehículo.
SUGERENCIA: Puede encontrar instrucciones detalladas para crear un nuevo formulario de inspección en el artículo Inspecciones - Formularios .
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo utilizan sentencias condicionales para activar ciertas acciones. Por ejemplo, si se envía un formulario, se envía un correo electrónico a usuarios específicos. Se pueden agregar flujos de trabajo después de crear un formulario de inspección.
De forma predeterminada, todos los formularios nuevos incluyen un flujo de trabajo que creará un problema en Fleetio cuando falle un elemento de inspección.
Para cambiar o agregar flujos de trabajo después de haber guardado un formulario de inspección, haga clic en la pestaña Flujos de trabajo en el formulario de inspección.
Haga clic en + Agregar flujo de trabajo para crear un nuevo flujo de trabajo, o haga clic en el botón Más acciones y seleccione Editar para cambiar uno existente.
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Inspecciones - Crear flujos de trabajo .
Vehículos y horarios
Una vez creado el formulario de inspección, es necesario habilitarlo para los vehículos. De lo contrario, no aparecerá al intentar completar una inspección.
Hay dos formas de habilitar formularios: una regla de formulario de inspección o una anulación manual .
PERMISOS: Los propietarios y administradores de cuentas pueden habilitar formularios utilizando cualquiera de los métodos, pero cualquier usuario regular con permiso para administrar cronogramas solo puede anular manualmente los cronogramas de inspección.
Los cronogramas le permiten establecer una fecha para la inspección y recibir notificaciones cuando una inspección está "próxima a realizarse" o "vencida".
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Inspecciones - Administrar vehículos y horarios .
Presentaciones de inspección
La mayoría de los usuarios enviarán formularios mediante la aplicación móvil Fleetio Go , pero también puede completar un formulario de inspección mediante la aplicación web o imprimirlo. Los formularios de inspección solo están disponibles si se han habilitado para un vehículo. Una vez enviada la inspección, solo se pueden editar el vehículo y la entrada del medidor mediante la aplicación web.
SUGERENCIA: Obtenga más información en estos dos artículos:
Desde la página Formularios , imprima una copia haciendo clic en el botón "Más acciones" del formulario y luego en "Imprimir" . Los formularios impresos pueden ser útiles para capacitaciones o si desea compartirlos con alguien que no tenga acceso a Fleetio.
Editar envíos de inspección
Fleetio le permite editar SÓLO la entrada del vehículo y del medidor en un envío de inspección.
NOTA: Antes de cambiar el vehículo, debes eliminar cualquier problema ya creado a partir de fallas de artículos y/o asignaciones creadas mediante un flujo de trabajo.
Coloque el cursor sobre el vehículo o la entrada del medidor en la página de envío de inspección y haga clic en el icono Editar . Seleccione un nuevo vehículo en el menú desplegable o introduzca la nueva entrada del medidor y haga clic en el botón Guardar .
IMPORTANTE: Si se cambia el vehículo, los cambios resultantes de los flujos de trabajo no se revertirán. Por ejemplo, si un flujo de trabajo cambia el estado del vehículo, deberá restablecerse manualmente a su estado original.
Duración de la inspección
Fleetio registra el tiempo que tarda un usuario en completar una inspección. Si desea realizar un seguimiento de este tiempo, la duración de cada inspección enviada se muestra en el Historial de Inspecciones, que se encuentra seleccionando "Historial de Inspecciones" en la sección " Inspecciones " del menú lateral izquierdo.
El cronómetro de una inspección comienza cuando el usuario responde al primer elemento del formulario, como la lectura de un medidor. El cronómetro finaliza cuando el usuario selecciona "Enviar" en el formulario. Si, durante la inspección, el usuario selecciona "Reiniciar" , el tiempo comenzará de nuevo.
Inspecciones de eliminación masiva
Fleetio te permite eliminar registros de tu historial de inspecciones de forma masiva. Los registros de inspección antiguos que ya no necesitas se pueden eliminar fácilmente con solo unos clics.
SUGERENCIA: Para facilitar la eliminación masiva, puede filtrar o cambiar la agrupación de inspecciones que desea eliminar.
Consulta Acciones masivas en Fleetio para obtener más información.
Informes de inspección
Hay varias pantallas de listas de inspecciones e informes que le permiten realizar un seguimiento de inspecciones vencidas, envíos y fallas de artículos.
SUGERENCIA: Obtenga más información en el artículo Informes de inspecciones .
Inspecciones en Fleetio Go
Esta sección proporciona información útil a tener en cuenta cuando los usuarios envían inspecciones con Fleetio Go .
Los usuarios habituales, como los conductores, pueden obtener información sobre cómo realizar inspecciones en Fleetio Go en Enviar inspecciones en Fleetio Go .
PERMISOS: Los propietarios y administradores de cuentas pueden enviar inspecciones. Los usuarios regulares deben tener el permiso para enviar inspecciones a través de roles , y sus conjuntos de registros deben tener acceso de edición para el vehículo en cuestión. El permiso para enviar inspecciones también incluye la posibilidad de revisar problemas resueltos de inspecciones anteriores fallidas.
Si un usuario introduce un dato incorrecto en el medidor o envía una inspección para el vehículo equivocado, no podrá realizar las correcciones necesarias en Fleetio Go. Estos cambios solo se pueden realizar en la aplicación web. Consulte la sección "Editar envíos de inspección" más arriba para obtener instrucciones.
Cuando los usuarios envíen elementos de inspección, estas acciones se registrarán en la Actividad del problema , que se puede ver en la aplicación web Fleetio en la página Detalles del problema.
