Tabla de contenido
Índice de formularios de inspección
Haga clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral, luego haga clic en Formularios para ver su índice de formularios de inspección.
Puede utilizar el Índice de formularios de inspección para hacer lo siguiente:
- Ver formularios de inspecciones activas o archivadas (a)
- Buscar (b)
- Formularios de inspección de filtros por formulario de inspección específico, grupo de vehículos o cualquier filtro adicional (c)
- Ordenar (d) el índice por Título , Descripción , Envíos , formularios con Seguimiento de Excepciones de Ubicación y formularios que Impiden el Uso de Fotos Almacenadas
- Cambiar entre el formato de tarjeta y de mesa (e)
- Haga clic en el menú Más acciones (f) en cualquier formulario para editar formularios de inspección , flujos de trabajo , vehículos y horarios , título y configuraciones , o para iniciar una inspección , compartir un enlace de envío , imprimir, hacer una copia , ver historial o archivar.
Agregar formularios de inspección
Hay varias formas de agregar nuevos formularios de inspección:
- Utilice una plantilla de Fleetio.
- Cree un formulario de inspección en blanco y comience desde cero.
- Copie un formulario de inspección existente y modifíquelo según sea necesario.
Para agregar un formulario de inspección:
- Haga clic en Inspecciones > Formularios en la navegación de la barra lateral.
- Haga clic en el botón + Agregar formulario de inspección en la parte superior derecha.
- Introduzca un Título (obligatorio) y una Descripción (opcional).
- (Opcional) Seleccione una plantilla para personalizarla. Las plantillas se rellenan previamente con elementos comunes de la lista de verificación de inspección. Si desea crear un formulario completamente nuevo, deje este campo en blanco.
NOTA: Los flujos de trabajo y los cronogramas no se incluyen en las plantillas, así que añádalos a su nuevo formulario según sea necesario. Si desea incluir flujos de trabajo, consulte la sección del artículo "Copiar un formulario de inspección existente" .
- Elija un color como indicador visual al seleccionar nuevas inspecciones para sus vehículos.
- Seleccione la casilla de verificación para habilitar el seguimiento de excepciones de ubicación .
- (Opcional) Seleccione la casilla de verificación para Evitar el uso de fotos almacenadas si desea impedir que los usuarios agreguen fotos existentes desde la biblioteca/galería del dispositivo; esto fuerza que se tome una nueva foto con la cámara incorporada del dispositivo.
- Seleccione "Guardar formulario de inspección" . Podrá modificar y agregar elementos de inspección.
Agregar elementos de inspección
Una vez que haya creado un formulario, será llevado a una nueva pantalla donde podrá administrar elementos de inspección, cronogramas y flujos de trabajo.
Haga clic en los elementos de inspección en la lista de la derecha para agregarlos a su formulario.
- Puede elegir Fecha/Hora , Menú desplegable , Texto libre , Entrada de medidor , Número , Aprobado/Reprobado , Foto , Firma , o Elementos de inspección de lecturas de neumáticos .
- También puede seleccionar Sección para organizar sus elementos de inspección en grupos.
Al agregar un elemento de inspección:
- Todos los tipos de elementos de inspección requieren una etiqueta de elemento (a) que controla cómo aparece el elemento en la lista de verificación de elementos.
- El tipo de artículo se indica a la derecha (b).
- Marque la casilla para designar el elemento como Obligatorio (c).
- También puede ingresar una descripción breve (d), que se mostrará en el detalle del artículo al realizar la inspección.
Tipos de elementos de inspección
A continuación verá detalles adicionales sobre cada tipo de elemento de inspección individual.
Fecha/Hora
Se utiliza para registrar la fecha y la hora de la inspección; el tipo de elemento Fecha/Hora ofrece un cuadro de texto con instrucciones, así como opciones para requerir Solo Fecha o Fecha y Hora :
Menú desplegable
El tipo de elemento desplegable le permite configurar una lista de elementos entre los cuales el Usuario puede seleccionar.
Agregue instrucciones opcionales (a). Para cada opción, ingrese el nombre que desea mostrar (b) y marque la casilla para indicar si esta opción resultará en un elemento reprobado (c).
Haga clic para Agregar opción (d) para agregar más elementos a la lista desplegable y habilitar una foto o un comentario obligatorio en Aprobado y/o Reprobado (e).
Texto libre
Un elemento de texto libre es simplemente un cuadro de texto abierto donde el usuario puede registrar detalles. Al igual que todos los demás tipos, puede habilitarse como respuesta obligatoria. Añada instrucciones para explicar sus expectativas al usuario:
Elemento de entrada del medidor
Un elemento de entrada de medidor solicita al usuario que registre la lectura actual del medidor del vehículo.
Si un medidor secundario está habilitado para cualquiera de sus vehículos o activos, es posible que necesite un medidor secundario para estos activos.
Como medida de seguridad adicional para garantizar entradas honestas y precisas, puede optar por exigir verificación de fotografía .
NOTA: Requerir verificación de foto solo solicitará a los usuarios que tomen una nueva foto con la cámara de su dispositivo, no brinda una opción para que los usuarios seleccionen una foto de su biblioteca.
Número
El tipo de elemento Número ofrece un cuadro de Instrucciones y la opción de configurar un valor Mínimo y Máximo .
Los elementos se consideran "Aprobados" si el usuario registra un valor dentro del rango permitido y "Reprobados" si el valor está fuera de este rango. Habilite una foto o comentario obligatorio para aprobar o reprobar.
Elemento de aprobación/reprobación
Agregue instrucciones opcionales (a) o ajuste los nombres de las etiquetas para las respuestas Pasa/Rechaza (b).
Habilite una opción N/D como respuesta (c) e indique si se debe requerir una foto o un comentario para cualquier elemento aprobado o reprobado (d).
Foto
El tipo de foto simplemente incluye un cuadro de texto de instrucciones y presenta al usuario una opción para cargar una foto durante el envío de la inspección:
Artículo de firma
El cumplimiento normativo de diversas entidades, como el Departamento de Transporte (DOT), puede requerir la firma del operador. Agregue este tipo de elemento para capturar la imagen de la firma del operador.
Lecturas de neumáticos
El tipo de elemento Lecturas de neumáticos incluye un cuadro de texto de instrucciones y permite a los usuarios ingresar la profundidad de la banda de rodadura (a) y/o la presión de los neumáticos (b) para todos los neumáticos de un vehículo.
Cuando se ingresa un valor mínimo y máximo , los elementos se consideran "Aprobado" si el usuario registra un valor dentro del rango permitido y "Reprobado" si el valor cae fuera de este rango.
Indique si se requiere una foto o un comentario para alguno de los elementos aprobados y/o reprobados (c).
Configuración del eje y número de neumáticos
Como se destaca en el elemento Inspección de lecturas de neumáticos, la cantidad correcta de campos de formulario para la profundidad de la banda de rodadura y la presión de los neumáticos se genera automáticamente en función de la configuración del eje del vehículo y la cantidad de neumáticos.
Esto significa que si el vehículo que se está inspeccionando tiene una configuración de eje RWD 4x2, el formulario de inspección generará automáticamente cuatro campos (uno para cada neumático) para que el usuario ingrese la profundidad de la banda de rodadura y/o la presión de los neumáticos.
Si el vehículo no tiene una configuración de ejes o número de neumáticos establecidos, se le solicitará al Usuario que proporcione esta información al completar la Inspección:
Para la configuración del eje faltante, el Usuario deberá elegir la configuración del eje del vehículo en el menú desplegable y hacer clic en Listo .
Si falta el número de neumáticos, se le solicitará al usuario que agregue neumáticos a Fleetio haciendo clic en el botón Instalar neumáticos .
SUGERENCIA: Puede obtener más información sobre las configuraciones de ejes y neumáticos instalados en el artículo Descripción general de administración de neumáticos .
Sección
Agrupe y organice sus elementos de inspección agregando una etiqueta de encabezado y dividiendo el formulario en secciones.
Completar su formulario de inspección
Una vez que esté satisfecho con sus selecciones, haga clic en el botón Guardar formulario de inspección en la parte superior derecha.
Luego verá el formulario de inspección completo, como se muestra a continuación.
Modificar formularios de inspección: agregar, editar, reordenar o eliminar elementos de inspección
Si necesita realizar cambios en un formulario de inspección existente:
- Haga clic en Inspecciones > Formularios en la navegación de la barra lateral.
- Haga clic en el botón Más acciones en un formulario y seleccione Elementos de inspección .
Al editar elementos de inspección, puede:
- Agregue nuevos elementos de inspección haciendo clic en ellos en el panel de la derecha, como se muestra arriba.
- Haga clic en la etiqueta de un elemento de inspección para editarlo.
- Haga clic y arrastre los puntos de reordenamiento (a) a la izquierda de un elemento para cambiar el orden de los elementos y secciones de inspección.
- Haga clic en las flechas (b) para expandir o contraer cada elemento para editarlo, o haga clic en expandir todo o contraer todo (c) en la parte superior de la página para expandir o contraer todos los elementos.
- Copiar un elemento (d) o eliminarlo (e).
Cuando haya realizado los cambios, haga clic en el botón Guardar formulario de inspección en la parte superior derecha.
Copiar un formulario de inspección existente
En lugar de usar una plantilla o empezar con un formulario de inspección en blanco, también puede crear una copia de un formulario existente. Esto ofrece la ventaja adicional de incluir flujos de trabajo y programaciones en el nuevo formulario.
Haga clic en Inspecciones > Formularios en la navegación de la barra lateral, luego seleccione el botón Más acciones para un formulario y seleccione Hacer una copia .
Introduzca el nombre del nuevo formulario y seleccione si desea incluir flujos de trabajo y programaciones . Haga clic en el botón "Crear nuevo formulario" .
Desde aquí podrás gestionar el nuevo formulario.
Crear un formulario de inspección única
Ocasionalmente, es posible que desee crear una inspección que solo necesite usarse una vez y no según un cronograma.
Por ejemplo, es posible que se incorpore un nuevo vehículo a su flota y desee completar una inspección inmediatamente después de agregar el vehículo, pero nunca más necesite usar el formulario de inspección.
Siga las instrucciones anteriores para crear un nuevo formulario de inspección y agregar elementos de inspección .
En la pestaña Vehículos y Horarios , haga clic en Agregar Vehículos . Asegúrese de que la casilla "Establecer Horario" esté desmarcada y haga clic en Guardar .
El formulario de inspección ahora estará disponible para usarse en inspecciones únicas.
Versiones del formulario de inspección
Cada vez que agrega, edita o elimina elementos de inspección en un formulario, se crea una nueva versión del formulario y la versión anterior de ese formulario se guarda para su referencia.
Para ver la versión de un formulario de inspección:
Haga clic en Inspecciones en la barra de navegación lateral y, a continuación, haga clic en Historial de inspecciones .
Haga clic en un envío de inspección para verlo, luego haga clic en el enlace al formulario de inspección en la sección Detalles de la inspección.
NOTA: Si el envío se realizó utilizando una versión anterior de un formulario, habrá un Etiqueta junto al nombre del formulario. La etiqueta " Versión anterior" también aparecerá junto al nombre del formulario en los Detalles de la inspección.
Para ver el historial de versiones del formulario, haga clic en Versiones en la esquina superior derecha.
En la ventana emergente Versiones, haga clic en un número de versión para ver los detalles de esa versión.
IMPORTANTE: Si un usuario realiza una inspección y el formulario que utiliza está actualizado, no recibirá ninguna notificación hasta que intente enviarla y reciba un error. En ese caso, deberá rehacer la inspección con la nueva versión.
Archivar o eliminar un formulario de inspección
Si ya no necesita usar un formulario de inspección, puede archivarlo para eliminarlo de la lista de activos. También puede eliminarlo permanentemente.
IMPORTANTE: Eliminar un formulario de inspección elimina permanentemente todos los elementos, programaciones y flujos de trabajo creados para él, así como todos los envíos de inspección. Si necesita conservar esta información, puede archivar el formulario.
Desde el índice del formulario de inspección, haga clic en el botón Más acciones del formulario y luego seleccione Archivar.
Seleccione la pestaña Archivados en el Índice de formularios de inspección para ver cualquier formulario archivado.
Los formularios archivados ya no están disponibles para enviar para ningún vehículo en Fleetio Go, pero puede restaurarlos según sea necesario.
Próximos pasos
Ahora que ha creado y editado formularios de inspección, está listo para configurar flujos de trabajo, asignar vehículos y programar cuándo se deben realizar las inspecciones.
SUGERENCIA: Obtenga más información en los artículos Flujos de trabajo y Administrar vehículos y horarios .
Los flujos de trabajo le permiten activar acciones a partir de elementos de inspección, la gestión de vehículos controla qué formularios están disponibles para completar para sus vehículos y los cronogramas determinan el intervalo regular en el que las "alertas vencidas" captarán la atención de sus operadores.
Por último, tome un control más granular de a qué formularios de inspección tienen acceso los usuarios mediante el uso de conjuntos de registros de formularios de inspección.
Si desea que sus operadores se familiaricen más con los formularios de inspección, también puede imprimirlos seleccionando Imprimir en el menú Más acciones en un formulario.
