Table des matières
PERMISSIONS : Les Propriétaires de compte et les Administrateurs peuvent gérer entièrement la liste des Tâches de service de votre compte, mais les Utilisateurs réguliers doivent obtenir l'autorisation de Gestion des utilisateurs par le biais du rôle qui leur a été attribué.
Pour en savoir plus, consultez l'article Rôles et autorisations.
Les tâches de service sont les éléments constitutifs de la maintenance et des réparations enregistrées dans Fleetio. Les Tâches de service peuvent représenter des tâches de Maintenance préventive récurrentes, ainsi que des tâches de réparation ponctuelles non planifiées.
- Exemples de Tâches de service de Maintenance préventive : Remplacement de l'huile et du filtre du moteur, Rotation des pneus et Remplacement du filtre à air de l'habitacle. Pour en savoir plus sur la création d'un calendrier de Maintenance préventive à l'aide des Horaires de service, cliquez ici.
- Exemples de tâches de réparation non planifiées : Réparation du pare-brise, Remplacement du pare-chocs avant et Remplacement du joint de la pompe à eau du radiateur.
Les tâches de service standard sont des tâches d'entretien de flotte couramment effectuées. Votre compte Fleetio est pré-rempli avec une liste de Tâches de service standard, toutes prédéfinies avec la catégorisation VMRS par défaut.
Établissez un calendrier de Maintenance préventive en utilisant des Tâches de service selon des intervalles de temps ou des intervalles basés sur des compteurs. Cela créera des Rappels de service afin que les contacts clés de votre organisation soient avertis par e-mail, par des alertes à l'écran sur l'application Web Fleetio et par des notifications push sur mobile lorsque la maintenance est " bientôt " ou " due ". Résolvez les Rappels de service en enregistrant cette Tâche de service sur un Ordre de travail ou une Entrée de service. Une fois terminées, les Tâches de service seront enregistrées dans l'historique de service d'un véhicule en consignant une Entrée de service ou un Ordre de travail.
ASTUCE : Apprenez-en plus dans la vidéo de formation Tâches de service et problèmes, et consultez l'explication de la terminologie de l'entretien dans l'article Tâches de service vs. problèmes, Entrées de service vs. ordres de travail.
Gérer les tâches de service
Sélectionnez Service > Tâches de service dans le menu latéral gauche pour accéder à l'index des tâches de service. C'est ici que vous gérez les tâches de service standard et que vous pouvez ajouter vos propres tâches, également appelées tâches de service personnalisées.
Ajouter des tâches de service
Les tâches de service peuvent être ajoutées individuellement ou en important les données des tâches de service en masse.
Pour ajouter une tâche de service individuelle :
Cliquez sur + Ajouter une tâche de service dans l'index des tâches de service (illustré ci-dessus) et renseignez les informations suivantes :
Détails
- Nom - Chaque tâche de service doit avoir un nom unique ; Fleetio vous empêchera d'ajouter deux tâches de service portant exactement le même nom.
- Description - Description facultative du service à effectuer.
- Sous-tâches - Identifiez toutes les sous-tâches qui devraient être incluses, faisant de celle-ci une tâche « principale ».
Cliquez sur Continuer.
Recommandations de Fleetio
IMPORTANT : La fonctionnalité Recommandations de Fleetio est actuellement disponible uniquement sur l’application Web Fleetio. Elle n’est pas disponible dans Fleetio Go.
Fleetio vous proposera des recommandations pour les tâches d'entretien standard correspondantes (si disponibles). Cliquez sur le bouton radio pour sélectionner la solution la plus adaptée.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter à pour ajouter la tâche de service à un ordre de travail ou à une entrée de service .
S’il n’y a pas de correspondance, ou si vous souhaitez continuer à créer une tâche de service personnalisée, cliquez sur Non merci .
Parties
Ensuite, vous avez la possibilité de lier les pièces requises pour qu'elles soient automatiquement ajoutées lors de l'utilisation de la tâche de service.
IMPORTANT : La liaison des pièces est une fonctionnalité de tâche de service améliorée disponible uniquement avec le plan Premium Fleetio.
- Utilisez la fonction Recherche (a) pour trouver une pièce spécifique.
- Définissez la quantité (b) que vous prévoyez d'utiliser lors de l'exécution de cette tâche de service.
- Si vous souhaitez supprimer la partie, cliquez sur l'icône de la corbeille (c).
- Répétez les étapes un et deux pour ajouter les pièces supplémentaires nécessaires.
- Cliquez sur Continuer pour accéder à la section Heures de travail prévues.
4. Heures de travail prévues
La section « Heures de travail prévues » vous permet de saisir le temps estimé nécessaire à l'exécution de la tâche de service.
IMPORTANT : Les heures de travail prévues sont une fonctionnalité de tâche de service améliorée disponible uniquement avec le plan Premium Fleetio.
- Saisissez manuellement vos heures dans le champ de texte Heures de travail prévues (a), ou cliquez sur une heure (b) pour la remplir dans le champ.
- Cliquez sur Continuer pour accéder à la catégorisation de la maintenance et terminer votre tâche de service.
CONSEIL : Pour masquer les heures de travail prévues aux utilisateurs qui remplissent les lignes de commande dans l'application Web Fleetio et Fleetio Go, activez l'option « Masquer les heures de travail prévues » dans vos paramètres de maintenance .
Catégorisation de la maintenance
Grâce à la catégorisation de la maintenance avec VMRS , vous pouvez classer vos tâches de service en utilisant la catégorisation recommandée par Fleetio ou en définissant des codes VMRS par défaut. Ces codes seront appliqués aux lignes des ordres de travail et des entrées de service lorsqu'une tâche de service est utilisée. Vous obtiendrez ainsi une visibilité détaillée sur les tendances catégorielles de votre activité de maintenance. Vous pouvez définir les quatre codes VMRS par défaut suivants :
- Catégorie
- Système
- Assemblée
- Composant
- Motif de la réparation
REMARQUE : Si vous ne définissez pas de catégorisation par défaut pour une tâche de service personnalisée, vous pouvez toujours appliquer manuellement des codes lorsque la tâche de service est ajoutée aux ordres de travail ou aux entrées de service dans les détails au niveau de la ligne.
REMARQUE : Lorsque vous appliquez une nouvelle catégorisation VMRS ou mettez à jour une catégorisation existante d’une tâche de service, vous aurez la possibilité soit de mettre à jour tous les éléments de ligne historiques utilisant cette tâche de service, soit de faire en sorte que la catégorisation mise à jour ne prenne effet que pour l’avenir.
Une fois le formulaire de tâche de service rempli, cliquez sur « Enregistrer la tâche de service » en bas de la page.
Importer les tâches de service en masse
Pour ajouter plusieurs nouvelles tâches de service ou pour mettre à jour et modifier plusieurs tâches de service existantes, gagnez du temps et évitez la saisie manuelle de données en tirant parti du processus d'importation de Fleetio.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez le Guide d'importation des tâches de service et les articles « Mise à jour des données via l'importation de fichiers » .
Vous pouvez également mettre à jour en masse la catégorisation de maintenance des tâches de service directement depuis l'index. Pour ce faire :
- Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements dans l' index des tâches de service .
- Cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Mettre à jour les tâches de service .
- Choisissez de mettre à jour les codes Système , Assemblage , Composant et Motif de réparation .
- Ensuite, indiquez si vous souhaitez que ces modifications s'appliquent à tous les éléments de ligne historiques et futurs, ou uniquement aux éléments de ligne futurs.
- Vérifiez que les informations que vous avez ajoutées sont exactes et cliquez sur Confirmer et enregistrer .
CONSEIL : Si vous souhaitez supprimer tous les codes en une seule fois, choisissez « Aucun code » pour chaque section concernée, et la catégorisation sera supprimée pour les enregistrements sélectionnés.
Groupes de tâches de service - Tâches principales et sous-tâches
Les tâches de service peuvent être regroupées afin de ne pas oublier celles qui doivent être effectuées simultanément et de garantir la cohérence de vos données. Un groupe de tâches de service comprend une tâche principale et une ou plusieurs sous-tâches. Survolez une icône dans la liste des tâches de service pour identifier s'il s'agit d'une tâche principale ou d'une sous-tâche. L'ajout d'une tâche principale à une entrée de service ou à un ordre de travail ajoute automatiquement les lignes de détail correspondantes pour chaque sous-tâche. Les informations relatives aux pièces et à la main-d'œuvre peuvent être associées à la tâche principale ou à la sous-tâche à des fins de comptabilité analytique.
Une sous-tâche peut appartenir à plusieurs tâches principales, établissant ainsi différents groupes, mais un seul « niveau » d'imbrication est disponible dans la relation tâche principale/sous-tâche - une sous-tâche ne peut pas agir comme une tâche principale avec ses propres sous-tâches.
L'ajout d'une tâche principale à une entrée de service ou à un ordre de travail génère automatiquement des lignes de détail pour chaque sous-tâche. Les informations relatives aux pièces et à la main-d'œuvre peuvent être associées à la tâche principale ou à la sous-tâche pour une comptabilisation des coûts spécifique.
POINTS IMPORTANTS :
- Si vous utilisez l' importation des entrées de service , la tâche principale et la sous-tâche doivent être incluses dans des colonnes séparées ; les sous-tâches ne sont pas automatiquement incluses avec les tâches principales importées.
- Les rappels de service peuvent être configurés pour les tâches principales, les sous-tâches ou les deux. Ils ne sont considérés comme « résolus » que si la tâche principale ou la sous-tâche correspondante est incluse dans une entrée de service ou un ordre de travail.
- L'ajout ou la suppression d'une sous-tâche d'une tâche principale n'affecte pas les données historiques du système (entrées de service et ordres de travail existants). Ces modifications concernent uniquement les nouvelles entrées de service et les nouveaux ordres de travail.
Consulter l'historique des tâches de service
Pour vérifier si une tâche de service a déjà été modifiée ou quel utilisateur l'a créée, survolez l'enregistrement dans la liste des tâches de service, puis cliquez sur le bouton Plus d'actions et sélectionnez Afficher l'historique de l'enregistrement .
Archiver ou supprimer les tâches de service
Archivez une tâche de service si vous souhaitez conserver son historique tout en la supprimant de la liste des tâches actives. Les tâches archivées ne peuvent pas être ajoutées aux entrées de service ni aux ordres de travail .
Pour archiver une tâche de service, survolez l'enregistrement dans l'index des tâches de service et cliquez sur le bouton « Plus d'actions » . Sélectionnez ensuite « Archiver » . La tâche sera déplacée vers l'onglet « Archivées » .
Pour archiver plusieurs tâches de service, cochez les cases correspondant aux enregistrements que vous souhaitez archiver, cliquez sur le menu déroulant Actions , puis sélectionnez Archiver .
Les tâches associées à des rappels de service actifs ne peuvent pas être archivées. Pour archiver une tâche, supprimez-la de tous les rappels.
Les tâches de service doivent d'abord être archivées avant de pouvoir être supprimées. Seules les tâches personnalisées peuvent être supprimées ; les tâches de service standard peuvent uniquement être archivées.
Lorsque vous supprimez une tâche de service, tous les rappels de service et l'historique de service associés seront également supprimés.
Pour supprimer une tâche de service, accédez à l'onglet Archivé de l'index des tâches de service. Survolez l'enregistrement, cliquez sur le bouton Plus d'actions , puis sélectionnez Supprimer .
Pour supprimer plusieurs tâches de service, accédez à l'onglet « Archivées » de l'index des tâches de service. Cochez les cases pour sélectionner les enregistrements à supprimer, cliquez sur le menu déroulant « Actions » et sélectionnez « Supprimer » .
AUTORISATIONS : Seul le propriétaire du compte peut supprimer en masse les tâches de service archivées.
Fusionner les tâches de service
Il peut arriver que vous ayez besoin de fusionner des tâches de service dans Fleetio. Voyons ci-dessous pourquoi vous pourriez avoir besoin de fusionner des tâches de service :
- Une tâche de service personnalisée avait été ajoutée précédemment, mais Fleetio recommande désormais de la fusionner avec une tâche de service standard.
- Si plusieurs utilisateurs sont autorisés à créer des tâches de service, des doublons peuvent apparaître, ce qui faussera vos rapports. Par exemple, des fautes d'orthographe et des différences de majuscules pourraient entraîner la création d'entrées distinctes pour « Alignment », « alignment » et « Alinement ». Les coûts des pièces et de la main-d'œuvre pour ces tâches, enregistrés dans les entrées de service et les ordres de travail, ne seraient pas consolidés dans un rapport de coûts totaux.
Si vous souhaitez fusionner une tâche de service existante avec la tâche de service standard recommandée par Fleetio :
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Service et sélectionnez Tâches de service .
- Sélectionnez la tâche de service personnalisé en cliquant sur la ligne.
- Dans le panneau de droite, sélectionnez la tâche de service recommandée par Fleetio et cliquez sur Fusionner .
CONSEIL : Si vous devez nettoyer vos données ou éliminer les doublons dus à des erreurs de saisie, consultez l'article « Tâches du service de fusion » pour en savoir plus.
Réinitialisation du rappel de service
Les dates d'échéance des rappels de service et les relevés de compteurs sont recalculés une fois la tâche de service terminée, que ce soit par le biais d'une entrée de service ou d'un ordre de travail.
Si vous avez créé un groupe de tâches de service comme indiqué ci-dessus, un rappel de service n'est nécessaire que pour la tâche principale, qui détermine ensuite les intervalles de récurrence des sous-tâches. Vous pouvez également configurer des rappels pour chaque tâche individuellement.
IMPORTANT : Les rappels de service ne peuvent être réinitialisés avec les entrées de service d’intégration de l’atelier de maintenance que si la tâche de service du rappel de service est connectée à une tâche de service standard .
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article « Présentation des rappels de service » .
Tâches de service améliorées
IMPORTANT : Les fonctionnalités améliorées des tâches de service sont uniquement disponibles avec le forfait Premium Fleetio.
Grâce aux tâches de service améliorées de Fleetio, les flottes peuvent mieux suivre et comprendre les coûts de service en associant les pièces à des tâches de service spécifiques et améliorer la gestion des techniciens et de la charge de travail en incluant les heures de travail prévues.
Comment utiliser ces données
Dans l'index des tâches de service :
L'index des tâches de service contient des colonnes pour :
- Utilisez la fonction « Pièces liées » pour voir rapidement si une tâche de maintenance comporte des pièces liées.
- Cliquez sur « Heures de travail prévues » pour consulter rapidement les heures de travail prévues.
CONSEIL : Apprenez à gérer vos colonnes dans la section « Utilisation de vos données sur une page de liste ».
Les champs « Pièces liées » et « Heures de travail prévues » apparaissent lors de l’exportation de l’index des tâches de service au format CSV et peuvent également être mis à jour via l’importation des tâches de service.
L'index des tâches de service contient des filtres pour :
- Utilisez la fonction « Heures de travail prévues » pour voir quelles tâches de service ont ou non des heures de travail prévues définies, ce qui vous permet de trouver une liste des tâches de service auxquelles des heures de travail prévues doivent être appliquées.
- Utilisez « Heures de travail prévues » pour filtrer l'index en fonction du nombre d'heures de travail pour chaque tâche de service.
- Utilisez « Pièces liées » pour filtrer par nombre de pièces liées à une tâche ou pour filtrer les tâches de service qui n'ont pas de pièces liées afin de trouver une liste des tâches de service qui doivent en avoir.
Dans les rapports :
Les rapports suivants contiennent une colonne intitulée « Heures de travail prévues » :
- Rapport de synthèse des tâches de service
- Rapport de synthèse des travaux des techniciens
- Rapport des entrées de temps de travail
- Rapport de rappels de service
CONSEIL : Apprenez-en davantage sur les rapports dans Fleetio dans la section Vue d'ensemble des rapports .
