En créant des formulaires d'inspection personnalisés, vous pouvez adapter vos inspections aux besoins spécifiques de votre flotte. Suivez les instructions ci-dessous pour créer facilement des formulaires d'inspection pour tous les équipements de votre flotte, des véhicules aux remorques, et bien plus encore.

Consultez vos formulaires d'inspection

Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale, puis sur Formulaires pour afficher l'index de vos formulaires d'inspection.

Vous pouvez utiliser l'index des formulaires d'inspection pour effectuer les opérations suivantes :

1. Consulter les formulaires d'inspection actifs ou archivés
2. Recherchez un formulaire 
3. Filtrez par formulaire d'inspection spécifique, groupe de véhicules, type de véhicule ou filtres supplémentaires.
4. Trier l'index par titre, description ou nombre de soumissions
5. Basculer entre l'affichage par carte et par liste
6. Cliquez sur le bouton « Plus d’actions » de n’importe quel formulaire pour accéder aux options de modification, ou pour lancer une inspection, partager le lien de soumission, imprimer, faire une copie, consulter l’historique ou archiver.

Création d'un formulaire d'inspection

Vous pouvez créer de nouveaux formulaires d'inspection à partir de zéro, avec un modèle ou en copiant un formulaire d'inspection existant .

Pour créer un formulaire à partir de zéro ou à partir d'un modèle :

1. Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale, puis sur Formulaires .
2. Cliquez sur le bouton + Ajouter un formulaire d'inspection en haut à droite.
3. Saisissez un titre (obligatoire) et une description (facultative).
4. (Facultatif) Sélectionnez un modèle à personnaliser. Les modèles sont préremplis avec des éléments de liste de contrôle d'inspection courants. Si vous souhaitez créer un formulaire entièrement nouveau, laissez ce champ vide.

5. Choisissez une couleur comme indicateur visuel lors de la sélection des nouvelles inspections pour vos véhicules.
6. Cochez la case « Activer le suivi des exceptions de localisation » si nécessaire.
7. Cochez la case « Empêcher l'utilisation des photos enregistrées » pour empêcher les utilisateurs d'ajouter des photos existantes depuis la bibliothèque/galerie de l'appareil ; cela obligera à prendre une nouvelle photo avec l'appareil photo intégré.
8. Sélectionnez « Enregistrer le formulaire d'inspection » . Vous pourrez ensuite modifier et ajouter des éléments d'inspection.

Ajouter des éléments d'inspection

Une fois le formulaire créé, vous serez redirigé vers une nouvelle page pour ajouter et gérer les éléments d'inspection.

Cliquez sur les types d'éléments d'inspection dans la liste de droite pour les ajouter à votre formulaire.

Types d'éléments d'inspection

Lorsque vous ajoutez un type d'élément d'inspection, celui-ci apparaît dans la fenêtre principale.

Chaque type d'élément d'inspection commence par les mêmes informations de base :

1. Chaque type d'élément d'inspection nécessite une étiquette . Celle-ci détermine le nom de l'élément que l'utilisateur verra lors de l'inspection.
2. Le type d'article est indiqué à droite.
3. Cochez la case pour indiquer que l'élément est requis pour effectuer l'inspection.
4. Saisissez une brève description , qui sera affichée dans les détails de l'article lors de l'inspection.

Développez chaque section ci-dessous pour en savoir plus sur les différents types d'éléments d'inspection :

Date/Heure

Utilisé pour enregistrer la date et l'heure de l'inspection, le type d'élément Date/Heure offre une zone de texte d'instructions, ainsi que des options permettant d'exiger uniquement la date ou la date et l'heure :

 

 

Dérouler

Le type d'élément « Liste déroulante » vous permet de configurer une liste d'éléments parmi lesquels l'utilisateur peut sélectionner.

Ajoutez des instructions facultatives (a). Pour chaque choix, saisissez le nom que vous souhaitez afficher (b) et cochez la case pour indiquer si ce choix entraînera un échec (c).

Cliquez sur Ajouter un choix (d) pour ajouter plus d'éléments à la liste déroulante et activer une photo ou un commentaire obligatoire sur Réussi et/ou Échec (e).

 

 

Texte libre

Un champ de texte libre est simplement une zone de texte ouverte permettant à l'utilisateur de saisir des informations. Comme tous les autres types de champs, il peut être rendu obligatoire. Ajoutez des instructions pour expliquer vos attentes à l'utilisateur :

 

 

Ajustement des stocks

DISPONIBILITÉ DU FORFAIT : L’élément d’inspection d’ajustement d’inventaire est uniquement disponible avec le forfait Premium Fleetio.

 

L'élément « Ajustement d'inventaire » permet à l'utilisateur de sélectionner les pièces et les quantités de pièces utilisées lors d'une inspection.

Une fois l'inspection soumise, Fleetio ajustera automatiquement votre stock de pièces pour tenir compte des pièces utilisées.

REMARQUE : L'élément d'ajustement des stocks est uniquement disponible pour les comptes utilisant les méthodes d'inventaire à prix statique ou à coût moyen .

 

L'élément « Ajustement d'inventaire » comprend un champ de texte permettant de saisir des instructions facultatives destinées à guider les utilisateurs.

Lors de l'inspection, les utilisateurs peuvent sélectionner l'emplacement de la pièce, les pièces et la quantité utilisée :

 

 

Article d'entrée de compteur

Un élément de saisie de compteur invite l'utilisateur à enregistrer le relevé actuel du compteur du véhicule.

Si un compteur secondaire est activé pour l'un de vos véhicules ou actifs, vous pouvez exiger un compteur secondaire pour ces actifs.

Pour garantir en outre l'honnêteté et l'exactitude des informations saisies, vous pouvez choisir d' exiger une vérification par photo .

REMARQUE : L'option « Exiger la vérification par photo » invite uniquement les utilisateurs à prendre une nouvelle photo avec l'appareil photo de leur appareil ; elle ne leur offre pas la possibilité de sélectionner une photo dans leur bibliothèque.

 

 

Nombre

Le type d'élément Nombre propose une zone d'instructions et la possibilité de configurer une valeur minimale et une valeur maximale .

Les éléments sont considérés comme « Réussis » si l'utilisateur enregistre une valeur comprise dans la plage autorisée et comme « Échecs » si la valeur est hors de cette plage. Activez l'option permettant d'exiger une photo ou un commentaire pour la réussite et/ou l'échec.

 

 

Élément réussi/échoué

Ajouter des instructions facultatives (a), ou ajuster les noms des étiquettes pour les réponses Réussite/Échec (b).

Activez une option N/A comme réponse (c) et indiquez si une photo ou un commentaire doit être requis pour les éléments de réussite et/ou d'échec (d).

 

 

Photo

Le type Photo comprend simplement une zone de texte d'instructions et offre à l'utilisateur la possibilité de télécharger une photo lors de la soumission de l'inspection :

 

 

Lecture des pneus

Le type d'élément « Lecture des pneus » comprend une zone de texte d'instructions et permet aux utilisateurs de :

1. Saisissez la profondeur de sculpture de tous les pneus du véhicule.
2. Saisissez la pression de tous les pneus du véhicule.
3. Indiquez si une photo ou un commentaire doit être requis pour les éléments validés et/ou non validés.

Lorsque vous saisissez une valeur minimale et maximale , les éléments sont considérés comme « réussis » si l’utilisateur enregistre une valeur comprise dans la plage autorisée et comme « échoués » si la valeur est en dehors de cette plage.

Configuration des essieux et nombre de pneus

Comme indiqué dans l'élément d'inspection des lectures des pneus, le nombre correct de champs de formulaire pour la profondeur de la bande de roulement et la pression des pneus est généré automatiquement en fonction de la configuration des essieux du véhicule et du nombre de pneus.

Cela signifie que si le véhicule inspecté possède une configuration d'essieu 4x2 RWD, le formulaire d'inspection générera automatiquement quatre champs (un pour chaque pneu) permettant à l'utilisateur de saisir la profondeur de la bande de roulement et/ou la pression des pneus.

Si le véhicule ne comporte pas de configuration d'essieux ou de nombre de pneus, l'utilisateur sera invité à fournir ces informations lors de l'inspection :

En cas de configuration d'essieu manquante, l'utilisateur devra choisir la configuration d'essieu du véhicule dans le menu déroulant et cliquer sur Terminé .

Si le nombre de pneus est manquant, l'utilisateur sera invité à ajouter des pneus à Fleetio en cliquant sur le bouton « Installer les pneus » .

CONSEIL : Vous trouverez plus d'informations sur les configurations d'essieux et les pneus installés dans l'article « Vue d'ensemble de la gestion des pneus » .

 

 

Section

Regroupez et organisez vos éléments d'inspection en ajoutant une étiquette d'en-tête pour diviser le formulaire en sections.

 

 

Remplir votre formulaire d'inspection

Une fois vos sélections validées, cliquez sur le bouton « Enregistrer le formulaire d'inspection » en haut à droite.

Vous verrez alors le formulaire d'inspection complet, comme indiqué ci-dessous.

Prochaines étapes

Après avoir créé un formulaire d'inspection, vous êtes prêt à configurer les flux de travail, à affecter les véhicules et à planifier la date et l'heure de l'inspection.

Les flux de travail vous permettent de déclencher des actions à partir des éléments d'inspection, la gestion des véhicules contrôle les formulaires disponibles pour vos véhicules et les calendriers déterminent l'intervalle régulier auquel les « alertes dues » attireront l'attention de vos opérateurs.

Vous pouvez également contrôler plus précisément les formulaires d'inspection auxquels les utilisateurs ont accès en utilisant les ensembles d'enregistrements de formulaires d'inspection.

Si vous souhaitez que vos opérateurs se familiarisent davantage avec les formulaires d'inspection, vous pouvez également les imprimer en sélectionnant Imprimer dans le menu Plus d'actions d'un formulaire.

Copier un formulaire d'inspection existant

Au lieu d'utiliser un modèle ou de partir d'un formulaire d'inspection vierge, vous pouvez également copier un formulaire existant. Cela présente l'avantage supplémentaire d'inclure les flux de travail et les calendriers dans le nouveau formulaire.

Pour copier un formulaire d'inspection :

1. Cliquez sur Inspections > Formulaires dans la barre de navigation latérale.
2. Cliquez sur le bouton Plus d'actions pour un formulaire et sélectionnez Créer une copie .

3. Saisissez le nouveau nom du formulaire et choisissez si vous souhaitez inclure les flux de travail et les calendriers .

4. Cliquez sur le bouton « Créer un nouveau formulaire » .

Une fois créé, vous pouvez modifier le formulaire selon vos besoins.

Modifier les éléments d'inspection

Si vous devez apporter des modifications à un formulaire d'inspection existant :

1. Cliquez sur Inspections > Formulaires dans la barre de navigation latérale.
2. Cliquez sur le bouton Plus d'actions d'un formulaire et sélectionnez Éléments d'inspection .

Lors de la modification des éléments d'inspection, vous pouvez :

• Ajoutez de nouveaux éléments d'inspection en cliquant dessus dans le panneau de droite.
• Cliquez sur l'étiquette d'un élément d'inspection pour la modifier.

1. Cliquez et faites glisser les points de réorganisation situés à gauche d'un élément pour modifier l'ordre des éléments et sections d'inspection.
2. Cliquez sur la flèche pour développer ou réduire un élément.
3. Cliquez sur Développer tout ou Réduire tout en haut de la page pour développer ou réduire tous les éléments.
4. Copier l'élément
5. Supprimer l'élément

Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur le bouton « Enregistrer le formulaire d'inspection » en haut à droite.

Versions du formulaire d'inspection

Chaque fois que vous ajoutez, modifiez ou supprimez des éléments d'inspection sur un formulaire, une nouvelle version du formulaire est créée et la version précédente est enregistrée pour votre référence.

REMARQUE : Les soumissions d'inspection effectuées à l'aide d'une version antérieure d'un formulaire comporteront une étiquette version antérieure à côté du nom du formulaire dans les détails de l'inspection.

Pour consulter la version d'un formulaire d'inspection :

1. Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale, puis sur Formulaires .
2. Repérez le formulaire d'inspection dans l'index, puis cliquez sur le bouton Plus d'actions et sélectionnez Afficher l'historique .

3. Dans la fenêtre contextuelle Historique des versions, cliquez sur un numéro de version pour afficher cette version du formulaire.

Créer un formulaire d'inspection ponctuelle

Il peut arriver que vous souhaitiez créer une inspection qui ne soit utilisée qu'une seule fois et non de manière planifiée.

Par exemple, vous pouvez ajouter un nouveau véhicule à votre flotte et souhaiter effectuer une inspection immédiatement après son ajout, mais vous n'aurez plus besoin d'utiliser le formulaire d'inspection.

Commencez par suivre les instructions ci-dessus pour créer un nouveau formulaire d'inspection , y compris l'ajout des éléments d'inspection.

Une fois terminé, dans l'onglet Véhicules et horaires , cliquez sur Ajouter des véhicules . Assurez-vous que la case Définir l'horaire est décochée , puis cliquez sur Enregistrer .

Le formulaire d'inspection sera désormais disponible pour les inspections ponctuelles.

Archiver ou supprimer un formulaire d'inspection

Si vous n'avez plus besoin d'utiliser un formulaire d'inspection, vous pouvez l'archiver pour le retirer de la liste des formulaires actifs. Un formulaire archivé peut également être supprimé définitivement.

Les formulaires d'inspection archivés ne sont plus disponibles pour être soumis pour quelque véhicule que ce soit.

Pour archiver un formulaire d'inspection :

1. Dans l'index du formulaire d'inspection, cliquez sur le bouton Plus d'actions du formulaire, puis sélectionnez Archiver.

Gérer les formulaires d'inspection archivés

Sélectionnez l'onglet « Archivés » dans l'index des formulaires d'inspection pour consulter les formulaires archivés.

Restaurez ou supprimez définitivement les formulaires en cliquant sur le bouton Plus d'actions .