Table des matières
CONSEIL : les instructions de cet article décrivent les bases de la gestion des Horaires et de la configuration d'un calendrier récurrent simple. Les rubriques relatives à la programmation avancée comprennent des options permettant d'autoriser une soumission anticipée, de retarder la date de début de la programmation, et bien plus encore. Pour en savoir plus, consultez la section Inspections - Sujets de programmation avancés.
IMPORTANT : Les Horaires d'inspection ne sont pas disponibles dans le plan Essential.
Pour qu'un formulaire d'inspection soit disponible pour un Véhicule, le formulaire doit être activé pour le Véhicule. Le formulaire d'inspection ne peut pas être soumis pour les Véhicules dont le formulaire est désactivé. Les formulaires d'inspection peuvent être activés automatiquement pour les véhicules à l'aide d'une règle de formulaire d'inspection ou en éditant manuellement le calendrier.
Où gérer les calendriers d'inspection
Formulaire d'inspection - Véhicules et calendriers
AUTORISATIONS : Les propriétaires et administrateurs du compte peuvent gérer les règles du formulaire d’inspection et les véhicules activés manuellement dans la section « Véhicules et calendriers » du formulaire d’inspection.
Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale, puis sur Formulaires .
Localisez le formulaire, puis cliquez sur son bouton Plus d'actions et sélectionnez Véhicules et horaires .
Aperçu du véhicule
AUTORISATIONS : Les utilisateurs réguliers, disposant de l'autorisation de gérer les plannings en fonction de leur rôle, peuvent mettre à jour manuellement les plannings des véhicules qu'ils peuvent modifier dans leurs ensembles d'enregistrements .
Cliquez sur Véhicules dans la barre de navigation latérale, puis sur Liste des véhicules .
Cliquez sur le véhicule dans la liste pour afficher sa page de détails .
Cliquez sur le bouton « Plus d’actions » en haut de la page et sélectionnez « Gérer les formulaires d’inspection ».
Localisez le formulaire d'inspection, cliquez sur le bouton Plus d'actions , et sélectionnez Mettre à jour la planification manuellement .
Règles du formulaire d'inspection
AUTORISATIONS : Seuls les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent gérer les règles du formulaire d'inspection.
Les règles du formulaire d'inspection activeront ou désactiveront automatiquement les véhicules en fonction des critères spécifiés dans la règle.
Les règles des formulaires d'inspection sont la solution privilégiée pour synchroniser les véhicules avec un formulaire d'inspection. Ces règles peuvent s'appliquer à tous les véhicules ou à un sous-ensemble de véhicules en fonction de leur type ou de leur groupe .
Par exemple, une règle peut être utilisée pour s'assurer que seuls les véhicules de type « camion » sont autorisés dans le formulaire d'inspection. Tous les autres véhicules resteront désactivés, sauf s'ils sont modifiés manuellement.
IMPORTANT : Si une règle est basée sur un groupe ou un type de véhicule et qu’un groupe ou un type de véhicule est modifié, les inspections activées seront mises à jour en conséquence. Les nouveaux véhicules ajoutés à un compte seront soumis aux inspections si les critères de la règle sont remplis.
Pour créer une règle :
- Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale, puis sélectionnez Formulaires .
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions du formulaire que vous souhaitez modifier et sélectionnez Véhicules et horaires .
- Cliquez sur + Ajouter des véhicules .
- Choisir Tous les véhicules ou par attribut du véhicule :
REMARQUE : Une règle de formulaire d’inspection ne sera créée que lors de la sélection groupée de véhicules avec l’ option « Tous les véhicules » ou « Certains véhicules » . L’ajout de véhicules à l’aide de l’ option « Véhicules spécifiques » ajoutera manuellement chaque véhicule au formulaire d’inspection.
Si vous choisissez « Tous les véhicules » , tous les véhicules de votre compte Fleetio, ainsi que tous les nouveaux véhicules que vous ajouterez ultérieurement, seront activés pour le formulaire d'inspection.
Si vous choisissez Par attribut du véhicule , utilisez la première liste déroulante (a) pour sélectionner Type ou Groupe , puis utilisez la deuxième liste déroulante (b) pour sélectionner un ou plusieurs types ou groupes de véhicules.
Si vous souhaitez utiliser à la fois le type et le groupe, cliquez sur + Ajouter une condition (c).
Si vous utilisez à la fois Type et Groupe, vous pouvez également choisir l'opérateur ET/OU pour la sélection afin d'appliquer plusieurs critères.
- ET - s'applique uniquement aux véhicules présentant à la fois le type ET le groupe indiqués
- OU - s'applique à tout véhicule du type OU du groupe indiqué
Si vous souhaitez que les véhicules sélectionnés remplissent le formulaire d'inspection « au besoin », vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer les véhicules pour terminer la configuration de la règle.
Si vous souhaitez que les véhicules sélectionnés remplissent le formulaire d'inspection selon un calendrier établi, passez à la section « Établir un calendrier d'inspection » ci-dessous.
Établir le calendrier d'inspection
Cochez la case « Définir la planification » pour définir une planification quotidienne , hebdomadaire , mensuelle ou annuelle .
Si vous ne souhaitez pas inscrire le ou les véhicules sélectionnés à un calendrier de suivi temporel, laissez cette case DÉCOCHÉE . Les véhicules pourront toujours consulter le formulaire d'inspection dans Fleetio Go et pourront le soumettre au besoin, mais les mentions « À faire prochainement », « À faire » ou « En retard » n'apparaîtront jamais.
Fréquence des formulaires d'inspection
Définissez la fréquence selon l'intervalle réglementaire ou le calendrier prévu pour le formulaire concerné. L'aperçu des prochaines échéances générera une liste de dates d'inspection en fonction des intervalles que vous avez définis.
Pour toute périodicité autre que « Quotidienne », un menu déroulant vous permettra de choisir la date de soumission du formulaire . Utilisez cette option si vous souhaitez que le formulaire doive toujours être soumis à une date précise, par exemple le jeudi toutes les deux semaines ou le 9 de chaque mois. Sinon, laissez l'option « À tout moment » sélectionnée.
Si vous sélectionnez « À une date précise » , vous pouvez également cocher la case « Autoriser la soumission anticipée » pour permettre aux utilisateurs de soumettre leurs inspections en avance tout en respectant la date limite, ce qui résoudra le problème du statut d'inspection « À rendre prochainement ». Indiquez le nombre de jours dans le champ « Jours d'avance » .
Retarder le début du programme
La case à cocher « Définir un démarrage différé » vous permet de reporter la première inspection prévue ou de suspendre temporairement une planification active.
Activer les notifications de rappel
La case à cocher « Activer les notifications de rappel » permet à Fleetio d'envoyer une notification de rappel au conducteur responsable du véhicule avant la date d'échéance de l'inspection. Pour recevoir ces notifications, l'utilisateur doit avoir activé cette option dans ses paramètres de notification .
Une fois les paramètres de planification configurés, la section Résumé vous donne un aperçu de la planification et des notifications de rappel que vous avez définies.
Une fois votre configuration terminée, cliquez sur le bouton Enregistrer les véhicules .
Hiérarchie des règles d'inspection
Plusieurs règles d'inspection peuvent être créées pour une même inspection. Si un véhicule correspond aux critères de plusieurs règles, Fleetio appliquera le calendrier d'inspection le plus pertinent dans la liste.
Faites glisser les règles sur l'index du formulaire d'inspection pour les réorganiser de haut en bas par ordre de priorité :
Modifier ou supprimer une règle d'inspection
Cliquez sur le bouton « Plus d’actions » pour modifier ou supprimer une règle existante.
Règle d'inspection de remplacement : Mise à jour manuelle du calendrier
AUTORISATIONS : Les utilisateurs réguliers ont besoin de l’autorisation « Gérer les plannings » pour pouvoir mettre à jour manuellement les plannings d’inspection.
Dans la mesure du possible, il convient d'utiliser les règles du formulaire d'inspection pour synchroniser les véhicules avec ce dernier. Toutefois, dans certains cas, l'activation des véhicules doit se faire selon des critères non pris en charge par les règles du formulaire d'inspection. Pour pallier ce problème, vous pouvez utiliser la fonction « Mise à jour manuelle du calendrier » afin d'activer ou de désactiver manuellement le formulaire d'inspection pour les véhicules.
Pour mettre à jour manuellement un calendrier d'inspection :
- Pour consulter un formulaire d'inspection, cliquez sur l'onglet Véhicules et calendriers .
- Pour un véhicule en particulier, cliquez sur le bouton Plus d'actions et sélectionnez Mettre à jour le calendrier manuellement .
OU, pour plusieurs véhicules à la fois, sélectionnez les véhicules à l'aide des cases à cocher à gauche, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Mettre à jour la planification manuellement .
REMARQUE : Si vous recherchez des véhicules dans l’onglet Véhicules et calendriers qui n’ont PAS été activés pour le formulaire d’inspection, utilisez le filtre État du formulaire et sélectionnez Désactivé .
3. Cochez la case pour activer le formulaire pour les véhicules sélectionnés (a), ou décochez-la pour le désactiver.
4. Si le formulaire est activé, vous pouvez cocher la case Définir le calendrier (b) pour définir un calendrier d'inspection pour les véhicules sélectionnés.
5. Cliquez sur le bouton « Mettre à jour le planning manuellement » lorsque vous avez terminé.
La fonction « Mise à jour manuelle du calendrier » est également utile pour ignorer temporairement les règles du formulaire d'inspection.
Par exemple, si un véhicule est hors service, son formulaire d'inspection peut être désactivé afin d'éviter toute soumission accidentelle. Lorsque le véhicule est remis en service, les règles relatives au formulaire d'inspection peuvent être rétablies, comme indiqué ci-dessous.
Supprimer le mode de dérogation manuelle ; rétablir les règles d’inspection
Si les plannings des véhicules sont mis à jour manuellement, il est possible de rétablir les règles du formulaire d'inspection. Le véhicule sera alors activé selon l'une des règles existantes. Si aucune règle ne s'applique, il sera désactivé.
Cela peut également être fait dans l'onglet Véhicules et horaires .
Pour chaque véhicule, cliquez sur le bouton Plus d'actions et sélectionnez Revenir aux règles d'inspection .
Pour plusieurs véhicules, sélectionnez les véhicules à l'aide des cases à cocher à gauche, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Revenir aux règles d'inspection .
Sur la page de détails du véhicule , cliquez sur le bouton « Plus d'actions » et sélectionnez « Gérer les formulaires d'inspection ». Localisez ensuite le formulaire et cliquez à nouveau sur le bouton « Plus d'actions » pour revenir aux règles d'inspection.
