FAQ : Réseau d'ateliers de maintenance

Lorsque vous commencerez à utiliser le Réseau de magasins d'entretien de Fleetio, vous aurez peut-être des questions sur le fonctionnement du réseau. Consultez les FAQ suivantes pour vous familiariser avec le processus.

Gérez efficacement les activités de maintenance externe de votre flotte et accédez instantanément aux données de service. Automatisez entièrement vos flux d'autorisation et transactionnels, tout en conservant le contrôle et la visibilité en temps réel de toutes les activités de maintenance. Visionnez la vidéo ci-dessous pour découvrir le processus Maintenance Shop Network de A à Z :

Général

Q : Combien coûte l'utilisation du réseau Maintenance Shop Network ?
R : Il est inclus dans votre abonnement Fleetio pour les formules suivantes : Professionnel et Premium.
Q : Mon FMC négocie les réparations en mon nom ; est-ce un service proposé par Fleetio ?
A: Nous pensons qu'il est important de vous laisser le contrôle sur l'approbation des ordres de réparation (et la possibilité de le faire en quelques secondes !). Vous pouvez paramétrer l'approbation automatique des interventions en fonction du prix ou du type de service. Fleetio a négocié des tarifs préférentiels avec certains prestataires de maintenance nationaux, mais nous ne négocions pas les services pour chaque ordre de réparation.
Q : Comment puis-je me connecter à Auto Integrate ?
A : Depuis Fleetio, sélectionnez le lien rapide « Accéder à l’intégration automatique » sur le tableau de bord « Paiements de la boutique » . Fleetio utilise l’authentification unique pour vous connecter automatiquement à l’intégration automatique avec vos identifiants Fleetio.
Q : Comment suis-je informé des réparations nécessitant mon approbation ?
A : Vous pouvez recevoir différentes notifications d'ordre de réparation par courriel ou SMS. Ces notifications contiennent un lien vers un portail en ligne où vous pouvez approuver ou refuser chaque élément de la commande.
Q : Comment fonctionnent les approbations automatiques ?
A : Créez des règles personnalisées pour approuver ou refuser automatiquement les types de services en fonction du coût, du prestataire ou de certains articles. Par exemple, vous pouvez configurer des règles pour approuver toute transaction inférieure à 75 $ ou pour approuver systématiquement les transactions effectuées chez Bob's Auto. Vous pouvez également refuser automatiquement des articles comme les essuie-glaces afin d'éviter que les garages ne les facturent en douce sur un ordre de réparation.
Q : Puis-je envoyer des ordres de travail à un atelier externe ? (Au lieu que l'atelier crée un ticket pour moi, puis-je le leur envoyer avec tous les services souhaités ?)
R : Non. Bien qu'un client puisse configurer des approbations automatiques pour le service, il ne peut pas créer de manière proactive des ordres de réparation pour l'atelier.
Q : Que constate l'atelier sur le véhicule lorsqu'il y entre ?
A : Le prestataire de services peut consulter l'historique d'entretien d'un véhicule, mais ne peut pas voir qui a effectué les travaux ni le prix. Cette transparence permet au garage de ne pas recommander des services récemment réalisés. Les garages n'ont pas accès aux données de votre compte Fleetio.
Q : Vais-je recevoir toutes les factures même si vous avez regroupé ma facture ?
A : Chaque facture, avec le détail de chaque ligne, est automatiquement intégrée à Fleetio en tant qu'entrée de service. Vous recevez un relevé unique et consolidé chaque mois (au lieu de régler chaque facture individuellement), ce qui simplifie votre gestion administrative. Vous approuvez chaque ordre de réparation et conservez ainsi un contrôle comptable total.
Q : Je crains que cela ne soit difficile à adopter pour ma flotte. Comment se déroule le déploiement ?
A : Une fois vos paramètres optimisés, le déploiement auprès des conducteurs et du personnel de la flotte est simple. Nous mettons à leur disposition des ressources de formation pour qu'ils aient toujours accès aux informations de référence, et nous restons disponibles pour les assister.

• Ressources de formation des conducteurs
• Informations détaillées sur la facturation et les finances

Le réseau et les services des prestataires de maintenance

Q : Comment mes ateliers sauront-ils que je suis client de Fleetio lorsque mes chauffeurs viendront pour l'entretien ?
A: Maintenance Shop Network propose une carte d'identification de véhicule optionnelle que vos conducteurs peuvent présenter à l'atelier. L'application mobile Fleetio Go inclut une carte d'identification de véhicule à l'écran, ainsi qu'une assistance supplémentaire pour les conducteurs. Cette carte est personnalisable via les paramètres de votre compte. Vous pouvez également imprimer des exemplaires papier de vos cartes d'identification de véhicule pour les conducteurs ne disposant pas d'appareil mobile.
Q : Comment puis-je voir quelles boutiques font partie du réseau ?
A : Consultez l' annuaire et saisissez le nom du magasin et le code postal.
Q : Quelle est la différence entre une boutique vérifiée, une boutique non vérifiée et une boutique indisponible dans l'annuaire ?
A: Les boutiques vérifiées sont déjà connectées au réseau, utilisent l'intégration automatique et peuvent traiter immédiatement les transactions. Les boutiques non vérifiées utilisent l'intégration automatique, mais n'ont pas signé de contrat Fleetio. Les boutiques indisponibles ne sont pas enregistrées auprès de l'intégration automatique.
Q : Comment puis-je convaincre les magasins avec lesquels je travaille déjà de rejoindre le réseau ?
A: Rejoindre le réseau est un processus simple qui rend votre atelier visible et vous permet de réaliser des transactions avec des milliers de véhicules gérés par Fleetio. L'inscription est gratuite et sans engagement, et elle simplifie et accélère la communication avec les flottes concernant les approbations. Nous aurons simplement besoin de quelques informations pour les inscrire sur notre réseau. Plus d'avantages sont présentés ici .
Q : Qui contacte mon magasin pour les installer ?
R : Vous obtiendrez probablement une réponse plus rapide en les invitant personnellement. Vous pouvez inviter des boutiques via l' annuaire des boutiques ou la liste des fournisseurs de votre tableau de bord Fleetio. Le bouton « Inviter une boutique » vous permet d'envoyer une invitation par e-mail à une boutique indépendante indisponible. Dans certains cas, une alerte supplémentaire peut s'afficher, indiquant que la boutique n'est pas vérifiée et qu'elle doit simplement remplir des formulaires supplémentaires pour le paiement. Vous pouvez continuer à proposer vos services dans ces boutiques. Pour toute question, contactez l'assistance Fleetio.
Q : Y a-t-il des frais pour la boutique ?
R : Oui. Le magasin paie 4,35 % sur chaque transaction + 0,95 centime, ce qui est très similaire aux frais qu'il paie sur les transactions par carte de crédit.
Q : Le magasin me répercutera-t-il ces frais ?
R : La plupart des commerces ne répercutent pas les frais de traitement, mais dans de rares cas, ils peuvent décider de vous les facturer. Si vous payez déjà par carte bancaire, la différence avec les frais de transaction est minime. Il est préférable de vous renseigner directement auprès du commerce concerné.

Facturation

Q : Puis-je utiliser Maintenance Shop Network sans créer de compte de facturation ?
R : Oui ! Vous pouvez créer un compte de facturation de maintenance auprès de Corporate Billing, une division de SouthState Bank NA (« cbCharge ») ou ajouter une carte de crédit comme mode de paiement.
Q : Comment puis-je configurer un compte de facturation de maintenance ?
A : Commencez par remplir le formulaire de configuration dans votre compte Fleetio comme indiqué ici .
Q : Comment fonctionne le compte de facturation de maintenance ?
A : Lorsqu'un atelier de maintenance externe traite une transaction via le réseau d'ateliers de maintenance Fleetio, le montant total des travaux approuvés est ajouté au solde dû de votre compte de facturation de maintenance . Vous n'avez aucun paiement à effectuer sur place au moment de l'intervention.
Q : Y a-t-il des frais ou des coûts associés à l'utilisation de Maintenance Shop Network ou à la mise en place d'un mode de paiement ?
A: Les transactions effectuées via un compte de facturation d'entreprise sont sans frais ni coûts, et ne comportent ni frais de retard, ni intérêts, ni frais cachés. Les paiements par carte de crédit entraînent des frais de 1,5 % facturés à votre flotte pour chaque transaction.