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AUTORISATIONS : Seuls les propriétaires et administrateurs du compte peuvent définir des champs personnalisés et paramétrer les restrictions d’accès pour les utilisateurs . Pour en savoir plus, consultez l’article « Rôles et autorisations des utilisateurs » .
Fleetio propose de nombreux champs prédéfinis pour stocker les détails de différentes données. Vous pouvez également suivre des informations supplémentaires grâce aux champs personnalisés , qui vous permettent de les enregistrer et de les analyser.
Des champs personnalisés sont disponibles pour les contacts, les outils, les notes de frais, les entrées de carburant, les problèmes, les pièces, les détails d'achat, les bons de commande, les entrées de service, les véhicules, les affectations de véhicules, les rappels de renouvellement de véhicules, les fournisseurs et les ordres de travail.
IMPORTANT : Le nombre de champs personnalisés disponibles varie selon votre abonnement Fleetio. Les champs personnalisés ne sont pas disponibles avec l’abonnement Essentiel. L’abonnement Professionnel inclut 50 champs personnalisés. Tous les autres abonnements Fleetio incluent un nombre illimité de champs personnalisés.
REMARQUE : Si vos utilisateurs utilisent Fleetio Go en espagnol, les champs personnalisés créés en anglais ne seront pas traduits et s’afficheront en anglais. Pour en savoir plus, consultez la documentation Fleetio Go en espagnol destinée aux administrateurs .
Ajouter des champs personnalisés
IMPORTANT : Dans la mesure du possible, évitez de modifier les champs personnalisés en adoptant une stratégie et une planification rigoureuses. Consultez la section « Modifier ou supprimer des champs personnalisés » de cet article pour comprendre les conséquences importantes de toute modification apportée à ces champs.
Pour ajouter un champ personnalisé :
- Accédez à votre menu Compte et sélectionnez Paramètres.
- Dans la barre latérale Paramètres, cliquez sur Gestion des champs dans la section Organisation.
- Sélectionnez le type d'enregistrement pour le champ personnalisé en haut de la page, puis cliquez sur le bouton + Ajouter un champ .
- Remplissez le formulaire Ajouter un champ :
Type d'enregistrement
Sélectionnez le type d'enregistrement. Si vous souhaitez utiliser le même champ personnalisé pour les véhicules et les outils, créez deux champs personnalisés distincts, un pour chaque type d'enregistrement.
Type de véhicule
Si vous sélectionnez le type d'enregistrement « Véhicule », vous pourrez choisir les types de véhicules pour le champ personnalisé. Le cas échéant, ce champ apparaîtra sur les pages de détails des types de véhicules sélectionnés, lors de l'ajout ou de la modification de ces types de véhicules, ainsi que sur les types d'enregistrements associés.
Par exemple, si vous sélectionnez les types de véhicules « Pick-up » et « Camion utilitaire », le champ personnalisé n’apparaîtra que sur les véhicules de type « Pick-up » ou « Camion utilitaire ».
Catégorie
Le champ Catégorie apparaît lors de l'ajout d'un champ personnalisé Véhicule, Contact ou Outil. La catégorie est obligatoire pour organiser vos champs en groupes logiques pour la gestion des champs.
Type de données
Définissez le type de données que ce champ doit prendre en charge. Une fois enregistré, le type de données d'un champ personnalisé ne peut plus être modifié. Options disponibles :
- Texte - Permet aux utilisateurs de saisir librement n'importe quelle valeur de texte
- Case à cocher - Permet aux utilisateurs de cocher ON ou OFF, affichant une case cochée lorsque la fonction est activée.
- Date - Permet aux utilisateurs de stocker des dates correctement formatées
- Liste déroulante - Permet de spécifier une liste de valeurs, affichée sous forme de liste déroulante standard.
REMARQUE : Les champs de données de type case à cocher s’afficheront sous forme de Vrai/Faux dans les exportations CSV et les rapports PDF.
ASTUCE : Les types de données Case à cocher et Liste déroulante pour les champs personnalisés Véhicule peuvent servir de conditions pour les ensembles d’enregistrements afin de gérer l’accès des utilisateurs à des véhicules spécifiques. Pour en savoir plus, consultez l’article sur les ensembles d’enregistrements .
Valeurs (uniquement pour le type de données Liste déroulante)
Cela vous permet de définir les valeurs qui seront présentées aux utilisateurs dans la liste déroulante. Saisissez chaque valeur sur une ligne distincte.
REMARQUE : Le type de données « liste déroulante » est utile pour garantir l’intégrité des données. Vous indiquez tous les choix possibles à afficher dans la liste, et les utilisateurs ne pourront sélectionner que parmi ces options.
Étiquette
Un titre ou un nom pour le champ personnalisé. Ce libellé doit être unique : deux champs personnalisés ne peuvent pas avoir le même type d’enregistrement et le même libellé.
Description
Informations complémentaires facultatives. Les descriptions apparaissent en petits caractères sous le champ sur la plupart des écrans Ajouter/Modifier ou en texte au survol de l'étiquette.
Champ personnalisé requis
Pour rendre obligatoire un champ personnalisé, cochez la case « Obligatoire » . Tout utilisateur disposant des droits de modification sur l'enregistrement doit renseigner ce champ lors de la création ou de la modification d'un enregistrement pour pouvoir l'enregistrer. Si le champ personnalisé n'est pas renseigné, un message d'erreur s'affichera et l'utilisateur devra ajouter une valeur avant de pouvoir enregistrer l'enregistrement.
AUTORISATIONS : Seuls les propriétaires et les administrateurs ont accès à ce champ pour exiger des utilisateurs qu’ils remplissent un champ personnalisé afin d’enregistrer un enregistrement.
Restreindre l'accès
Les propriétaires et administrateurs de compte ont toujours un accès complet pour ajouter, consulter et modifier les champs personnalisés.
Par défaut, les champs personnalisés sont accessibles à tous et les utilisateurs standard peuvent les consulter et les modifier. Toute restriction d'accès est définie pour chaque champ et ne s'applique qu'aux utilisateurs standard.
Cochez la case « Restreindre l'accès » pour appliquer des restrictions.
Sélectionnez ensuite les rôles pour les rôles modifiables et les rôles visibles . Les rôles non renseignés dans ces champs ne pourront ni consulter ni modifier le champ personnalisé.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
Modifier ou supprimer les champs personnalisés
Utilisez une stratégie à l'échelle de l'organisation et une bonne planification pour éviter autant que possible de modifier ou de supprimer les champs personnalisés, car ces actions ont des conséquences importantes.
La modification d'un champ personnalisé change le nom affiché dans l'interface Fleetio pour le type d'enregistrement et dans les rapports. Cependant, le nom du champ dans la base de données Fleetio reste inchangé. Les modèles d'importation et les fichiers CSV d'exportation conservent toujours le nom d'origine du champ afin de garantir l'intégrité de vos données.
De plus, il est impossible de modifier le type de données d'un champ personnalisé enregistré. Si vous devez changer le type, créez un nouveau champ personnalisé. Notez toutefois qu'il est impossible d'avoir deux champs avec le même type d'enregistrement et la même étiquette dans Fleetio.
La suppression d'un champ personnalisé supprimera ce champ de tous les enregistrements associés pour tous les utilisateurs. Fleetio vous demandera de confirmer cette action.
REMARQUE : Les champs standard (affichés comme « Créé par Fleetio ») ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
Pour modifier ou supprimer un champ personnalisé :
Dans la section Gestion des champs de vos paramètres de compte, cliquez sur le bouton Plus d'actions situé à la fin de la ligne :
Gestion de terrain
La gestion des champs regroupe tous vos champs standard et personnalisés dans un seul index consultable. Grâce à elle, vous pouvez personnaliser la mise en page des pages de détails des véhicules, des contacts et des outils en créant des sections et en choisissant l'ordre d'affichage des champs.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des champs .
Saisir ou importer des données de champ personnalisé
Une fois les champs personnalisés créés, vous pouvez modifier n'importe quel enregistrement pour saisir manuellement des valeurs ou importer des données, comme pour tout champ prédéfini du programme. Les types de données des champs personnalisés nécessitent un traitement particulier lors de l'importation de données.
Pour en savoir plus, consultez le Guide d'importation des champs personnalisés .
Rapport et filtrage avec des champs personnalisés
Les champs personnalisés servent d'option de filtre sur différents écrans et rapports de Fleetio. Cliquez sur le bouton Filtres pour trouver vos champs personnalisés.
Les champs personnalisés sont également disponibles dans les rapports correspondant au type d'enregistrement spécifié pour le champ. Par exemple, les champs personnalisés de type « Véhicule » apparaîtront comme filtres et colonnes disponibles dans le rapport « Véhicules ».
Filtres de rapports sur les véhicules :
Rubriques du rapport sur les véhicules :
Champs personnalisés du véhicule et types d'enregistrements associés
Les champs personnalisés de type « Véhicule » apparaîtront également comme filtres et colonnes disponibles sur les pages des types d'enregistrements associés aux véhicules :
| Affectation des véhicules Historique du compteur Lecture des pneus Écritures de dépenses Dispositifs télématiques |
Historique des inspections Calendrier d'inspection Formulaire d'inspection Problèmes Défauts |
Rappels Rappels de service Rappels de renouvellement de véhicule Historique d'entretien Ordres de travail |
Programmes de service Historique des carburants Historique de recharge Garanties |
Les champs personnalisés pour véhicules dans la liste des filtres ou des colonnes disponibles se trouveront dans la section Véhicules et seront identifiés par une icône de champ personnalisé .
Champ personnalisé « Véhicule » comme filtre dans l’index des problèmes :
Champ personnalisé Véhicule en tant que colonne disponible :
