Bienvenue sur Fleetio

Bienvenue à Fleetio!

Nous avons conçu ce guide pour vous fournir facilement les informations essentielles dont vous aurez besoin pour démarrer. Nous aborderons les bases de la navigation dans Fleetio, l'ajout d'utilisateurs et de véhicules, la gestion de vos notifications, l'observation des véhicules et l'application mobile Fleetio Go. En cours de route, nous vous fournirons également des liens vers d'autres articles du Centre d'aide de Fleetio pour plus de conseils une fois votre configuration de base terminée.

C'est parti !

Navigation générale

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux éléments de navigation de Fleetio.

• Navigation latérale (a) : Permet d’accéder aux pages auxquelles vous avez accès dans Fleetio
• Recherche (b) : Recherche rapide de n’importe quel enregistrement dans l’application web Fleetio
• Barre supérieure (c) : Accès au Centre de notifications , au menu Aide , au menu Ajout rapide et au menu Profil

Sous-menus

Cliquez sur une option du menu dans la barre de navigation latérale pour afficher les options de sous-menu disponibles.

Réduire la navigation latérale

Cliquez sur l' icône Réduire pour réduire ou développer la barre de navigation latérale.

Commencer

Pour vous aider à configurer votre nouveau compte Fleetio, vous aurez accès à la page « Premiers pas » pendant 60 jours (après votre période d’essai gratuite). Cette page vous permet d’accéder rapidement aux étapes d’intégration recommandées, comme l’ajout de véhicules, l’invitation de vos coéquipiers, la connexion des systèmes télématiques et l’attribution de vos véhicules.

Masquer Commencer

Si vous souhaitez masquer la page « Commencer » de votre compte :

1. Cliquez sur le bouton « Masquer les tâches d'intégration » situé sous la section « Besoin d'aide ? ».

2. Il vous sera demandé de donner votre avis, puis de cliquer sur le bouton Masquer .

Si vous êtes toujours dans le délai de 60 jours, vous pouvez réactiver l'option « Démarrer » dans les paramètres de votre compte :

3. Accédez à votre menu Compte et sélectionnez Paramètres .
4. Dans les paramètres généraux, décochez la case « Masquer les tâches d'intégration » .

Ajouter des véhicules

Les véhicules sont au cœur de Fleetio. Un « véhicule » représente tout actif ou unité d'équipement — mobile ou non — géré dans Fleetio.

Vous pouvez ajouter des véhicules individuellement, ajouter plusieurs véhicules à la fois ou importer des véhicules à l'aide d'un modèle CSV.

Pour ajouter un véhicule individuel :

1. Cliquez sur Véhicules dans la barre de navigation latérale et sélectionnez Liste des véhicules .
2. Cliquez sur le bouton + Ajouter un véhicule en haut à droite.

3. Dans la section Identification (a), saisissez les détails du véhicule, tels que le nom, le type, l'année, la marque et le modèle.

4. Vous pouvez également ajouter des informations sur la maintenance, le cycle de vie, les informations financières, les spécifications et les paramètres du véhicule en les sélectionnant dans la colonne de gauche (c).
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer le véhicule (d).

Ajouter des utilisateurs

Les utilisateurs sont des contacts spéciaux autorisés à se connecter à votre compte Fleetio. Vous devrez fournir des informations de base pour chaque nouvel utilisateur ajouté avant de définir son niveau d'accès à l'aide des rôles et des ensembles d'enregistrements .

Pour ajouter un nouvel utilisateur :

1. Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation latérale.
2. Cliquez sur le bouton + Ajouter un contact en haut à droite.
3. Remplissez les sections Informations de base et Accès utilisateur (les deux sont obligatoires).

Étape 1 : Informations de base

4. Veuillez remplir le formulaire avec les informations concernant l'utilisateur. Le prénom , l'adresse e-mail et le groupe sont des champs obligatoires pour les nouveaux utilisateurs.
5. (facultatif) Choisissez les classifications pour votre utilisateur.

Étape 2 : Accès utilisateur

6. Sélectionnez « Activer l’accès à Fleetio » . Cela permettra à l’utilisateur de se connecter à Fleetio.
7. Les informations de connexion peuvent être soit une adresse e-mail ou un nom d'utilisateur combiné à un mot de passe.

• Si vous choisissez l'option « Courriel » , l'utilisateur recevra un courriel d'invitation contenant les instructions pour créer son mot de passe. Cochez la case « Différer l'envoi du courriel d'invitation » si vous souhaitez envoyer l'invitation manuellement .
• Si vous choisissez Nom d'utilisateur/Mot de passe , Fleetio vous permet de définir un mot de passe initial et temporaire pour l'utilisateur, que vous pouvez saisir vous-même ou générer automatiquement.

Étape 3 : Type d’utilisateur et autorisations

Sélectionnez le type d'utilisateur et ses autorisations. Les utilisateurs peuvent être des utilisateurs standard ou des administrateurs . Pour en savoir plus, consultez la présentation de la gestion des utilisateurs .

• Un utilisateur standard se voit attribuer un rôle et des ensembles d'enregistrements afin de contrôler les actions qu'il peut effectuer dans Fleetio et les enregistrements qu'il peut gérer.
• Un administrateur peut accéder aux paramètres du compte et peut consulter, modifier et supprimer tous les enregistrements.

Utilisateur régulier

Si vous ajoutez un utilisateur standard :

1. Choisissez leur rôle utilisateur dans le menu déroulant « Rôle » . Ce rôle détermine les actions qu’ils peuvent effectuer dans Fleetio, comme consulter, créer, modifier ou supprimer certains enregistrements.
2. Déterminer les ensembles d'enregistrements de l'utilisateur. Les ensembles d'enregistrements déterminent les types d'enregistrements auxquels l'utilisateur peut accéder, tels que les véhicules et les formulaires d'inspection.
   • Par défaut, votre compte inclut quelques ensembles d'enregistrements, comme Accès complet ou Aucun accès. Si vous avez utilisé un ensemble d'enregistrements personnalisé pour un utilisateur existant, celui-ci apparaîtra dans le menu déroulant.

Administrateur

Si vous ajoutez un administrateur, choisissez ses autorisations :

• Gestion des utilisateurs et des rôles - Accès pour créer et gérer des utilisateurs.
• Gérer les informations d'abonnement et de facturation - Demander des modifications à l'abonnement, aux informations de carte de crédit et autres détails de facturation.
• Exporter toutes les données du compte - Possibilité d'exporter les données Fleetio vers un fichier téléchargeable.

Étape 4 : Informations de contact, données personnelles et champs personnalisés

Les champs « Informations de contact » et « Détails personnels » sont facultatifs et permettent d’ajouter des informations supplémentaires sur l’utilisateur, telles que son numéro de téléphone, son titre professionnel ou son numéro d’employé.

Selon leur configuration dans les paramètres de votre compte, certains champs personnalisés peuvent être obligatoires. Consultez la section « Champs personnalisés » pour plus d’informations.

Prochaines étapes

Une fois les informations nécessaires renseignées, cliquez sur le bouton Enregistrer les coordonnées .

• Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et ajouter un autre » pour enregistrer l'utilisateur et ouvrir un formulaire vierge.

Si vous avez choisi l'option « Courriel » pour leurs informations de connexion et que vous n'avez pas coché la case « Différer l'invitation », l'utilisateur recevra automatiquement une invitation par courriel contenant un lien pour créer un mot de passe.

• Si vous avez coché la case « Retarder l’invitation », consultez les instructions ci-dessous pour envoyer un courriel d’invitation.

Si vous avez choisi Nom d'utilisateur/Mot de passe comme informations de connexion , vous pouvez maintenant fournir à l'utilisateur ses identifiants.

Paramètres de notification

Veuillez confirmer votre adresse courriel pour recevoir les notifications essentielles et personnalisées. Les communications essentielles, telles que les mises à jour système ou les informations relatives à votre compte, sont envoyées aux adresses courriel non confirmées. Vous ne recevrez aucun rappel ni notification tant que votre adresse courriel n'aura pas été confirmée.

Si votre adresse électronique n'est pas confirmée, une bannière de notification vous rappellera de le faire, ainsi qu'un lien pour renvoyer un courriel de confirmation, si nécessaire.

Pour configurer vos préférences de notification, accédez à votre menu de profil , puis sélectionnez Paramètres de notification .

Comment vous êtes informé

Fleetio propose deux façons de recevoir des notifications : les notifications par e-mail et les notifications push via l’ application mobile .

Par défaut, les deux types de notifications sont activés pour les nouveaux comptes. Si vous ne les activez pas dans cette section, ce choix prévaudra sur toute autre sélection. Par exemple, si vous désactivez les notifications de l'application mobile, mais que la case correspondante est cochée pour « Véhicule qui m'est attribué » , vous ne recevrez aucune notification de l'application mobile. Ceci s'applique également aux notifications par e-mail.

Ce dont vous recevez des notifications

Sélectionnez le type d'enregistrement à gauche pour personnaliser les paramètres de visionnage et de notification. Toutes les modifications sont enregistrées en temps réel.

Véhicules surveillés

Fleetio vous permet de suivre certains types d'enregistrements, comme les véhicules, les incidents, les ordres de travail ou les entrées de carburant. Les personnes qui suivent l'enregistrement reçoivent des notifications lorsqu'une nouvelle activité est enregistrée, par exemple de nouveaux commentaires ou des changements de statut. Les véhicules peuvent être suivis individuellement ou par groupe .

Il existe plusieurs façons de surveiller un véhicule :

Pages d'index

• Survolez le nombre d'observateurs dans la colonne Observateurs et cliquez sur Observer , ou utilisez les cases à cocher à sélection multiple et cliquez sur le menu déroulant Actions pour ajouter des observateurs en masse .

Pages de détails

• Cliquez sur « Regarder » sur la page de détails.

Affectation des véhicules

• Vous devenez automatiquement observateur lorsque vous êtes affecté à un véhicule.

Groupes de véhicules

• Si vous suivez un groupe de véhicules, vous devenez un observateur pour tous les véhicules de ce groupe.

Surveillance automatique

• La case « Surveillance automatique des nouveaux véhicules » est cochée sur la page des paramètres de notification .

Téléchargez et connectez-vous à Fleetio Go

Téléchargez Fleetio Go pour iOS

Téléchargez Fleetio Go depuis l' App Store .

Téléchargez Fleetio Go pour Android

Téléchargez Fleetio Go depuis le Play Store .

Se connecter

Connectez-vous en utilisant votre adresse e-mail/nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Si votre organisation utilise l'authentification unique Google, appuyez sur le bouton Google pour vous connecter avec votre compte Google.

Si votre organisation utilise une autre méthode d'authentification unique, appuyez sur le bouton SAML , puis sur « SSO d'entreprise » sur l'écran suivant pour saisir vos identifiants.