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Las Órdenes de compra en Fleetio están diseñadas para ayudar a estandarizar el aprovisionamiento de piezas a través de un flujo de trabajo de compras.
La asociación de Órdenes de compra con Vendedores permite un seguimiento detallado del historial y la elaboración de Informes de costes.
Puede acceder a las Órdenes de compra haciendo clic en Piezas e inventario en la barra lateral de navegación y, a continuación, haciendo clic en Órdenes de compra.
PERMISOS: Los Propietarios de la cuenta y los Administradores pueden gestionar completamente los Pedidos de compra de su cuenta, pero los Usuarios habituales deben recibir permisos para Pedidos de compra a través de su Función asignada. Obtenga más información en Funciones y Permisos de Usuario.
IMPORTANTE: Debe existir al menos una Ubicación de piezas en su cuenta para que un Usuario normal pueda añadir una Orden de compra. Si no existe una Ubicación de piezas, el botón Añadir orden de compra aparecerá en gris.Etapas de la orden de compra
Etapas de la Orden de compra
Haga clic en las pestañas en la parte superior de la página para ver las órdenes de compra en cualquier etapa del proceso de orden de compra:
- Todo - para órdenes de compra en cualquier estado
- Borrador - para órdenes de compra en fase de creación
- Pendiente de aprobación : para órdenes de compra que están listas para aprobación o rechazo
- Rechazado - para cualquier orden de compra que haya sido rechazada
- Aprobado - para órdenes de compra que han sido aprobadas y necesitan comprarse
- Comprado - para órdenes de compra que se han comprado, pero que necesitan recibirse
- Recibido, Parcial - para órdenes de compra cuyo número de artículos recibidos es menor que el número solicitado
- Recibido, Completo - para órdenes de compra cuyo número de artículos recibidos coincide con el número pedido
- Cerrado - para órdenes de compra que se han cumplido y completado al 100%
Agregar una orden de compra
NOTA: Si crea la misma orden de compra con frecuencia, puede copiar cualquier orden de compra existente a una nueva. Una vez realizada la copia, todos los datos de la orden de compra original se copiarán en el nuevo borrador. Esta opción solo está disponible para usuarios con permisos de gestión de órdenes de compra.
Para acceder a la función de copia, haga clic en el botón Más acciones junto a la orden de compra existente que desea copiar y haga clic en Hacer una copia.
Si desea crear una nueva orden de compra, haga clic en el botón + Agregar orden de compra .
También puede crear órdenes de compra directamente desde la página "Resumen de piezas" para una pieza específica. Simplemente haga clic en el botón "Añadir a la orden de compra" en la tarjeta " Ubicaciones ". Verá una ventana emergente donde podrá ajustar la cantidad y elegir si desea crear una nueva orden de compra o añadir la pieza a una ya existente.
Campos obligatorios y opcionales
NOTA: Para seleccionar partidas, primero debe seleccionar un Proveedor (a) y una Ubicación de la Pieza (b). Para enviar una Orden de Compra para su aprobación, debe incluir al menos una partida (d).
Opcionalmente, puede identificar etiquetas (c), una descripción (e), información de precio adicional ( descuento , envío , impuestos ) (f), cargar documentos (g) e ingresar cualquier campo personalizado (h).
NOTA: Los campos personalizados se pueden configurar según sea necesario en cualquier campo personalizado individual en la configuración de la cuenta .
Según la etapa de la orden de compra y sus permisos de usuario, puede Guardar como borrador o Guardar y aprobar (i).
Agregar artículos de línea a las órdenes de compra
Una orden de compra puede contener una cantidad ilimitada de artículos de línea .
- Haga clic en el botón + Agregar elemento de línea (a) para agregar un nuevo elemento de línea para cada parte que se necesite.
- Luego, busque cada pieza en el campo de artículo de línea por nombre o número de fabricante completo o parcial.
- Seleccione una pieza de la lista desplegable (b).
- Introduzca la cantidad (c).
- Ingrese el costo unitario (d).
- Haga clic en el ícono de la Papelera (e) para eliminar si es necesario, o busque una pieza de repuesto en el cuadro de selección de piezas para restablecer la cantidad, el costo unitario y el monto de la nueva pieza.
NOTA: Los artículos de línea solo pueden incluir piezas que estén activas en la ubicación de la pieza seleccionada en la orden de compra.
Detalles y comentarios de la orden de compra
La página Detalles de la orden de compra muestra la información que ha ingresado con Detalles (a), Artículos de línea (b), la capacidad de Ver la orden de compra (c) junto con una sección para Comentarios y la capacidad de Colaboración en equipo con @menciones a otros usuarios (d) o Documentos (e).
NOTA: Si bien puede agregar observadores manualmente a una orden de compra, hay casos específicos en los que una persona se agregará automáticamente como observador :
- Usuario que crea una Orden de Compra
- Usuario que edita una orden de compra
- Usuario que cambia el estado de una orden de compra
- Usuario que comenta o agrega archivos adjuntos a una orden de compra
- Usuario que responde a una @mención en el comentario de una Orden de Compra
Además, ahora los usuarios recibirán notificaciones de comentarios sobre las órdenes de compra que estén siguiendo y de comentarios en los que el usuario sea @mencionado.
Campos fijados
Fleetio te permite anclar campos que usas habitualmente en la parte superior de la tarjeta de Detalles . Una vez anclados, estos campos se añadirán a la subsección Campos Anclados . Para anclar un campo nuevo, pasa el cursor sobre él y haz clic en el icono de anclar . Para desanclar un campo, vuelve a hacer clic en el icono de anclar .
PERMISOS: Los usuarios con permisos de visualización pueden personalizar la tarjeta de Detalles fijando campos.
NOTA: Solo puede anclar campos en la tarjeta de Detalles. Al anclar un campo, este estará disponible para todas las páginas de Detalles de la Orden de Compra a las que acceda. Los campos anclados solo se anclarán para usted; los campos que ancle en la tarjeta de Detalles no afectarán las páginas de Detalles de otros usuarios de su organización.
Reordene los campos fijados haciendo clic y arrastrando el ícono de reordenar en el lado izquierdo.
Estado de la orden de compra
Hay ocho opciones de estado de orden de compra predefinidas:
- Borrador
- Pendiente de aprobación
- Rechazado
- Aprobado
- Comprado
- Recibido, Parcial
- Recibido, Completo
- Cerrado
Puede crear alias para los nombres de estado y personalizar los colores de estado en la configuración de su cuenta:
- Vaya al menú de su cuenta y seleccione Configuración
- En la barra lateral de Configuración, haga clic en Estados de órdenes de compra en la sección Piezas e inventario.
Opciones de guardado: Guardar como borrador, Enviar para aprobación
Cuando se crea una orden de compra, las opciones de guardar dependen de los permisos de usuario .
Guardar como borrador o Enviar para aprobación / Guardar y aprobar.
PERMISOS: Los propietarios y administradores de cuentas pueden guardar como borrador o guardar y aprobar . Solo los usuarios regulares sin permiso para aprobar órdenes de compra verán la opción "Enviar para aprobación" (estado de aprobación pendiente ).
Pendiente de aprobación / Rechazado / Aprobado
Las órdenes de compra que están pendientes de aprobación pueden ser rechazadas o aprobadas por usuarios con los permisos adecuados.
Haga clic en el menú Más acciones al final de la fila en la lista de órdenes de compra, o edite la orden de compra y haga clic en el botón Rechazar o Aprobar .
Estado de compra
Una vez aprobada una orden de compra, se puede marcar como comprada . Haga clic en el menú " Más acciones" al final de la fila en la lista de órdenes de compra, o edite la orden de compra y haga clic en "Marcar como comprada ".
Estado recibido - Parcial / Completo
Una orden de compra marcada como comprada está lista para recibirse . Puede desmarcarla como comprada si es necesario o hacer clic en el botón Recibir en la página de detalles de la orden de compra para recibirla.
Luego verás un formulario para ingresar los valores recibidos de cada línea de artículo.
Para recibir rápidamente TODOS los artículos del pedido, haga clic en el cuadro "Seleccionar todo" a la izquierda. El campo de número se rellenará automáticamente con la cantidad solicitada.
IMPORTANTE: Si utiliza FIFO o LIFO , puede cambiar este valor en función de lo que realmente se recibió, pero el valor no puede exceder la cantidad solicitada.
Una vez completado, haga clic en el botón Recibir .
Si la cantidad de artículos recibidos es menor que la cantidad solicitada, la orden de compra pasa a estado "Recibido, Parcial" . Los artículos adicionales se pueden recibir conforme vayan llegando.
NOTA: El total de una orden de compra parcialmente recibida refleja la suma de todos los subtotales de las piezas, independientemente de si se han recibido o no. A medida que se reciben las piezas, la cantidad recibida se actualiza según corresponda.
Si el número de artículos recibidos coincide con el número solicitado, la orden de compra pasa a ser Recibida, Completa .
IMPORTANTE: Los valores ingresados en este formulario se convertirán automáticamente en ajustes de inventario para sus piezas.
NOTA: Puede optar por utilizar los estados "Recibido completo" y "Cerrado" por separado debido a las diferentes etapas que representan en su proceso interno de compras. Una vez que una pieza se haya recibido completamente, puede agregar datos y archivos adjuntos adicionales a la orden de compra antes de cerrarla, por ejemplo:
- Cargar un recibo de cuando se recibieron físicamente las piezas
- Cargar la orden de compra real que se le dio al proveedor de piezas
- Agregar un número de factura o un punto de datos que vinculará esta orden de compra a los registros de otros sistemas que utilice
- Añadiendo codificación GL
Cerrar una orden de compra
Una vez recibida la orden de compra, se puede cerrar . Haga clic en el menú desplegable "Más acciones" al final de la fila en la lista de órdenes de compra, o edite la orden de compra y haga clic en "Cerrar" .
NOTA: Si considera que una orden de compra que se recibió en su totalidad está cerrada y no es necesario realizar pasos internos adicionales, puede habilitar esta configuración para cerrar automáticamente las órdenes de compra completamente recibidas en Configuración de la cuenta > Configuración de la orden de compra .
Edición de órdenes de compra (para cuentas con el método de valoración de inventario avanzado)
Si su cuenta tiene un método de valoración de inventario avanzado, como el método de costo promedio o el método FIFO o LIFO , existen ciertas restricciones para editar órdenes de compra según el estado.
- Ordenes de compra con estado borrador/pendiente de aprobación/aprobado/comprado: el costo unitario de una línea de artículo de orden de compra se puede editar en cualquier momento.
- Órdenes de compra con estado Recibido - Parcial o Recibido - Completo: Los usuarios no pueden editar el Costo Unitario de una partida de una Orden de Compra una vez recibida alguna de sus piezas. Si alguna de las piezas recibidas se ha utilizado en una Orden de Trabajo, el costo unitario se vuelve permanentemente ineditable. Sin embargo, los usuarios pueden ajustar la cantidad recibida reduciéndola a 0 (siempre que no se haya utilizado ninguna cantidad recibida en una Orden de Trabajo). Esto les permitirá editar el Costo Unitario de esa partida. Para ello:
- Haga clic en el botón Más acciones en la parte superior de la orden de compra.
- Haga clic en Realizar ajuste .
- Introduzca un valor negativo en el campo Ajuste para restar la misma cantidad que ha recibido.
- Haga clic en Realizar ajuste .
- Haga clic en Editar en la orden de compra y podrá editar el costo unitario para esa línea de artículo.
- Órdenes de compra con estado cerrado: el costo unitario de una línea de artículo de orden de compra se vuelve permanentemente no editable una vez que la orden de compra alcanza el estado cerrado.
Eliminar una orden de compra (para cuentas FIFO y LIFO)
Si utiliza el método de valoración de inventario avanzado FIFO o LIFO , tendrá la posibilidad de eliminar órdenes de compra, incluso después de haber recibido las unidades.
IMPORTANTE: No puedes eliminar una orden de compra si:
- Las unidades recibidas de esa orden de compra se han utilizado en una orden de trabajo.
- Las unidades recibidas de esa orden de compra se han utilizado mediante un ajuste manual del inventario.
- La orden de compra es para una ubicación sin seguimiento de inventario
PERMISOS: Los usuarios deben tener el permiso "Eliminar" para órdenes de compra en sus Roles y permisos de usuario para eliminar órdenes de compra.
Para eliminar una orden de compra:
- Haga clic en el botón Más acciones en la parte superior de la orden de compra y seleccione Eliminar .
- En la ventana emergente que aparece, haga clic en Eliminar orden de compra para confirmar.
Edición masiva de órdenes de compra
Si desea editar varias órdenes de compra a la vez, consulte el artículo Acciones masivas para obtener más información.
Informes de órdenes de compra
Vaya a Informes > Piezas > Lista de órdenes de compra para ver varias opciones de informes de órdenes de compra
Hay dos diseños disponibles: Agrupar por orden de compra y Dividir por parte .
SUGERENCIA: Obtenga más información en la sección Piezas del artículo Descripción general de informes .
