Table des matières
PERMISSIONS : Les Propriétaires de comptes, les Administrateurs et les Utilisateurs réguliers ayant l'autorisation de rôle "Inspections - Gérer les Formulaires" et le Jeu d'enregistrements d'inspection "Tous" peuvent créer, modifier, archiver ou supprimer des Formulaires d'inspection.
Index des formulaires d'inspection
Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale, puis sur Formulaires pour afficher l'index de vos formulaires d'inspection.
Vous pouvez utiliser l'index des formulaires d'inspection pour effectuer les opérations suivantes :
- Consulter les formulaires d'inspection actifs ou archivés (a)
- Recherche (b)
- Formulaires d'inspection des filtres par formulaire d'inspection spécifique, groupe de véhicules ou tout filtre supplémentaire (c)
- Trier (d) l'index par Titre , Description , Soumissions , formulaires avec suivi des exceptions de localisation et formulaires empêchant l'utilisation des photos stockées
- Basculer entre le format carte et le format tableau (e)
- Cliquez sur le menu « Plus d’actions » (f) de n’importe quel formulaire pour modifier les formulaires d’inspection , les flux de travail , les véhicules et les calendriers , le titre et les paramètres , ou pour démarrer une inspection , partager le lien de soumission , imprimer, faire une copie , consulter l’historique ou archiver.
Ajouter des formulaires d'inspection
Il existe plusieurs façons d'ajouter de nouveaux formulaires d'inspection :
- Utilisez un modèle Fleetio.
- Créez un formulaire d'inspection vierge et partez de zéro.
- Copiez un formulaire d'inspection existant et modifiez-le selon vos besoins.
Pour ajouter un formulaire d'inspection :
- Cliquez sur Inspections > Formulaires dans la barre de navigation latérale.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un formulaire d'inspection en haut à droite.
- Saisissez un titre (obligatoire) et une description (facultative).
- (Facultatif) Sélectionnez un modèle à personnaliser. Les modèles sont préremplis avec des éléments de liste de contrôle d'inspection courants. Si vous souhaitez créer un formulaire entièrement nouveau, laissez ce champ vide.
REMARQUE : Les modèles ne comprennent pas les flux de travail ni les calendriers ; vous devez donc les ajouter à votre nouveau formulaire au besoin. Si vous souhaitez inclure des flux de travail, consultez la section « Copier un formulaire d’inspection existant » de l’article.
- Choisissez une couleur comme indicateur visuel lors de la sélection des nouvelles inspections pour vos véhicules.
- Cochez la case pour activer le suivi des exceptions de localisation .
- (Facultatif) Cochez la case « Empêcher l'utilisation des photos enregistrées » si vous souhaitez empêcher les utilisateurs d'ajouter des photos existantes depuis la bibliothèque/galerie de l'appareil ; cela force la prise d'une nouvelle photo avec l'appareil photo intégré.
- Sélectionnez « Enregistrer le formulaire d'inspection » . Vous pourrez ensuite modifier et ajouter des éléments d'inspection.
Ajouter des éléments d'inspection
Une fois le formulaire créé, vous serez redirigé vers un nouvel écran où vous pourrez gérer les éléments d'inspection, les calendriers et les flux de travail.
Cliquez sur les éléments d'inspection dans la liste de droite pour les ajouter à votre formulaire.
- Vous pouvez choisir : Date/Heure , Liste déroulante , Texte libre , Saisie au parcmètre , Numéro , Réussite/Échec , Photo , Signature . ou éléments d'inspection des lectures de pneus .
- Vous pouvez également sélectionner Section pour organiser vos éléments d'inspection en groupes.
Lorsque vous ajoutez un élément d'inspection :
- Tous les types d'éléments d'inspection nécessitent une étiquette d'élément (a) qui contrôle la façon dont l'élément apparaît dans la liste de contrôle des éléments.
- Le type d’article est indiqué à droite (b).
- Cochez la case pour désigner l'élément comme Obligatoire (c).
- Vous pouvez également saisir une brève description (d), qui sera affichée dans les détails de l'article lors de l'inspection.
Types d'éléments d'inspection
Vous trouverez ci-dessous des détails supplémentaires sur chaque type d'élément d'inspection.
Date/Heure
Utilisé pour enregistrer la date et l'heure de l'inspection, le type d'élément Date/Heure offre une zone de texte d'instructions, ainsi que des options permettant d'exiger uniquement la date ou la date et l'heure :
Dérouler
Le type d'élément « Liste déroulante » vous permet de configurer une liste d'éléments parmi lesquels l'utilisateur peut sélectionner.
Ajoutez des instructions facultatives (a). Pour chaque choix, saisissez le nom que vous souhaitez afficher (b) et cochez la case pour indiquer si ce choix entraînera un échec (c).
Cliquez sur Ajouter un choix (d) pour ajouter plus d'éléments à la liste déroulante et activer une photo ou un commentaire obligatoire sur Réussi et/ou Échec (e).
Texte libre
Un champ de texte libre est simplement une zone de texte ouverte permettant à l'utilisateur de saisir des informations. Comme tous les autres types de champs, il peut être rendu obligatoire. Ajoutez des instructions pour expliquer vos attentes à l'utilisateur :
Article d'entrée de compteur
Un élément de saisie de compteur invite l'utilisateur à enregistrer le relevé actuel du compteur du véhicule.
Si un compteur secondaire est activé pour l'un de vos véhicules ou actifs, vous pouvez exiger un compteur secondaire pour ces actifs.
Pour garantir en outre l'honnêteté et l'exactitude des informations saisies, vous pouvez choisir d' exiger une vérification par photo .
REMARQUE : L'option « Exiger la vérification par photo » invite uniquement les utilisateurs à prendre une nouvelle photo avec l'appareil photo de leur appareil ; elle ne leur offre pas la possibilité de sélectionner une photo dans leur bibliothèque.
Nombre
Le type d'élément Nombre propose une zone d'instructions et la possibilité de configurer une valeur minimale et une valeur maximale .
Les éléments sont considérés comme « Réussis » si l'utilisateur enregistre une valeur comprise dans la plage autorisée et comme « Échecs » si la valeur est hors de cette plage. Activez l'option permettant d'exiger une photo ou un commentaire pour la réussite et/ou l'échec.
Élément réussi/échoué
Ajouter des instructions facultatives (a), ou ajuster les noms des étiquettes pour les réponses Réussite/Échec (b).
Activez une option N/A comme réponse (c) et indiquez si une photo ou un commentaire doit être requis pour les éléments de réussite et/ou d'échec (d).
Photo
Le type Photo comprend simplement une zone de texte d'instructions et offre à l'utilisateur la possibilité de télécharger une photo lors de la soumission de l'inspection :
Article de signature
La conformité aux exigences de diverses entités, telles que le DOT, peut nécessiter la signature d'un opérateur. Ajoutez ce type d'élément pour capturer l'image de la signature de l'opérateur.
Lecture des pneus
Le type d'élément « Lectures des pneus » comprend une zone de texte d'instructions et permet aux utilisateurs de saisir la profondeur de la bande de roulement (a) et/ou la pression des pneus (b) pour tous les pneus d'un véhicule.
Lorsque vous saisissez une valeur minimale et maximale , les éléments sont considérés comme « réussis » si l’utilisateur enregistre une valeur comprise dans la plage autorisée et comme « échoués » si la valeur est en dehors de cette plage.
Indiquez si une photo ou un commentaire doit être requis pour les éléments de réussite et/ou d'échec (c).
Configuration des essieux et nombre de pneus
Comme indiqué dans l'élément d'inspection des lectures des pneus, le nombre correct de champs de formulaire pour la profondeur de la bande de roulement et la pression des pneus est généré automatiquement en fonction de la configuration des essieux du véhicule et du nombre de pneus.
Cela signifie que si le véhicule inspecté possède une configuration d'essieu 4x2 RWD, le formulaire d'inspection générera automatiquement quatre champs (un pour chaque pneu) permettant à l'utilisateur de saisir la profondeur de la bande de roulement et/ou la pression des pneus.
Si le véhicule ne comporte pas de configuration d'essieux ou de nombre de pneus, l'utilisateur sera invité à fournir ces informations lors de l'inspection :
En cas de configuration d'essieu manquante, l'utilisateur devra choisir la configuration d'essieu du véhicule dans le menu déroulant et cliquer sur Terminé .
Si le nombre de pneus est manquant, l'utilisateur sera invité à ajouter des pneus à Fleetio en cliquant sur le bouton « Installer les pneus » .
CONSEIL : Vous trouverez plus d'informations sur les configurations d'essieux et les pneus installés dans l'article « Vue d'ensemble de la gestion des pneus » .
Section
Regroupez et organisez vos éléments d'inspection en ajoutant une étiquette d'en-tête, divisant ainsi le formulaire en sections.
Remplir votre formulaire d'inspection
Une fois vos sélections validées, cliquez sur le bouton « Enregistrer le formulaire d'inspection » en haut à droite.
Vous verrez alors le formulaire d'inspection complet, comme indiqué ci-dessous.
Modifier les formulaires d'inspection : ajouter, modifier, réorganiser ou supprimer des éléments d'inspection
Si vous devez apporter des modifications à un formulaire d'inspection existant :
- Cliquez sur Inspections > Formulaires dans la barre de navigation latérale.
- Cliquez sur le bouton Plus d'actions d'un formulaire et sélectionnez Éléments d'inspection .
Lors de la modification des éléments d'inspection, vous pouvez :
- Ajoutez de nouveaux éléments d'inspection en cliquant dessus dans le panneau de droite, comme indiqué ci-dessus.
- Cliquez sur l'étiquette d'un élément d'inspection pour la modifier.
- Cliquez et faites glisser les points de réorganisation (a) à gauche d'un élément pour modifier l'ordre des éléments et sections d'inspection.
- Cliquez sur les flèches (b) pour développer ou réduire chaque élément pour le modifier, ou cliquez sur développer tout ou réduire tout (c) en haut de la page pour développer ou réduire tous les éléments.
- Copiez un élément (d) ou supprimez- le (e).
Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur le bouton « Enregistrer le formulaire d'inspection » en haut à droite.
Copier un formulaire d'inspection existant
Au lieu d'utiliser un modèle ou de partir d'un formulaire d'inspection vierge, vous pouvez également créer une copie d'un formulaire existant. Cela présente l'avantage supplémentaire d'inclure les flux de travail et les calendriers dans le nouveau formulaire.
Cliquez sur Inspections > Formulaires dans la barre de navigation latérale, puis sélectionnez le bouton Plus d'actions pour un formulaire et sélectionnez Créer une copie .
Saisissez le nom du nouveau formulaire et indiquez si vous souhaitez inclure les flux de travail et les calendriers . Cliquez sur le bouton « Créer un nouveau formulaire » .
Vous pouvez gérer le nouveau formulaire à partir d'ici.
Créer un formulaire d'inspection ponctuelle
Il peut arriver que vous souhaitiez créer une inspection qui ne doit être utilisée qu'une seule fois, et non de manière planifiée.
Par exemple, vous pouvez avoir un nouveau véhicule qui rejoint votre flotte et vouloir effectuer une inspection immédiatement après l'ajout du véhicule, mais ne plus jamais avoir besoin d'utiliser le formulaire d'inspection par la suite.
Suivez les instructions ci-dessus pour créer un nouveau formulaire d'inspection et ajouter des éléments d'inspection .
Dans l'onglet Véhicules et horaires , cliquez sur Ajouter des véhicules . Assurez-vous que la case Définir l'horaire est décochée , puis cliquez sur Enregistrer .
Le formulaire d'inspection sera désormais disponible pour les inspections ponctuelles.
Versions du formulaire d'inspection
Chaque fois que vous ajoutez, modifiez ou supprimez des éléments d'inspection sur un formulaire, une nouvelle version du formulaire est créée et la version précédente est enregistrée pour votre référence.
Pour consulter la version d'un formulaire d'inspection :
Cliquez sur Inspections dans la barre de navigation latérale, puis sur Historique des inspections .
Cliquez sur une soumission d'inspection pour la consulter, puis cliquez sur le lien vers le formulaire d'inspection dans la section Détails de l'inspection.
REMARQUE : Si la soumission a été effectuée à l'aide d'une version antérieure du formulaire, il y aura un L'étiquette « Version précédente » apparaîtra à côté du nom du formulaire dans les détails de l'inspection.
Pour consulter l'historique des versions du formulaire, cliquez sur Versions dans le coin supérieur droit.
Dans la fenêtre contextuelle Versions, cliquez sur un numéro de version pour afficher les détails de cette version.
IMPORTANT : Si un utilisateur effectue une inspection et que le formulaire qu’il utilise est mis à jour, il ne sera pas averti avant de tenter de soumettre l’inspection et de rencontrer une erreur. Il devra alors refaire l’inspection avec la nouvelle version.
Archiver ou supprimer un formulaire d'inspection
Si vous n'avez plus besoin d'utiliser un formulaire d'inspection, vous pouvez l'archiver pour le retirer de la liste des formulaires actifs. Un formulaire archivé peut également être supprimé définitivement.
IMPORTANT : La suppression d’un formulaire d’inspection entraîne la suppression définitive de tous les éléments, calendriers et flux de travail associés, ainsi que de toutes les soumissions d’inspection. Si vous souhaitez conserver ces informations, veuillez archiver le formulaire.
Dans l'index des formulaires d'inspection, cliquez sur le bouton Plus d'actions du formulaire, puis sélectionnez Archiver.
Sélectionnez l'onglet « Archivés » dans l'index des formulaires d'inspection pour consulter les formulaires archivés.
Les formulaires archivés ne sont plus disponibles pour être soumis pour aucun véhicule dans Fleetio Go, mais vous pouvez les restaurer en cas de besoin.
Prochaines étapes
Maintenant que vous avez créé et modifié les formulaires d'inspection, vous êtes prêt à configurer les flux de travail, à affecter les véhicules et à planifier le moment où les inspections doivent être effectuées.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez les articles « Flux de travail » et « Gestion des véhicules et des horaires » .
Les flux de travail vous permettent de déclencher des actions à partir des éléments d'inspection, la gestion des véhicules contrôle les formulaires disponibles pour vos véhicules et les calendriers déterminent l'intervalle régulier auquel les « alertes dues » attireront l'attention de vos opérateurs.
Enfin, contrôlez plus précisément les formulaires d'inspection auxquels les utilisateurs ont accès en utilisant les ensembles d'enregistrements de formulaires d'inspection.
Si vous souhaitez que vos opérateurs se familiarisent davantage avec les formulaires d'inspection, vous pouvez également les imprimer en sélectionnant Imprimer dans le menu Plus d'actions d'un formulaire.
