Aperçu de l'accès au service

Les entrées de service sont un moyen simple d'enregistrer les Tâches de service et les Problèmes terminés - la Maintenance préventive de routine et les réparations ponctuelles qui sont effectuées sur les Véhicules Fleetio. Les Entrées de Service sont un moyen rapide et facile, mais puissant, de garder une trace de l'historique des entretiens et des dépenses d'entretien.

Les entrées de service fonctionnent en conjonction avec les Rappels de service pour vous aider à ne pas perdre de vue les tâches programmées.

Ajouter une entrée de service

Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle entrée de service, notamment :

• Menu Ajout rapide ( + ) en haut à droite de l'application web Fleetio > Saisie de service
• Services > Historique des interventions > + Bouton Ajouter une entrée d'intervention
• Rappels > Rappel de service > Bouton Plus d'actions > Saisir le service
• Problèmes > Liste des problèmes > Bouton Plus d'actions > Résoudre via le service d'assistance
• Véhicules > Liste des véhicules > Vue d'ensemble du véhicule > Bouton + Ajouter > Nouvelle intervention, ou via le bouton Plus d'actions dans les sections Problèmes ou Rappels d'entretien
• En ajoutant des rappels de service aux entrées de service en masse

Sections d'entrée de service

Une nouvelle fiche de service est divisée en cinq sections principales :

1. Détails du service
2. Problèmes
3. Champs personnalisés
4. Éléments de ligne
5. Pièces jointes/Commentaires

Détails du service

Créez une nouvelle entrée de service par l'une des méthodes décrites ci-dessus, puis commencez par saisir les informations de base.

• Sélectionnez le véhicule
• Identifiez le code de priorité de réparation , s'il est activé.
• Saisissez le relevé kilométrique au moment de l'entretien et notez la case à cocher facultative pour indiquer que l'entretien est annulé.
• Saisissez un compteur secondaire , si activé
• Sélectionnez la date d'achèvement
• Notez la case à cocher facultative « Définir la date de début » , que vous pouvez activer si la prestation a duré plus d'une journée. Le champ « Date de début » doit être effacé manuellement si vous souhaitez le supprimer ultérieurement de la fiche de service. Décocher la case « Définir la date de début » n'effacera pas automatiquement la valeur précédemment enregistrée.
• Si vous utilisez un identifiant externe, tel qu'un numéro de facture, vous pouvez le saisir dans le champ Référence.
• Une entrée de service peut être associée à tout fournisseur disposant d'une classification de service , ce qui vous permet de suivre et de déclarer les coûts associés à ce fournisseur pour les services fournis.
• Les étiquettes offrent de puissantes fonctionnalités de tri et de filtrage dans les listes et les rapports.

Champs personnalisés

Tous les champs personnalisés que vous avez définis pour le type d'enregistrement « Entrée de service » seront affichés dans cette section. (Vous pouvez définir des champs personnalisés individuels selon vos besoins dans les paramètres du compte) .

Problèmes

La section « Problèmes » de la nouvelle fiche de service affiche tous les problèmes associés au véhicule que vous avez sélectionné ci-dessus.

• Consultez les problèmes par statut et cochez les cases correspondant aux problèmes que vous souhaitez inclure.
• Ajoutez un NOUVEAU problème à la volée via le lien + Ajouter un problème .
• Liez les éléments de ligne en sélectionnant l'élément de ligne approprié.

Vous pouvez également lier des problèmes à des tâches de service dans la section Éléments de ligne , comme expliqué ci-dessous.

Éléments de ligne

Ajoutez les tâches de service à l'entrée de service dans la section « Lignes de commande » .

• Ici, vous pouvez consulter les rappels d'entretien pour le véhicule actuellement sélectionné.
• Cliquez dans la zone de recherche pour sélectionner une tâche dans la liste complète des tâches de service.

Une fois la tâche de service ajoutée, davantage d'options s'afficheront.

• Saisissez le coût de la main-d'œuvre et/ou le coût des pièces ; la somme sera automatiquement calculée comme sous-total , permettant ainsi une comptabilité analytique détaillée avec une ventilation main-d'œuvre/pièces poste par poste.
• Modifiez entièrement la tâche en cliquant sur l'icône Modifier
• Si des problèmes ouverts sont associés au véhicule, cliquez dessus pour les lier à la tâche de service. Si des problèmes sont déjà liés à l'entrée de service, vous pouvez les consulter ci-dessous.
• Si un rappel d'entretien a déjà été créé pour ce véhicule/cette tâche, les détails s'afficheront avec un accès rapide à la modification ; sinon, un lien sera disponible pour ajouter un rappel d'entretien.
• Cliquez sur le nombre de miles ou de kilomètres restants pour afficher les prévisions météo.
• Une zone de notes facultative permet d'ajouter des notes spécifiques à cette tâche.
• Lorsque vous ajoutez une tâche de service à une entrée de service , la section « Catégorisation de la maintenance » de cet élément est préremplie avec les codes VMRS par défaut que vous avez définis pour cette tâche. Si vous n'avez pas défini de codes par défaut pour une tâche de service particulière, vous pouvez toujours appliquer manuellement des codes à l'élément lors de la création ou de la modification de l'entrée de service. Étant donné que le motif de réparation varie, la plupart des utilisateurs choisissent de définir manuellement un code de motif de réparation lors de la création ou de la modification des entrées de service.

Sous la liste et les détails des tâches de service, vous pouvez saisir des notes générales et consulter le récapitulatif des coûts .

• La zone « Notes générales » permet d’ajouter des notes qui s’appliquent à l’ensemble de la prestation de service (par opposition aux notes associées à la ligne de commande indiquée ci-dessus).
• Appliquez les majorations sur la main-d'œuvre et/ou les pièces, le cas échéant. En savoir plus sur les majorations sur les pièces et la main-d'œuvre.
• Appliquez les crédits de garantie, le cas échéant. En savoir plus sur la gestion des garanties.
• Appliquez une réduction en pourcentage ou en montant fixe . Les taxes seront calculées par défaut selon les taux définis dans les paramètres de votre compte .
• Comme pour les sous-totaux, un total sera calculé automatiquement à partir des valeurs ci-dessus.

Pièces jointes/Commentaires

Enfin, téléchargez les pièces jointes (images et/ou documents) pour accéder rapidement aux reçus, factures, documents de garantie ou photos des dommages. Ajoutez des commentaires pour le suivi interne et la communication. Vous pouvez également collaborer en mentionnant un autre utilisateur Fleetio (@) dans un commentaire si vous souhaitez attirer son attention sur un point précis. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».

Historique d'entretien

La page Historique d'entretien fournit un récapitulatif des interventions d'entretien pour tous vos véhicules Fleetio.

Pour accéder à la page, cliquez sur Service dans la barre de navigation latérale, puis sur Historique des services .

Ici, vous pouvez consulter les entrées de service en attente et terminées ainsi que leurs détails, importer des entrées de service , exporter la liste au format CSV et ajouter une nouvelle entrée de service .

Cliquez sur une entrée de service pour afficher sa page de détails. Vous y trouverez toutes les informations relatives à cette entrée, notamment ses détails et ses lignes de facturation.

Champs épinglés

Fleetio vous permet d'épingler les champs que vous utilisez fréquemment en haut de la fiche Détails . Une fois épinglés, ces champs seront ajoutés à la section « Champs épinglés » . Pour épingler un champ, survolez-le et cliquez sur l' icône d'épingle . Pour désépingler un champ, cliquez à nouveau sur l' icône d'épingle .

Réorganisez vos champs épinglés en cliquant et en faisant glisser l'icône de réorganisation située à gauche.

Rapport de synthèse des services

Le rapport de synthèse d'entretien est accessible en cliquant sur « Rapports » dans le menu latéral. Ce rapport présente un historique d'entretien résumé pour tous vos véhicules Fleetio.