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Lorsqu'il s'agit de gérer des flottes, il se passe beaucoup de choses chaque jour. Au lieu de devoir vous souvenir de la date de vidange de tous vos véhicules ou de la noter en espérant y jeter un coup d'œil à temps, les Paramètres du compte font le travail à votre place une fois qu'ils sont configurés dans Fleetio. Ces rappels utilisent un calendrier basé sur un intervalle que vous avez défini, et apparaissent lorsqu'une tâche de service est proche de son échéance (appelée " Due Soon " dans Fleetio).
Une fois qu'un rappel pour une tâche de service apparaît dans Fleetio, vous pouvez l'utiliser conjointement avec les entrées de service et les ordres de travail pour programmer des services de maintenance préventive (PM). Ceux-ci sont ensuite enregistrés dans l'Historique de l'entretien du véhicule une fois qu'ils ont été effectués.
Si vous souhaitez créer une liste de Rappels de service pour un groupe d'Actifs ayant des besoins de maintenance similaires, nous vous recommandons d'utiliser un Programme de services. Les Programmes de services génèrent automatiquement des Rappels de service pour chaque véhicule du programme. Par exemple, le parc d'une entreprise de restauration après sinistre qui comprend 100 fourgons utilitaires de la même marque et du même modèle qui ont les mêmes besoins d'entretien standard au cours de la durée de vie du véhicule.
Cet article couvre les bases de l'ajout et de la gestion des Rappels de service.
Programmes de maintenance préventive (MP)
Vous pouvez ajouter autant ou aussi peu de rappels d'entretien pour chaque véhicule afin de créer un programme d'entretien préventif (EP).
Dans un planning de maintenance préventive, l'« intervalle » désigne la période de temps entre deux interventions. Chaque tâche de maintenance peut être suivie selon ses propres intervalles réguliers :
- Compteur principal (en miles/heures/kilomètres, selon les réglages du compteur du véhicule)
- Compteur secondaire (si activé ; en miles/heures/kilomètres, selon les paramètres du compteur du véhicule)
- Temps (en jours/semaines/mois/années)
Vous pouvez configurer un intervalle de récurrence simple, soit par compteur , soit par heure , soit par les deux, selon la première échéance.
Ajouter un rappel de service
Sur la page des détails du véhicule , cliquez sur le menu + Ajouter et sélectionnez Ajouter un rappel de service .
Sélectionnez une tâche de service
Sélectionnez une tâche de service dans le menu déroulant. Il peut s'agir d'une tâche existante ou, si aucune ne correspond dans Fleetio, vous pouvez en créer une nouvelle.
Choisissez la date d'échéance de la tâche de service.
Cette section permet de créer le calendrier des rappels. Les modifications que vous y apportez sont mises à jour en temps réel dans l' aperçu du calendrier situé à droite.
Les intervalles (temps, compteur principal et compteur secondaire) déterminent la fréquence de génération du rappel d'entretien. Les seuils d'échéance (temps, compteur principal et compteur secondaire) déterminent à quel moment l'intervention est considérée comme urgente dans Fleetio. Une fois le seuil atteint, un indicateur « échéance imminente » s'affiche sur le rappel.
Il faut définir au moins un intervalle pour programmer un rappel d'entretien, mais vous pouvez en ajouter d'autres. Par exemple, si vous souhaitez qu'une intervention soit effectuée tous les six mois ou tous les 8 000 kilomètres, selon la première échéance. Si vous ajoutez un compteur secondaire, il ne s'affichera que s'il est activé dans les paramètres du véhicule .
S'il n'existe AUCUN historique d'intervention de service pour cette tâche, la première date d'échéance et le premier compteur dû reprennent leurs valeurs par défaut.
- La première date d'échéance est toujours calculée à partir de la date de création du rappel. Cette date est obtenue en ajoutant l'intervalle de temps à la date de création du rappel.
- Les compteurs dont l'échéance est la première utilisent toujours l'intervalle de rappel du premier compteur principal ou secondaire. Ainsi, si des données de service sont enregistrées accidentellement puis supprimées, le rappel retrouve sa valeur initiale.
Si une intervention a déjà été effectuée mais n'a pas été enregistrée dans Fleetio, vous pouvez appliquer une modification manuelle aux valeurs dues.
Pour modifier le calendrier afin qu'il corresponde à un prochain rendez-vous d'entretien ou à un relevé de compteur, cochez la case permettant de définir manuellement la date d'échéance/le compteur. L'aperçu du calendrier sera mis à jour en conséquence.
Dans la capture d'écran ci-dessus, lors de l'ajout d'un rappel d'entretien pour le remplacement du filtre d'habitacle, l'intervalle de temps programmé était trop long, mais l'intervalle du compteur ne correspondait pas à la valeur actuelle du véhicule. En ajustant la date d'échéance du compteur, le calendrier est aligné sur la valeur du compteur.
IMPORTANT : Les rappels d’entretien générés par les programmes d’entretien utilisent automatiquement le relevé actuel du compteur du véhicule pour calculer le total des frais initiaux. Ce paramètre peut être modifié manuellement dans le rappel d’entretien. Si cette option est désactivée, le rappel d’entretien reprendra ses valeurs par défaut.
Dès qu'un rappel d'entretien atteint le seuil « À effectuer prochainement » dans le calendrier, un indicateur s'affiche et vous recevez une notification. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notification à l'écran ou par courriel pour les interventions d'entretien à venir, supprimez les valeurs par défaut « À effectuer prochainement ». Le véhicule passera alors simplement du statut « OK » à « En retard », sans l'indication « À effectuer prochainement ».
Configurer les notifications
Fleetio enverra des notifications aux observateurs lorsqu'un rappel de service est « À effectuer prochainement » et/ou « En retard ». Cochez la case pour envoyer des notifications, ou décochez-la pour les désactiver.
Par défaut, l'utilisateur qui crée le rappel sera inclus, ainsi que tout utilisateur qui « surveille » le véhicule. Modifiez les destinataires en ajoutant ou en supprimant des utilisateurs de la liste.
Vous pouvez mieux contrôler la réception de ces notifications dans vos paramètres de notification. Vous pouvez recevoir un seul e-mail et/ou une seule notification push pour chaque rappel d'entretien que vous suivez. Vous pouvez également recevoir un e-mail récapitulatif de votre véhicule à intervalles réguliers.
Notifications de rappel pour les échéances en retard ou à venir
Fleetio enverra un e-mail et/ou une notification push aux personnes concernées à 7h00 lorsqu'un rappel de service arrive à échéance ou est en retard, puis tous les 7 jours jusqu'à ce que le rappel soit résolu ou mis à jour. Les notifications sont envoyées à 7h00, heure locale configurée dans les paramètres du compte de l'organisation.
Notifications récapitulatives du véhicule
Fleetio enverra un courriel unique par véhicule lorsqu'au moins un rappel d'entretien suivi est en retard ou à venir. Ce courriel récapitulera tous les rappels d'entretien que vous suivez pour ce véhicule. Les courriels sont envoyés le lundi à 7 h 00, heure locale configurée dans les paramètres du compte de votre organisation.
CONSEIL : Pour vous désabonner des notifications de rappel, consultez les articles Notifications par e-mail - Rappels de service et de renouvellement et Paramètres de notification utilisateur pour vous retirer de la liste de diffusion ou modifier vos paramètres de notification de rappel.
Attribuer des rappels de service
Attribuez des rappels de service aux contacts pour faciliter la responsabilisation et la conformité. Un rappel de service peut être attribué à un seul contact et les attributions sont visibles dans le tableau de bord, l'index des rappels de service, les fiches de contact et les e-mails de rappel. Les personnes concernées reçoivent des notifications et les attributions sont automatiquement supprimées lorsque les rappels de service sont réinitialisés. Pour ajouter une personne à un rappel de service, consultez le rappel et cliquez sur « Résoudre » , ou utilisez les actions groupées . De plus, les champs « Personne concernée » et « Attribuée le (date) » peuvent être ajoutés comme colonnes visibles à l'index des rappels de service via la gestion des colonnes .
Sélectionnez les rappels de service que vous souhaitez attribuer à un contact, sélectionnez le contact dans la liste déroulante, puis cliquez sur « Attribuer » pour terminer.
Envoyer des notifications de rappel de service
Des notifications sont envoyées aux personnes qui suivent un rappel lorsqu'il passe à l'état « À faire prochainement » ou « En retard ». Vous pouvez modifier ces préférences en éditant le rappel. Vous pouvez également demander à Fleetio d'envoyer des notifications à tout moment. Dans la liste des rappels de service, sélectionnez le menu « Plus d'actions » , puis « Envoyer une ou plusieurs notifications » . L'envoi de notifications de cette manière n'interrompt pas les notifications programmées.
REMARQUE : Si vous activez les notifications, vous n’en recevrez aucune, même si vous suivez le rappel. En effet, vous consultez déjà les détails du rappel.
Mentionnez les commentaires de rappel de service
Pour mentionner un autre utilisateur dans un commentaire de rappel de service , il vous suffit de saisir le symbole @ suivi de son nom. L'utilisateur recevra alors une notification selon son mode de notification préféré.
REMARQUE : L’utilisateur mentionné dans le commentaire ne sera pas automatiquement ajouté comme observateur de la vidéo s’il ne la suit pas déjà. Par conséquent, il ne verra pas les commentaires des autres utilisateurs à moins d’être mentionné à nouveau. Il sera ajouté comme observateur s’il laisse un commentaire ou répond à une mention.
Rappels du service d'importation
Le meilleur moyen de gérer les rappels d'entretien de plusieurs véhicules simultanément est d'utiliser un programme d'entretien . Vous pouvez également importer des rappels.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez la présentation des programmes de service et le guide d'importation des rappels de service .
Modifier ou supprimer les rappels de service individuels
Les rappels d'entretien individuels peuvent être gérés depuis la page Détails du véhicule ou l'index des rappels d'entretien :
Accédez à l'onglet Rappels d'entretien sur la page Détails du véhicule (illustrée ci-dessous), OU naviguez jusqu'à Rappels > Rappels d'entretien via la navigation latérale.
Cliquez sur le bouton Plus d'actions pour le rappel de service, puis sélectionnez Modifier ou Supprimer.
IMPORTANT : Les rappels d’entretien générés par les programmes d’entretien ne peuvent être modifiés que sur le véhicule pour changer les options « Définir manuellement le prochain rappel » et « Notifications par courriel ». Toute autre modification doit être effectuée via le programme d’entretien et affectera tous les véhicules inscrits au programme.
Gestion groupée des rappels de service
Sélectionnez les rappels dans la liste Rappels de service, puis choisissez Actions dans le menu déroulant. Vous pouvez ajouter ou supprimer des observateurs, reporter ou supprimer des rappels.
Résoudre un rappel de service
Un rappel d'entretien affichera un statut « En retard » ou « À venir » à mesure que la date d'échéance ou le compteur approche et passe, en fonction des paramètres que vous avez saisis ci-dessus.
Les rappels de service sont réinitialisés lorsque les tâches de service correspondantes sont enregistrées dans une entrée de service ou un ordre de travail .
REMARQUE : Un ordre de travail doit être marqué comme terminé pour que le rappel de service soit résolu.
CONSEIL : Si vous avez plusieurs rappels de service à résoudre pour un seul véhicule, vous pouvez ajouter en masse des rappels de service aux ordres de travail et aux entrées de service .
Reporter un rappel de service
Les rappels de service peuvent être mis en veille afin d'éviter les alertes inutiles jusqu'à un autre moment. Cela permet de ne pas recevoir d'alertes ni d'e-mails concernant des rappels de service non essentiels.
Une fois la période de report terminée, le rappel reprendra son fonctionnement normal. Vous pouvez le reporter et le réactiver à l'aide du bouton « Plus d'actions » .
Ou, pour plusieurs rappels, le menu déroulant Actions .
Pour désactiver le mode reporté d'un rappel, sélectionnez Supprimer le mode reporté .
REMARQUE : Les rappels mis en veille sont également masqués dans la section Alertes véhicule de Fleetio Go.
Rappels de service pour les tâches principales et les sous-tâches
Les rappels de service peuvent être configurés pour une tâche principale , pour une sous-tâche ou pour les deux séparément... mais les rappels ne seront « résolus » que si la tâche correspondante (qu'elle soit principale ou sous-tâche) est incluse dans une entrée de service ou un ordre de travail.
Rappels de service Exportation/Autorisation
Les autorisations d'exportation des rappels de service sont contrôlées par le type d'utilisateur (normal ou administrateur) et par le rôle .
Les propriétaires et administrateurs de compte ont accès à tous les exportations. L'accès peut être accordé aux utilisateurs réguliers sur autorisation.
Dans la section Rappels d'entretien du véhicule, activez l'option Exporter les données si vous souhaitez accorder aux utilisateurs en lecture seule l'autorisation d'exporter les données.
Pour plus d'informations sur l'exportation d'une liste de rappels de service, consultez cet article .
CONSEIL : Pour en savoir plus sur les rôles et les autorisations, consultez la section Rôles et autorisations des utilisateurs .
Rapport sur les rappels de service
Dans le menu latéral, cliquez sur Rapports , puis sélectionnez Service . Vous pouvez alors sélectionner les rapports Rappels de service ou Conformité des rappels de service .
Vous pouvez en apprendre davantage sur les rapports dans Fleetio dans la section Vue d'ensemble des rapports .
REMARQUE : Le rapport des rappels de service affichera un message d’état inactif à côté de toute tâche de service pour laquelle la tâche a été ajoutée à un rappel, mais dont les notifications sont désactivées.
Rappels de service dans Fleetio Go
Cette section fournit des informations utiles à garder à l'esprit lorsque les utilisateurs utilisent Fleetio Go pour consulter, modifier et ajouter de nouveaux rappels de service.
Les utilisateurs réguliers, tels que les chauffeurs, peuvent en apprendre davantage sur les rappels de service dans la section Rappels de service de Fleetio Go .
IMPORTANT : Si un utilisateur doit modifier manuellement la date ou le compteur lors de la création de son premier rappel, il devra contacter le propriétaire du compte ou l’administrateur pour modifier le rappel de service dans l’application Web Fleetio.
