Descripción general de la tarea de servicio

Las Tareas de servicio son los componentes básicos del mantenimiento y las reparaciones registradas en Fleetio. Las Tareas de servicio pueden representar tareas recurrentes de Mantenimiento preventivo, así como tareas de reparación puntuales no planificadas.

• Ejemplos de Tareas de servicio de Mantenimiento preventivo: Sustitución del aceite y el filtro del motor, Rotación de neumáticos y Sustitución del filtro de aire de la cabina. Obtenga más información sobre cómo crear un programa de Mantenimiento preventivo mediante Tareas de servicio aquí.
• Ejemplos de tareas de reparación no planificadas: Reparación del parabrisas, Sustitución del parachoques delantero y Sustitución de la junta de la bomba de agua del radiador.

Las Tareas de servicio estándar son tareas de mantenimiento de flotas que se realizan habitualmente. Su cuenta de Fleetio dispone de una lista de Tareas de servicio estándar, todas ellas preconfiguradas con la categorización VMRS por defecto.

Establezca un calendario de Mantenimiento preventivo utilizando Tareas de servicio según intervalos de tiempo o basados en contadores. Esto creará Recordatorios de Servicio para que los contactos clave dentro de su Organización sean notificados por correo electrónico, alertas en pantalla en la aplicación web Fleetio y notificaciones push en el móvil cuando el mantenimiento "Vence Pronto" o "Vencido". Resuelva los Recordatorios de Servicio registrando esa Tarea de Servicio en una Orden de trabajo o Entrada de Servicio. Una vez completadas, las Tareas de servicio se registrarán en el historial de servicio de un Vehículo mediante el registro de una Entrada de servicio u Orden de trabajo.

Administrar tareas de servicio

Seleccione Servicio > Tareas de Servicio en el menú lateral izquierdo para acceder al índice de Tareas de Servicio. Aquí puede administrar las Tareas de Servicio Estándar y agregar sus propias tareas, también conocidas como Tareas de Servicio Personalizadas.

Agregar tareas de servicio

Las tareas de servicio se pueden agregar individualmente o importando datos de tareas de servicio en forma masiva.

Para agregar una tarea de servicio individual:

Haga clic en + Agregar tarea de servicio en el índice de tareas de servicio (que se muestra arriba) y complete la siguiente información de entrada:

Detalles

• Nombre : cada tarea de servicio debe tener un nombre único; Fleetio evitará que agregue dos tareas de servicio con exactamente el mismo nombre.
• Descripción : Una descripción opcional del servicio que se realizará.
• Subtareas : identifique cualquier subtarea que deba incluirse, convirtiendo esta en una tarea "principal".

Haga clic en Continuar.

Recomendaciones de Fleetio

Fleetio le ofrecerá recomendaciones para las Tareas de Servicio Estándar que mejor se adapten a sus necesidades (si están disponibles). Haga clic en el botón de opción para seleccionar la opción más adecuada.

Luego, haga clic en el botón Agregar a para agregar la tarea de servicio a una orden de trabajo o entrada de servicio .

Si no hay ninguna coincidencia o si desea continuar creando una tarea de servicio personalizada, haga clic en No, gracias .

Regiones

A continuación, tiene la opción de vincular cualquier pieza necesaria para que se agregue automáticamente al utilizar la tarea de servicio.

1. Utilice Buscar (a) para encontrar una pieza específica.
2. Establezca la cantidad (b) que espera que se utilice al realizar esta tarea de servicio.
   • Si desea eliminar la parte, haga clic en el icono de la papelera (c).

3. Repita los pasos uno y dos para agregar piezas adicionales según sea necesario.
4. Haga clic en Continuar para pasar a la sección Horas laborales esperadas.

4. Horas laborales esperadas

La sección Horas de mano de obra esperadas le permite ingresar el tiempo esperado que tomará completar la mano de obra de la tarea de servicio.

1. Escriba manualmente sus horas en el campo de texto Horas laborales esperadas o haga clic en una hora para completarla en el campo.

2. Haga clic en Continuar para pasar a la categorización de mantenimiento y completar su tarea de servicio.

Categorización de mantenimiento

Al usar la Categorización de Mantenimiento con VMRS , puede categorizar sus Tareas de Servicio usando la categorización recomendada por Fleetio o configurando códigos VMRS predeterminados, que se aplicarán a las partidas de Orden de Trabajo y Entrada de Servicio al usar una Tarea de Servicio. Esto le brindará información detallada sobre las tendencias categóricas de su actividad de mantenimiento. Puede configurar los siguientes cuatro códigos VMRS predeterminados:

• Categoría
• Sistema
• Asamblea
• Componente
• Motivo de la reparación

Una vez que haya completado el formulario de tarea de servicio, haga clic en Guardar tarea de servicio en la parte inferior de la página.

Importar tareas de servicio de forma masiva

Para agregar múltiples tareas de servicio nuevas o actualizar y realizar cambios en múltiples tareas de servicio existentes, ahorre tiempo y entrada manual de datos aprovechando el proceso de importación de Fleetio.

También puede actualizar la categorización de mantenimiento para las tareas de servicio de forma masiva directamente desde el índice. Para ello:

1. Seleccione uno o más registros en el Índice de tareas de servicio .
2. Haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Actualizar tareas de servicio .
3. Elija actualizar los códigos de Sistema , Ensamblaje , Componente y Motivo de reparación .

4. Luego, seleccione si desea que estos cambios se apliquen a todas las líneas de pedido históricas y futuras o solo a las líneas de pedido futuras.
5. Confirme que la información que ha agregado sea precisa y haga clic en Confirmar y guardar .

Grupos de tareas de servicio: tareas principales y subtareas

Las Tareas de Servicio se pueden agrupar para garantizar que las tareas que deben completarse simultáneamente no se pasen por alto y para mantener la coherencia de los datos. Un grupo de Tareas de Servicio consta de una tarea principal con una o más subtareas. Pase el cursor sobre un icono en la lista de Tareas de Servicio para identificar si se trata de una tarea principal o una subtarea. Al agregar una tarea principal a una Entrada de Servicio u Orden de Trabajo, se agregarán automáticamente entradas de partidas para cada subtarea. Los detalles de piezas y mano de obra se pueden asociar a la tarea principal o a la subtarea para una contabilidad de costos específica.

Una subtarea puede pertenecer a múltiples tareas principales, estableciendo así diferentes grupos, pero solo hay un "nivel" de anidamiento disponible en la relación principal/subtarea: una subtarea no puede actuar como una tarea principal con subtareas propias.

Al agregar una tarea principal a una entrada de servicio o una orden de trabajo, se agregarán automáticamente entradas de partidas para cada subtarea. Los detalles de piezas y mano de obra pueden asociarse con la tarea principal o la subtarea para una contabilidad de costos específica.

Ver el historial de tareas de servicio

Si desea verificar si alguna vez se editó una tarea de servicio o qué usuario la creó, pase el cursor sobre el registro en la lista de tareas de servicio, luego haga clic en el botón Más acciones y seleccione Ver historial de registros .

Archivar o eliminar tareas de servicio

Archivar una tarea de servicio si desea conservar los datos históricos de una tarea, pero eliminarla como tarea activa. Las tareas archivadas no se pueden agregar a entradas de servicio ni a órdenes de trabajo .

Para archivar una tarea de servicio, coloque el cursor sobre el registro en el índice de tareas de servicio y haga clic en el botón "Más acciones" . A continuación, seleccione "Archivar" . La tarea se moverá a la pestaña "Archivados" .

Para archivar varias tareas de servicio, seleccione las casillas de verificación de los registros que desea archivar, haga clic en el menú desplegable Acciones y luego seleccione Archivar .

Las tareas con recordatorios de servicio activos no se pueden archivar. Elimine la tarea de cualquier recordatorio para archivarla.

Las tareas de servicio deben archivarse antes de poder eliminarse. Solo se pueden eliminar las tareas personalizadas; las tareas de servicio estándar solo se pueden archivar.

Cuando elimina una tarea de servicio, también se eliminarán todos los recordatorios de servicio y el historial de servicio asociados.

Para eliminar una tarea de servicio, vaya a la pestaña Archivados en el Índice de Tareas de Servicio. Coloque el cursor sobre el registro, haga clic en el botón "Más acciones" y seleccione "Eliminar" .

Para eliminar varias tareas de servicio, vaya a la pestaña Archivados en el Índice de Tareas de Servicio. Use las casillas de verificación para seleccionar los registros que desea eliminar, haga clic en el menú desplegable Acciones y seleccione Eliminar .

Fusionar tareas de servicio

Puede haber casos en los que necesite fusionar tareas de servicio en Fleetio. A continuación, repasemos por qué necesitaría fusionar tareas de servicio:

1. Anteriormente se agregó una tarea de servicio personalizada, pero Fleetio ahora recomienda fusionarla en una tarea de servicio estándar.
2. Si varios usuarios tienen permiso para crear nuevas tareas de servicio, puede producirse duplicación y los resultados de los informes estarán sesgados. Por ejemplo, errores ortográficos y diferencias en el uso de mayúsculas podrían generar entradas separadas para "Alineación", "alineación" y "Alineación". Los costos de piezas y mano de obra para estas tareas en las entradas de servicio y las órdenes de trabajo no se consolidarían en un informe de totales de costos.

Si desea fusionar una tarea de servicio existente con la tarea de servicio estándar recomendada por Fleetio:

1. En la barra de navegación lateral, haga clic en Servicio y seleccione Tareas de servicio .
2. Seleccione la tarea de Servicio personalizado haciendo clic en la fila.
3. En el panel derecho, seleccione la tarea de servicio que recomienda Fleetio y haga clic en Fusionar .

Restablecimiento del recordatorio de servicio

Las fechas de vencimiento del recordatorio de servicio y las lecturas del medidor se vuelven a calcular al completarse una tarea de servicio, ya sea a través de una entrada de servicio o una orden de trabajo.

Si ha establecido un grupo de tareas de servicio como se muestra arriba, solo se necesita un recordatorio de servicio para la tarea principal, que a su vez regula los intervalos de repetición de la subtarea. Opcionalmente, se pueden configurar recordatorios para cada tarea de forma independiente.