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Une gestion efficace des pièces détachées est la clé d'une flotte performante !
Fleetio facilite le suivi des données relatives à vos pièces, notamment le Fabricants de pièces, les Vendeurs et l'Emplacement des pièces. Vous pouvez également suivre l'utilisation des Rapports à l'aide des Ordres de travail et en faire un rapport.
PERMISSIONS : Utilisez les Jeux d'enregistrements pour contrôler les Emplacements des pièces où un utilisateur peut ajuster l'inventaire.
IMPORTANT : Nous vous conseillons vivement de confirmer une méthode d'évaluation des stocks avant d'ajouter des pièces. Si vous utilisez une Méthode d'évaluation des stocks avancée, vous devez suivre les étapes appropriées pour la gestion des Pièces. Pour plus d'informations, voir :
Paramètres des pièces
Fleetio vous permet de personnaliser différents champs liés à la gestion des pièces.
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article sur les paramètres des pièces .
Ajouter des pièces
CONSEIL : Vous souhaitez ajouter des pièces en masse ? Consultez le Guide d’importation des pièces pour créer plusieurs fiches de pièces et l’article sur l’importation de l’inventaire des pièces pour définir les quantités et les emplacements des pièces !
Pour ajouter des pièces individuelles à Fleetio :
- Cliquez sur Pièces et inventaire dans la barre de navigation latérale, puis sélectionnez Liste des pièces .
- Cliquez sur le bouton + Ajouter une pièce .
- Remplissez le formulaire « Nouvelle pièce » en commençant par les détails de la pièce.
Détails de la pièce
La section « Détails » contient des informations susceptibles d'apparaître sur différentes pages et dans divers rapports de Fleetio. Nous vous recommandons donc de renseigner un maximum d'informations. Ces champs peuvent également s'avérer utiles lors de la recherche d'une pièce spécifique.
- Le numéro de pièce doit être unique pour chaque pièce et constitue le seul champ obligatoire.
- Ajoutez une description de la pièce.
- Vous pouvez ajouter des photos et des documents , comme un manuel d'instructions ou une photo d'étiquette.
- Sélectionnez une catégorie et un fabricant . Pour en savoir plus sur ces options, consultez les paramètres des pièces.
- Vous pouvez également saisir la référence du fabricant , le code UPC , le coût unitaire et sélectionner une unité de mesure, le cas échéant.
Garantie
Saisissez les informations de garantie de la pièce.
IMPORTANT : Les garanties sur les pièces ne sont disponibles qu'avec le forfait Fleetio Premium.
- Si la pièce n'est pas garantie, cochez la case « La pièce n'est pas garantie » (a).
- Si la pièce est sous garantie, cliquez sur Ajouter une garantie (b) pour saisir les informations de garantie.
Pour les pièces sous garantie, veuillez saisir les informations de garantie suivantes :
- Conditions générales (c) - Sélectionnez Limité , À vie ou À vie limitée
- Pour les garanties limitées ou à vie limitées :
- Saisissez la durée de la couverture (d) en mois ou en années.
- Saisissez la distance de couverture (e) en miles, kilomètres ou heures
- Sous « Début le (f) », sélectionnez si la garantie commence à la date d'achat ou à la date d'installation.
- Cochez la case « Retour de pièce » (g) pour afficher les instructions dans les ordres de travail concernant la conservation de cette pièce pour les retours de réclamation.
CONSEIL : Consultez la section Aperçu des garanties des pièces pour en savoir plus.
Gestion des pneus
Si vous avez accès au module Gestion des pneus dans Fleetio, et qu'une catégorie est sélectionnée pour la pièce indiquée comme « Catégorie de pneu », des champs supplémentaires s'afficheront pour vous permettre d'ajouter des informations spécifiques relatives aux pneus.
IMPORTANT : La gestion des pneumatiques est uniquement disponible avec le forfait Premium Fleetio.
Consultez l'article « Vue d'ensemble de la gestion des pneus » pour plus de détails sur l'ajout de spécifications de pneus aux pièces.
Emplacements et inventaire
La section Emplacements vous permet d'activer la pièce pour un emplacement que vous avez créé dans les paramètres des pièces . Pour ajouter une pièce à une commande d'achat, celle-ci doit être active à l' emplacement indiqué dans cette commande .
- Sélectionnez un emplacement dans le menu déroulant pour activer les pièces pour cet emplacement et activer le suivi des stocks.
- Lorsque vous sélectionnez un emplacement, vous pouvez saisir l' allée , la rangée , le bac (a) et la quantité actuelle (b).
- Cochez la case Suivi des stocks (c) pour activer le suivi des stocks.
- Lorsque le suivi des stocks est activé, vous pouvez désigner un point de réapprovisionnement (d) pour recevoir des notifications de stock faible.
REMARQUE : Si l’option « Exiger un emplacement de stock pour les articles des ordres de fabrication » est activée, un emplacement (avec ou sans suivi des stocks) doit être indiqué sur l’article. Si cette option est désactivée, l’emplacement peut être omis.
CONSEILS:
- Le suivi des emplacements et des stocks peut également être activé/désactivé et modifié à partir de la page Détails de la pièce .
- Un rapport sur les pièces par emplacement est également disponible ; consultez l’article « Présentation des rapports » pour en savoir plus.
- Vous pouvez ajuster les quantités de votre stock une fois que vous avez défini l'emplacement de vos pièces ; consultez l'article « Aperçu de l'inventaire » pour en savoir plus.
- Les emplacements des pièces peuvent être archivés, restaurés ou supprimés dans les paramètres de votre compte.
Historique des achats
Dans la section Historique des achats, vous pouvez saisir les informations d'achat de la pièce.
- Cliquer + Ajouter un fournisseur
- Utilisez le menu déroulant Fournisseur pour choisir un fournisseur dans la liste.
- Saisissez le prix et sélectionnez la date de la commande.
Si vous souhaitez ajouter d'autres achats, il vous suffit de répéter les étapes ci-dessus.
L'historique d'achat de chaque pièce se trouve dans l' onglet « Historique d'achat » de la page de détails de la pièce.
Champs personnalisés
Si vous avez créé des champs personnalisés pour les pièces, ils apparaîtront dans cette section. Vous pouvez définir chaque champ personnalisé comme obligatoire dans les paramètres du compte.
Finir
Une fois le formulaire « Nouvelle pièce » rempli, cliquez sur le bouton « Enregistrer la pièce » . Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et ajouter une autre pièce » pour sauvegarder votre pièce et ouvrir un nouveau formulaire vierge afin d'ajouter une autre pièce.
Index des pièces
Accédez à votre index des pièces en sélectionnant Liste des pièces dans la section Pièces et inventaire de la barre de navigation latérale.
AUTORISATIONS : Un utilisateur disposant d’ensembles d’enregistrements de pièces restreints peut consulter toutes les pièces de la base de données, mais ne peut consulter les détails d’inventaire et effectuer des ajustements d’inventaire que pour les pièces actives dans les emplacements auxquels il a accès.
À partir de l'index des pièces, vous pouvez :
- Basculez entre les emplacements des pièces ou d'autres vues enregistrées , ou cliquez sur + Ajouter un onglet pour créer une nouvelle vue.
- Vous ne verrez que les emplacements des pièces auxquels vous avez accès, conformément à vos autorisations.
- Utilisez la fonction Recherche , sélectionnez un filtre rapide ou ouvrez le menu Filtres complet pour affiner la liste.
- Cliquez sur le bouton Paramètres d'index pour gérer les colonnes affichées.
- Consultez les données principales, comme votre quantité totale et les articles en rupture de stock. Sélectionnez les blocs « Rupture de stock » ou « Stock faible » pour afficher uniquement ces articles.
- Cochez les cases correspondant à plusieurs pièces et utilisez le menu déroulant Actions pour ajouter ou supprimer des pièces d'un emplacement, imprimer les étiquettes des pièces, modifier les pièces à l'aide d'actions groupées ou les archiver.
- En survolant un enregistrement, un bouton « Plus d'actions » apparaît pour afficher, modifier, mettre à jour la quantité ou archiver la partie sélectionnée.
- Vous pouvez également exporter une liste de pièces au format CSV via le menu principal « Plus d'actions » .
Afficher et modifier les détails de la pièce
Cliquez sur la ligne correspondant à une pièce pour afficher ses détails.
Cliquez sur le bouton Modifier en haut à droite pour modifier les détails de la pièce. Vous pouvez ajouter ou mettre à jour les informations dans la section Ajouter une pièce ci-dessus.
REMARQUE : L’apparence d’un article peut varier selon que la méthode FIFO ou LIFO est activée . Par exemple, les éléments suivants diffèrent de la tarification statique :
- Carte d'emplacement : L'icône d'ensemble d'inventaire située à côté de la quantité actuelle vous permet, en la survolant, de voir tous les ensembles d'inventaire correspondant à la quantité actuelle.
- Fiche de localisation : Coût unitaire moyen de la quantité actuelle de pièces en stock pour cet emplacement.
- Informations détaillées et en-tête en haut : Le coût unitaire moyen de la pièce, tous sites confondus, sera affiché dans les deux zones.
Champs épinglés
Fleetio vous permet d'épingler les champs que vous utilisez fréquemment en haut de la fiche Détails . Une fois épinglés, ces champs seront ajoutés à la section « Champs épinglés » . Pour épingler un champ, survolez-le et cliquez sur l' icône d'épingle . Pour désépingler un champ, cliquez à nouveau sur l' icône d'épingle .
AUTORISATIONS : Les utilisateurs disposant des autorisations de consultation peuvent personnaliser la fiche Détails en épinglant des champs.
REMARQUE : Vous pouvez uniquement épingler des champs dans la fiche Détails. Lorsqu'un champ est épinglé, il sera disponible pour toutes les pages de détails des pièces auxquelles vous accédez. Les champs épinglés ne sont visibles que pour vous ; ils n'affectent pas les pages de détails des autres utilisateurs de votre organisation.
Réorganisez vos champs épinglés en cliquant et en faisant glisser l'icône de réorganisation située à gauche.
Activité partielle
L'activité relative aux pièces est divisée entre l'activité d'inventaire et l'activité des ordres de travail . Des vignettes d'aperçu sont disponibles pour chaque onglet de la vue d'ensemble. Cliquez sur un onglet pour afficher la liste complète des activités.
REMARQUE : L'apparence d'une pièce sera différente si vous avez activé FIFO ou LIFO .
Historique des achats
L'historique d'achat de chaque pièce se trouve dans l' onglet « Historique d'achat » de la page de détails de la pièce. Les achats les plus récents sont également affichés sur la fiche « Historique d'achat » de la page d'aperçu.
L' onglet Historique des achats contient la liste de toutes les opérations d'achat relatives à la pièce, y compris les stocks ajoutés via les bons de commande.
La fiche Historique des achats affiche un graphique de vos achats récents par fournisseur. Cliquez sur Ajouter un fournisseur pour renseigner les informations d'achat : fournisseur, prix et date de la commande. Veuillez noter que cette méthode ne permet pas de modifier les quantités en stock. Les fournisseurs peuvent être associés à des pièces s'ils sont classés selon une catégorie de pièces .
CONSEIL : Pour en savoir plus, consultez l'article sur la classification des fournisseurs .
Pièces de montre
Si vous souhaitez visionner des séquences spécifiques à un endroit donné, suivez les étapes ci-dessous pour visionner une séquence individuellement :
- Repérez et cliquez sur la partie que vous souhaitez visionner dans l' index des parties .
- Sur la page Détails de la pièce, trouvez la fiche Emplacements dans l'onglet Vue d'ensemble.
- Cliquez sur « Surveiller » à l’emplacement choisi.
Si vous souhaitez sélectionner plusieurs parties à regarder à un endroit précis :
- Dans l' index des pièces, utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs pièces.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Ajouter des observateurs.
- Ajoutez des observateurs supplémentaires (si nécessaire) et sélectionnez les emplacements que vous souhaitez surveiller pour les parties sélectionnées.
- Cliquez sur Ajouter des observateurs .
AUTORISATIONS : Si un utilisateur n'a pas accès aux emplacements des pièces, il ne pourra pas surveiller l'emplacement de la pièce.
REMARQUE : Lorsqu'un utilisateur laisse un commentaire, seuls les observateurs de la même combinaison Partie + Lieu en sont informés.
Pièces d'archives
Si une pièce n'est plus utilisée, mais que vous souhaitez conserver l'historique de son utilisation, vous pouvez l' archiver . Elle sera alors retirée de la liste des pièces actives et ne pourra plus être sélectionnée pour les ordres de travail.
IMPORTANT : Les pièces utilisées dans les ordres de travail incomplets ne peuvent pas être archivées. Les pièces utilisées dans les ordres de travail terminés peuvent être archivées, mais la réouverture de l’ordre de travail restaurera automatiquement la pièce archivée.
Méthode 1 : Bouton « Plus d’actions »
Dans l'index des pièces, cliquez sur le bouton Plus d'actions correspondant à une pièce et sélectionnez Archiver . Une confirmation vous sera demandée.
Méthode 2 : Sélection en gros de pièces
Sélectionnez plusieurs éléments à l'aide des cases à cocher, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Archiver . Une confirmation vous sera demandée.
Restaurer ou supprimer des pièces
Une fois qu'une pièce a été archivée, il est possible de la réintégrer dans Fleetio ou de la supprimer définitivement du système.
Pièces de restauration
Pour restaurer une pièce :
- Cliquez sur Pièces et inventaire dans la barre de navigation latérale et sélectionnez Liste des pièces .
- Cliquez sur l'onglet Archives .
- Localisez la pièce à restaurer, cliquez sur son bouton Plus d'actions , puis sélectionnez Restaurer .
Supprimer des parties
Si vous souhaitez supprimer toute trace d'une pièce, vous pouvez la supprimer. Veuillez noter que cette action supprimera également l'historique associé et les lignes de commande ouvertes.
Contrairement à l'archivage, il s'agit d'une action permanente et irréversible.
REMARQUE : Les pièces utilisées dans les ordres de travail ou les bons de commande complétés, quel que soit leur statut (à l'exception des brouillons), ne peuvent pas être supprimées.
Pour supprimer une pièce :
- Cliquez sur Pièces et inventaire dans la barre de navigation latérale et sélectionnez Pièces .
- Cliquez sur l'onglet Archives .
- Localisez la pièce à supprimer, cliquez sur son bouton Plus d'actions , puis sélectionnez Supprimer .
- Confirmez l'action.
Les propriétaires de compte peuvent également supprimer des pièces en masse. Pour supprimer des pièces en masse :
- Dans l'onglet « Index des pièces archivées », cochez les cases correspondant aux pièces que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Supprimer .
Pièces et inventaire dans Fleetio Go
Grâce à l'application mobile Fleetio Go, les utilisateurs, tels que les conducteurs, peuvent gérer les pièces et les stocks en déplacement et même scanner les codes-barres ou les codes QR.
AUTORISATIONS : Les administrateurs et les propriétaires de compte disposent de toutes les autorisations pour ajouter, supprimer et gérer les pièces et l’inventaire. Pour les utilisateurs standard, tels que les chauffeurs, l’accès à l’emplacement des pièces est défini dans leurs ensembles d’enregistrements , et les actions qu’ils peuvent effectuer sont déterminées par leur rôle .
Apprenez comment imprimer des codes-barres ou des codes QR dans Lier vos propres codes-barres/codes QR aux ressources Fleetio .
Pour obtenir des instructions sur la gestion des pièces et des stocks dans Fleetio Go, consultez la section « Gérer les pièces et les stocks dans Fleetio Go » .
- Si votre organisation utilise une méthode d'évaluation des stocks avancée, consultez la section Utilisation des méthodes d'évaluation des stocks avancées dans Fleetio Go .
