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La mayoría de los usuarios sólo necesitan acceder a una selección limitada de registros de su flota, y los Conjuntos de récords le permiten adaptar quién ve qué en Fleetio.
Los Conjuntos de récords definen los Vehículos, Contactos y Piezas/Inventario a los que tiene acceso un Usuario.
Los Conjuntos de récords afectan a toda la experiencia de un Usuario en Fleetio, desde los Cuadros de mandos hasta los Informes.
Los usuarios sólo podrán ver los registros a los que están autorizados a acceder en todas las páginas, Informes y Cuadros de Mando de Fleetio.
CONSEJO: Obtenga más información en Visión general de la Gestión de usuarios y Funciones y permisos de los usuarios.Ver y editar conjuntos de registros
- Vaya al Menú de su Cuenta y seleccione Configuración .
- En la barra lateral de Configuración, haga clic en Conjuntos de registros en la sección Acceso de usuario.
Los conjuntos de registros están divididos por tipo, por lo que hay pestañas para vehículos, contactos, ubicaciones de piezas y formularios de inspección.
Los conjuntos de registros estándar, que incluyen acceso completo o sin acceso, no se pueden editar ni eliminar. Estos conjuntos estándar se encuentran en cada tipo de conjunto de registros.
NOTA: Al archivar un usuario, sus conjuntos de registros se cambiarán a Sin acceso . Si se restaura un usuario, será necesario volver a seleccionar manualmente sus conjuntos de registros.
NOTA: Los conjuntos de registros personalizados NO están disponibles si tiene el Plan Esencial de Fleetio.
Configurar conjuntos de registros
Para agregar un conjunto de registros, haga clic en el botón + Agregar conjunto de registros en la parte superior derecha.
Al agregar un conjunto de registros, solo se puede seleccionar "Algo de acceso", ya que existen conjuntos de registros predeterminados con acceso completo o sin acceso. Se utilizan ciertas condiciones para limitar los registros a los que puede acceder un usuario.
IMPORTANTE : Los usuarios de la misma cuenta pueden ver diferentes números agregados (costos totales, MPG promedio, etc.) en ciertos lugares según sus conjuntos de registros.
El usuario Joe es administrador y puede acceder a todos los vehículos. La usuaria Jane es usuaria normal y tiene acceso a un subconjunto de vehículos: solo los del grupo Chicago.
Cuando Joe inicia sesión y consulta el Panel de Control, ve las cifras agregadas (por ejemplo, los Costos Totales de las Entradas de Servicio) de todos los Vehículos de la cuenta. Mientras tanto, Jane solo verá las cifras agregadas de los Vehículos a los que puede acceder.
Comience dándole un nombre a su conjunto de registros y una descripción opcional.
A continuación, utilice el menú desplegable para seleccionar el tipo de registro al que se aplica este conjunto de registros.
Cada tipo de registro tiene diferentes condiciones que se pueden seleccionar para definir el nivel de acceso. Estos tipos de registro y condiciones se explican con más detalle a continuación.
Tipo de registro de vehículos
NOTA: Los conjuntos de registros de vehículos deben tener al menos una condición configurada para el acceso de visualización.
Condiciones:
- Todos los vehículos
-
Vehículos en el grupo de este contacto
El usuario solo puede acceder a los vehículos de su grupo asignado (si el grupo del usuario cambia, los vehículos a los que puede acceder también cambiarán) -
Vehículos asignados a este contacto
El usuario solo puede acceder a los vehículos que tiene asignados actualmente (útil para conductores que mueven vehículos con frecuencia) -
Vehículos específicos
Seleccione vehículos individuales específicos a los que un usuario puede acceder -
Vehículos de estos grupos
Elija grupos específicos de vehículos a los que un usuario puede acceder -
Vehículos con estado(s)
El usuario puede acceder a vehículos cuyo estado actual coincida con cualquiera de los valores seleccionados (ideal para brindar acceso de invitado solo a ciertos estados de vehículos como "En el taller") -
Vehículos con valores de campo personalizados específicos
El usuario puede acceder a todos los vehículos con un campo personalizado que contenga cualquiera de los valores seleccionados. Consulte Campos personalizados como condiciones del vehículo a continuación para obtener más información. - No hay vehículos
Condiciones secundarias para los conjuntos de registros de vehículos
Al seleccionar condiciones para el nivel de acceso Algunos en los conjuntos de vehículos, puede emplear condiciones secundarias que proporcionen una capa adicional de lógica de selección.
NOTA: Las condiciones secundarias solo son una opción cuando se selecciona por primera vez una condición primaria perteneciente al Grupo de vehículos (1 y 4 anteriores) o al Estado del vehículo (5).
Cuando se utiliza una condición secundaria, solo se agregarán al conjunto los vehículos que coincidan tanto con la condición primaria como con la secundaria.
EJEMPLO: Juan es mecánico en su taller de Birmingham. Quiere que Juan solo tenga acceso a Ver y Actualizar los vehículos ubicados en Birmingham (Grupo) y que estén en el taller para reparaciones (Estado).
Seleccione Algunos para Conjuntos de vehículos y configure estas condiciones del vehículo:
- Condición: Vehículos en el grupo de este contacto ( Birmingham )
- Condición secundaria: Vehículos con estado(s) - En taller
Campos personalizados como condiciones del vehículo
El uso de un campo personalizado como condición del vehículo le permite definir qué vehículos puede administrar o ver un usuario en función de valores de campo personalizados específicos.
IMPORTANTE: Solo los campos personalizados con tipos de datos desplegables o de casillas de verificación se pueden usar como condiciones de conjunto de registros.
Puede utilizar cualquiera de sus campos personalizados desplegables o de casillas de verificación existentes como Condiciones del vehículo, o crear un nuevo campo personalizado para este propósito.
Los pasos a continuación demuestran cómo agregar un nuevo campo personalizado como condición del vehículo utilizando el siguiente ejemplo:
- Actualmente utiliza dos suscripciones telemáticas diferentes, pero desea que un usuario solo tenga acceso para ver y administrar vehículos de la "Suscripción A" y no de la "Suscripción B".
Para configurar un conjunto de registros para este usuario:
- Comience creando un campo personalizado llamado "Suscripción telemática" con un tipo de datos desplegable y valores de "Suscripción A" y "Suscripción B".
- Asigne el valor "Suscripción A" o "Suscripción B" apropiado para este campo personalizado a cada uno de sus vehículos.
- Crear un nuevo conjunto de registros.
- En la sección Administrar de la ventana Agregar conjunto de registros, haga clic en + Agregar condición y seleccione Vehículos con valores de campo personalizados específicos .
- En el primer menú desplegable, seleccione el campo personalizado "Suscripción telemática" que creó
- En el segundo menú desplegable, seleccione "Suscripción A".
- Repita los pasos 3 a 5 en la sección Ver de la ventana Agregar conjuntos de registros.
NOTA: Si el tipo de datos de su campo personalizado es una casilla de verificación, la segunda opción desplegable se establecerá automáticamente en "sí".
- Haga clic en el botón Guardar para guardar el nuevo conjunto de registros.
- Al editar o agregar un usuario, el nuevo conjunto de registros ahora estará disponible en el menú desplegable Vehículos en su Tipo de usuario y permisos:
Tipo de registro de herramientas
Condiciones:
- Todas las herramientas
-
Herramientas en el grupo de este contacto
El usuario solo puede acceder a los vehículos de su grupo asignado (si el grupo del contacto cambia, los vehículos a los que puede acceder también cambiarán) -
Herramientas específicas
Seleccione herramientas individuales específicas a las que un usuario puede acceder -
Herramientas en grupos específicos
Elija grupos específicos de herramientas a los que un usuario puede acceder - Sin herramientas
Tipo de registro de contactos
Condiciones:
- Todos los contactos
-
Contactos en el grupo de este contacto
El usuario solo puede acceder a los contactos de su grupo asignado (si el valor del grupo del usuario cambia, los contactos a los que puede acceder también cambiarán) -
Contactos en estos grupos
Elija grupos específicos de contactos a los que un usuario puede acceder - Sin contactos
Tipo de registro de ubicaciones de piezas
Condiciones:
-
Ubicación de las piezas
Controlar las ubicaciones de las piezas donde un usuario puede ajustar el inventario.
IMPORTANTE: Aunque los conjuntos de registros de ubicación de piezas controlan dónde el usuario puede ajustar el inventario, las piezas solo se ocultarán en las órdenes de trabajo si se requiere una ubicación de pieza en la configuración de la cuenta .
Registro de formularios de inspección Tipo de registro
Los conjuntos de registros del formulario de inspección controlan la capacidad del usuario para ver los envíos de inspección, crear y enviar formularios de inspección y ver fallas de los elementos de inspección.
Condiciones:
-
Formularios de inspección
Controlar los formularios de inspección que un usuario puede ver y enviar
NOTA: Si los usuarios tienen los permisos adecuados para los problemas, aún pueden acceder a los problemas generados a partir de elementos de inspección fallidos desde los formularios de inspección a los que no tienen acceso.
Establecer conjuntos de registros predeterminados
Si tiene conjuntos de registros comunes en su organización, configúrelos como predeterminados. Al agregar un nuevo usuario, sus selecciones predeterminadas se mostrarán en la sección "Conjuntos de registros". Puede seleccionar un conjunto de registros predeterminado para cada tipo (vehículos, contactos, ubicaciones de piezas, formularios de inspección).
- Vaya al Menú de su Cuenta y seleccione Configuración .
- Haga clic en Conjuntos de registros en la sección Permisos y acceso de usuario .
- Coloque el cursor sobre el conjunto de registros que desea establecer como predeterminado, haga clic en el botón Más acciones y seleccione Establecer como predeterminado .
Los conjuntos de registros predeterminados no se pueden eliminar. Para eliminar un conjunto de registros, establezca un nuevo conjunto predeterminado y elimine los usuarios.
Administrar conjuntos de registros en masa
Si necesita modificar los conjuntos de registros para varios usuarios a la vez, puede realizar el cambio en forma masiva.
- Vaya al menú de su cuenta y seleccione Administración de usuarios .
- Seleccione las casillas de verificación para que los usuarios actualicen y haga clic en el menú desplegable Acciones (c) y seleccione Actualizar contactos .
NOTA: Si esta opción está deshabilitada en el menú desplegable "Acciones" , uno o más de los usuarios seleccionados no son usuarios regulares o su acceso está desactivado. Deberá actualizar su selección masiva antes de continuar.
- Actualice el Rol , si es necesario, y designe el nivel de acceso adecuado para cada tipo de Conjunto de Registros. Los menús desplegables que queden en blanco no se actualizarán. Esta operación sobrescribirá todos los conjuntos de registros actuales de los usuarios seleccionados y no se puede deshacer.
- Haga clic en Actualizar cuando haya terminado.
Solución de problemas
Mi cuenta muestra usuarios con un conjunto de registros de acceso limitado . ¿Qué significa eso?
Esto significa que su cuenta es anterior a ciertas mejoras de los conjuntos de registros y que sus permisos configurados no se ajustan a un conjunto de registros estándar. Puede dejar sus usuarios en este conjunto de registros o crear nuevos conjuntos de registros y luego migrarlos. La forma más sencilla de migrar usuarios es administrarlos en bloque.
Un usuario con permisos de edición está intentando completar una acción de actualización masiva, pero algunos registros tienen casillas de verificación bloqueadas.
- Si un usuario tiene permisos de edición, pero también conjuntos de registros que le limitan el acceso a solo lectura para ciertos registros, estos se bloquearán, lo que deshabilitará cualquier edición o acción masiva. Los usuarios deben tener un conjunto de registros con acceso de administración a esos registros para poder realizar acciones masivas.
