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Les ordres de travail et les entrées de service sont deux façons différentes de suivre la maintenance préventive et les réparations pour les véhicules de votre flotte.
Les ordres de travail offrent une option plus robuste que les entrées de service pour le suivi de la main-d'œuvre et des pièces.
La section Line Items de l'Ordre de travail vous permet d'ajouter des Tâches de service, de la main-d'œuvre et des détails sur les pièces à l'Ordre de travail.
En fonction de la façon dont vous utilisez Fleetio pour suivre votre maintenance et vos rapports de coûts, vous pouvez soit ajouter des tâches, de la main-d'œuvre et des pièces en tant qu'éléments distincts, soit lier la main-d'œuvre et les pièces à une Tâche de service.
Associer les pièces et la main-d'œuvre à une tâche de service spécifique, telle qu'une tâche de service de vidange d'huile, qui comprend un taux horaire de technicien et une pièce de filtre à huile, garantira des totaux de coûts précis pour vos résumés de tâches de service.
D'autres éléments, tels que les fournitures d'atelier, peuvent être ajoutés séparément parce qu'ils ne sont pas associés à une tâche de service spécifique.
Ajoutez des postes de commande de travail lorsque vous ajoutez ou éditez des commandes de travail.
Ajouter un élément de ligne de tâche de service
- Si l'ordre de travail permet de résoudre un rappel de service, sélectionnez « Afficher les rappels de service » et ajoutez le rappel à l'ordre de travail pour en faire une tâche de service. Vous pouvez également ajouter plusieurs rappels de service à un ordre de travail simultanément.
- Si la tâche de service, le technicien ou la pièce n'est pas lié à un rappel, utilisez la barre de recherche pour trouver une tâche de service ou sélectionnez Ajouter de la main-d'œuvre non liée ou Ajouter une pièce non liée .
REMARQUE : Le menu déroulant « Tâches de service » affiche l’état du rappel de service et indique s’il est utilisé dans d’autres ordres de travail ouverts de votre compte. Pour ajouter une tâche de service principale contenant des sous-tâches, survolez-la dans le menu déroulant « Tâches de service » afin d’afficher ces sous-tâches.
REMARQUE : Les utilisateurs disposant de l’autorisation de création pour les tâches de service, la main-d’œuvre et/ou les pièces peuvent ajouter de nouveaux enregistrements en saisissant manuellement un nom de tâche et en sélectionnant « Créer » pour le type correspondant. Les nouveaux enregistrements seront ajoutés à la liste correspondante pour tous les utilisateurs.
Catégorisation de la maintenance
Lorsque vous ajoutez une tâche de service à un ordre de travail, la section « Catégorisation de la maintenance » de cet élément est préremplie avec les codes VMRS par défaut que vous avez définis pour cette tâche. Si vous n'avez pas défini de codes par défaut pour une tâche de service particulière, vous pouvez toujours appliquer manuellement des codes à l'élément lors de la création ou de la modification de l'ordre de travail.
De plus, si vous ajoutez une tâche de service personnalisée à un ordre de travail, Fleetio tentera de vous proposer une tâche de service standard correspondante, si disponible. Pour accepter cette recommandation, cliquez sur le bouton Appliquer .
IMPORTANT : La fonctionnalité Recommandations de Fleetio est actuellement disponible uniquement sur l’application Web Fleetio. Elle n’est pas disponible sur Fleetio Go.
Étant donné que le motif de la réparation varie, la plupart des intervenants choisissent de définir manuellement un code de motif de réparation lors de la création ou de la modification des ordres de travail.
REMARQUE : En tant qu’administrateur, si vous ne souhaitez pas que d’autres utilisateurs modifient la catégorisation VMRS par défaut que vous avez définie pour les tâches de service , vous pouvez désactiver cette option dans les paramètres du compte .
Pour les nouveaux éléments de tâche de service, vous pouvez :
- Ajouter des pièces . Ajouter une pièce ici vous permet de gagner du temps par rapport à l'ajout séparé de la pièce et à son association ultérieure à la tâche de service. Vous pouvez rechercher la pièce par son nom ou par sa référence fabricant. Sélectionnez une pièce, puis son emplacement et sa quantité, et ajustez le coût unitaire si nécessaire. Une fois l'ordre de travail terminé, la quantité de pièces pour cet emplacement sera automatiquement mise à jour.
REMARQUE : Si vous utilisez une méthode d’évaluation des stocks avancée, le coût unitaire ne peut pas être modifié et un emplacement de stock est requis pour les lignes de pièces des ordres de fabrication . Ces paramètres ne peuvent pas être désactivés. Pour plus d’informations, consultez :
- Ajouter la main-d'œuvre . L'ajout direct de la main-d'œuvre vous permet de gagner du temps par rapport à une saisie séparée suivie d'un lien avec la tâche de service. Seule la liste des techniciens sera alors chargée. Saisissez les heures de travail (ou sélectionnez une plage horaire) et ajustez le taux horaire si nécessaire. Cochez la case « Définir la saisie du temps de travail » et indiquez la date et l'heure de début et de fin pour créer une entrée de temps .
- Ajouter une note
- Associez un incident à la tâche de service . Les incidents sélectionnés mais non associés à une tâche de service seront tout de même résolus. En revanche, si l'incident est associé, Fleetio l'enregistrera afin d'améliorer la visibilité sur la maintenance de votre service.
- Consultez les conditions de garantie du véhicule . Cela vous permettra de déterminer quelles réparations sont couvertes par la garantie . Cette option est uniquement disponible avec le forfait Premium Fleetio.
- Ajouter un rappel de service . Il s'agit d'une autre façon d'ajouter un rappel à vos lignes de commande.
- Afficher l'historique des interventions de maintenance . Sélectionnez cette option pour consulter les interventions de maintenance précédentes concernant ce véhicule.
- Supprimez la tâche de service . Cela supprimera toutes les informations relatives à la main-d'œuvre, aux pièces, aux notes et aux sous-tâches associées à l'ordre de travail.
Vous pouvez également ajuster directement les montants de main-d'œuvre et de pièces sur la tâche de service si aucune main-d'œuvre ni pièce n'a été associée.
Lier la main-d'œuvre et les pièces à une tâche de service
Parfois, il est nécessaire d'ajouter des coûts de bons de travail qui ne sont pas associés à une tâche de service spécifique, comme par exemple des frais généraux de fournitures d'atelier.
Cependant, pour tirer le meilleur parti de Fleetio, il est important d'associer la main-d'œuvre et les pièces aux tâches de service correspondantes.
Si vous les ajoutez individuellement, survolez l'élément de ligne et sélectionnez Déplacer l'élément de ligne pour le lier.
Ajouter une tâche de service avec des pièces liées
IMPORTANT : La liaison des pièces est une fonctionnalité de tâche de service améliorée disponible uniquement avec le plan Premium Fleetio.
Si une tâche de service avec des pièces liées est ajoutée à un ordre de travail, les pièces liées seront automatiquement intégrées aux lignes de l'ordre de travail.
- Dans la section « Lignes de commande » d’un nouvel ordre de travail, utilisez la barre de recherche « Tâches de service » pour trouver et sélectionner la tâche de service.
- Les pièces et les quantités issues de la tâche de service seront automatiquement renseignées.
- Vous pouvez apporter les modifications suivantes si nécessaire :
- Cliquez sur la liste déroulante « Veuillez sélectionner » (a) pour sélectionner un emplacement de pièce.
- Cliquez sur le champ Qté (a) pour mettre à jour la quantité
- Cliquez sur le champ Coût unitaire (b) pour modifier le coût par unité.
- Vous pouvez également cliquer sur l' icône Modifier (c) pour modifier la pièce, la quantité, le coût unitaire et ajouter des notes.
REMARQUE : Si vous utilisez une méthode d’évaluation des stocks avancée , vous devez sélectionner un emplacement de pièce dans la liste déroulante de la colonne « Emplacement de pièce ». Vous ne pourrez pas modifier le coût unitaire des pièces suivies en stock. Pour plus d’informations, consultez :
Ajouter les entrées de temps de travail
Les heures de travail peuvent être saisies manuellement sur la ligne correspondante, ou le technicien peut enregistrer une entrée de temps de travail avec une heure de début et une heure de fin spécifiques.
Passez votre souris sur le nom du technicien et sélectionnez le chronomètre pour ajouter une entrée de temps.
Définissez l' heure de début et l'heure de fin .
Les données relatives aux heures travaillées seront enregistrées sous le nom du technicien.
Heures de travail prévues
IMPORTANT : Les heures de travail prévues sont une fonctionnalité de tâche de service améliorée disponible uniquement avec le plan Fleetio Premium.
Avant l'ajout de main-d'œuvre à un ordre de travail, aucune indication visible des heures de travail prévues n'est affichée.
Lorsque des heures de travail sont ajoutées, Fleetio affichera une étiquette dans l'ordre de travail indiquant les heures de travail prévues.
Cette étiquette peut avoir plusieurs statuts selon le nombre d'heures de travail saisies dans l'ordre de travail. Vous pouvez survoler l'étiquette avec votre curseur pour afficher plus de détails.
- Nombre d'heures de travail inférieur aux prévisions :
- Nombre d'heures de travail prévues atteintes :
- Nombre d'heures de travail prévues dépassé :
Consulter un ordre de travail
Une fois l'ordre de travail enregistré, vous pouvez le consulter et le modifier :
- Sélectionnez « Ordres de travail » dans la section « Service » du menu latéral gauche pour afficher et filtrer la liste complète des ordres de travail. Sélectionnez un ordre de travail pour accéder à ses détails.
- Sélectionnez « Ordres de travail » dans le menu latéral « Vue d'ensemble du véhicule » pour un véhicule spécifique.
La section « Lignes de commande » se trouve sur l’écran de détail, où vous trouverez le détail de la main-d’œuvre et des pièces (avec des liens rapides vers les enregistrements Fleetio correspondants), ainsi que les détails des coûts .
