Tabla de contenido
Esta es una introducción al envío de inspecciones en Fleetio Go. Fleetio utiliza formularios de inspección para las inspecciones, pero los formularios de inspección también se pueden utilizar como una forma de recopilar información para procesos relacionados con los formularios, como documentar daños por accidentes o revisiones generales de vehículos.
En este artículo se explica cómo completar un formulario de Inspeccion, adjuntar fotos y comentarios, y añadir su firma. También se explica cómo resolver asuntos pendientes y cómo ver sus inspecciones en Fleetio Go.
Iniciar una nueva inspección
Hay cuatro formas de iniciar una inspección:
- Toque el acceso directo Iniciar inspección en la pantalla de inicio, luego elija un formulario de inspección.
- Pulsa Explorar en el menú inferior y luego Vehículos . Elige un vehículo, pulsa el botón verde + y luego Inspección .
- Pulsa " Explorar" en el menú inferior y luego "Inspecciones" . Elige una inspección, selecciona un vehículo y pulsa "Iniciar inspección" .
- Selecciona un vehículo en la aplicación. Si una inspección está vencida , aparecerá en la sección de Alertas , donde puedes tocar el enlace para iniciarla.
IMPORTANTE: Si el nombre del formulario de inspección no aparece en la lista de selección o si el vehículo no está disponible para un formulario específico, es posible que deba habilitarlo. Para obtener ayuda, contacte con el titular o administrador de su cuenta.
Elementos de inspección completos
Los formularios de inspección contienen elementos de inspección individuales, como listas desplegables, comprobaciones de aprobación/reprobación, requisitos de fotografía o entrada de texto simple. Deberá revisar estos elementos uno por uno para completar su inspección.
Si el formulario incluye un elemento de entrada de medidor, registre este valor en el campo de entrada (a). La lectura actual del odómetro en Fleetio se mostrará en texto gris debajo del campo de entrada para que pueda confirmar que la nueva lectura del medidor es igual o mayor que la lectura actual.
- Fleetio validará su entrada y le avisará si el valor del medidor es demasiado bajo (menor que la lectura actual) o demasiado alto (excede el uso promedio esperado por día).
Es posible que se le solicite tomar una foto de verificación (b) del medidor o ingresar comentarios . Si se requiere una foto, solo podrá tomar una nueva con la cámara de su dispositivo. No puede usar una foto existente.
La etiqueta "Requerido" (a) se muestra encima del nombre del elemento (b) para los elementos que DEBEN completarse. Si hay instrucciones adicionales disponibles, estas se mostrarán como un enlace (c).
Marque cada elemento como Aprobado/Reprobado (d) y añada comentarios (e) o fotos (f) opcionales. Una vez añadidos, estos iconos mostrarán un número para indicar que un comentario o una foto está disponible para su visualización.
Tenga en cuenta que algunos elementos de inspección pueden requerir un comentario o una foto.
Regrese a un elemento anterior (g) o toque Siguiente para avanzar (h), omitiendo opcionalmente elementos no necesarios.
CONSEJO: Si sale de una inspección antes de que se complete, encontrará un enlace para reanudarla en su pantalla de inicio. Los usuarios de otros dispositivos no podrán acceder a sus inspecciones en curso.
Firmar una inspección
Si un formulario de inspección requiere una firma para su envío y aún no tiene una guardada, encontrará un enlace para firmar . Registre su firma y guárdela. También puede activar la opción para guardar su firma y usarla en el futuro.
Si tiene una firma guardada, seleccione Usar mi firma para cargarla.
Presentar una inspección
Cuando se complete una inspección, toque el botón Enviar en la esquina superior derecha.
Tenga en cuenta que si intenta enviar antes de completar todos los elementos, la ventana de alerta mostrará una lista de elementos de inspección incompletos. Pulse " Cerrar" o " Ver lista" para ver los elementos incompletos.
Si ha visto todos los elementos opcionales y ha completado todos los elementos obligatorios, el mensaje resumirá cómo completó el formulario y le ofrecerá la opción de Cancelar o Enviar .
IMPORTANTE: Fleetio debe estar ABIERTO y maximizado en la pantalla de su dispositivo para que se complete la carga de la inspección. La carga de la inspección no se completará si la aplicación está cerrada o minimizada, o si cambia a otra aplicación abierta en su dispositivo.
NOTA: Si se envía una inspección para el vehículo equivocado o recibe una entrada de medidor incorrecta, comuníquese con el propietario o administrador de su cuenta para editar la inspección.
Reiniciar una inspección
En lugar de reanudar una inspección en curso, puede haber circunstancias en las que desee borrar cualquier respuesta anterior y reiniciar una inspección, comenzando con un formulario vacío.
Toque Inspección para cargar la pantalla de Inspección y los elementos de la lista de verificación, luego toque Reiniciar .
Elementos y problemas de inspección
Las inspecciones son una excelente manera de detectar, informar y supervisar problemas . Por ejemplo, su cuenta de Fleetio podría tener un flujo de trabajo para crear automáticamente un nuevo problema cuando falla un elemento de inspección.
Los problemas solo se pueden resolver mediante una Entrada de Servicio o una Orden de Trabajo, pero las Inspecciones permiten supervisar los problemas abiertos y revisar/confirmar su resolución. Esto garantiza que el problema se aborde y ofrece una función de cumplimiento normativo, ya que proporciona un registro de auditoría.
Si se ha creado un problema a partir de una falla de un elemento de inspección anterior, el próximo usuario que inspeccione el vehículo verá una notificación indicando que el problema permanece abierto o se ha resuelto, con la oportunidad de confirmar o rechazar esta resolución.
NOTA: Si sus inspecciones generan automáticamente problemas para elementos de inspección fallidos, el nombre de dicho problema se basará en cualquier comentario añadido al elemento de inspección. Si no se registra ningún comentario, el nombre del problema se basará en el elemento de inspección.
Ver problemas abiertos
Cuando se inicia una nueva inspección, cualquier problema ABIERTO se marcará en el elemento de inspección en la lista de verificación, así como en el elemento en sí en el formulario de inspección.
Si es un tema obligatorio, no puedes omitirlo; debes aprobarlo o reprobarlo.
IMPORTANTE: Aprobar un elemento de inspección con un problema abierto no lo resuelve. Los problemas solo se pueden resolver mediante una entrada de servicio, una orden de trabajo o cerrándolos manualmente.
Lecturas de neumáticos
Se pueden agregar lecturas de neumáticos a los formularios de inspección, requiriendo lecturas actuales de la profundidad de la banda de rodadura y/o presión de aire .
Durante una inspección, se generará automáticamente el número correcto de campos para la profundidad de la banda de rodadura según la configuración del eje. Si no se ha configurado la configuración del eje, se le solicitará que lo haga durante la inspección.
Si no se han agregado neumáticos al vehículo, se le solicitará que los instale en el sistema.
Revisar problemas resueltos
Cuando inicie una nueva inspección, todos los problemas RESUELTOS se resaltarán como listos para revisión y el detalle del elemento de inspección incluirá un enlace para revisar la resolución del problema.
La Revisión incluye todas las Actividades , con enlaces en la parte inferior de la pantalla para Rechazar o Confirmar Resuelto .
La revisión del problema permite un registro de auditoría y garantiza que se reconozcan los problemas informados y resueltos previamente.
Si rechaza el problema resuelto , se generará un NUEVO problema y se realizará un seguimiento de la actividad.
Si confirma que el problema se ha resuelto, la lista de errores del elemento mostrará la etapa como resuelta y esta confirmación también se registra en la actividad.
¿Cuándo es próxima o posterior una inspección?
Las inspecciones pueden tener un estado de Vencimiento Próximo o Vencido .
De manera predeterminada, la mayoría de las inspecciones programadas vencerán pronto el día en que vencen, a menos que permitan envíos anticipados (configurado por su administrador).
Si la inspección permite presentaciones anticipadas, la inspección mostrará "Vence pronto" el primer día en que se permita la presentación anticipada para satisfacer el requisito de vencimiento.
En ambas situaciones, la inspección no se marcará como vencida hasta el día siguiente de la fecha de vencimiento.
EJEMPLOS:
(1) Se programa una inspección para que se repita semanalmente, todos los viernes, y no se permite su presentación anticipada.
- El estado de la inspección será "Vence pronto" el viernes y "Vencido" el sábado.
(2) Se programa una inspección que se repita semanalmente, todos los viernes, y se permite su presentación anticipada a partir del lunes.
- El estado de la inspección será "Vence pronto" el lunes y "Vencido" el sábado.
En la aplicación móvil Fleetio Go, las inspecciones vencidas y próximas se muestran en la sección Inspecciones sugeridas en la pantalla de inicio.
Índice de inspección
Para ver el índice de inspección, toque Explorar y luego seleccione Inspecciones .
El índice se mostrará con el filtro predeterminado " Mis inspecciones" . Seleccione " Todas las inspecciones" si desea filtrar la lista por todas.
En cada entrada del Índice, verá el nombre del vehículo, la fecha, el Formulario de Inspección que se eligió y el paso en el que quedó la Inspección si está actualmente en curso.
Toque cualquier inspección en el índice para abrirla.
NOTA: No podrá ver los registros de inspección enviados para activos de otro grupo o por contactos de otro grupo si no tiene permiso para ver los registros de ese grupo. Tampoco podrá ver las inspecciones en curso de otros usuarios.
Solución de problemas
La inspección está tardando mucho tiempo en enviarse.
Si la velocidad de carga de su red es lenta o si su inspección incluye una gran cantidad de fotos, el envío podría tardar un tiempo. En ese caso, Fleetio le notificará el retraso y le ofrecerá la opción de cerrar y esperar o continuar mientras se carga en segundo plano.
